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Managing vacation rentals is incredibly time-consuming, especially when it comes to communicating with guests. From pre-reservation inquiries to in-stay questions, you’re constantly trying to give guests the information they need in a timely manner.
You need to be efficient if you want to stay on top of guest communication. That's where Airbnb message templates come into play, as they ensure consistency and save you a significant amount of time on manual tasks.
In this article, you’ll see ten templates for various key stages of the guest journey, as well as tools you can use to automate guest messaging and save more time.
If you have any hopes of scaling your short-term rental business, you need to identify ways to automate and speed up your processes. Use these ten customizable message templates to ensure proactive communication with guests while saving you time.
The goal of this template is to respond promptly and warmly to any inquiries from prospective guests, providing them with the information they need while encouraging them to book your rental. Remember that a delayed response to a potential guest can mean they book somewhere else, which is why leveraging plug-and-play templates is so valuable for this use case.
Hello [Guest's Name],
Thank you for reaching out and showing interest in [Property Name]! We’re glad to answer any questions you have to help you make a decision.
Could you please tell me a little about your trip? Knowing a bit more about your plans lets us provide more tailored information and ensure our property meets your needs.
Feel free to ask anything about the property and the surrounding area or share any specific requirements you might have. We’re here to help!
Best regards,
[Your Name]
The booking confirmation message is your opportunity to make a great first impression with your guests. At this point, you can confirm booking details, express your excitement for their upcoming stay, and provide important information.
Hi [Guest's Name],
Your booking at [Property Name] from [Check-in Date] to [Check-out Date] is confirmed. We’re thrilled to host you and know you’ll have a great stay.
Here are a few initial details about your stay:
In the days before your stay, we'll send over more information regarding check-in procedures, property amenities, and local attractions to help you plan your trip.
If you have any questions or special requests, please don't hesitate to reach out. We're here to ensure your visit is smooth, enjoyable, and unforgettable.
Looking forward to welcoming you soon!
Warm regards,
[Your Name]
Send this message a few days before your guest’s scheduled check-in date. Take the opportunity to remind guests of their upcoming stay, provide any last-minute details, mention important house rules, and demonstrate your availability for any questions or assistance.
Hello [Guest's Name],
Your stay at our [Property Name] is coming up soon! Just a quick reminder: Your visit is scheduled from [Check-in Date] to [Check-out Date]. We're looking forward to welcoming you to [Location Name].
Here are a few last-minute tips to ensure a smooth arrival:
Please reach out if you have any last-minute questions or need further assistance. We're here to help make your stay memorable and hassle-free.
Best wishes,
[Your Name]
Now is your chance to offer clear and concise instructions for the check-in process, ensuring guests feel informed and confident upon arrival. Share important details like how to arrive at your property, open the lockbox, and connect to the WiFi.
Hello [Guest's Name],
Your stay is just around the corner! Here's everything you need to know to ensure a smooth start to your time at [Property Name].
Check-in Details:
Upon Arrival:
If you have any questions or need assistance during check-in, please don't hesitate to contact us at [Your Contact Information]. Safe travels!
Best regards,
[Your Name]
With this check-up message, you can reach out to guests to see how their first night went. It doesn’t have to be anything too in-depth, but making the effort to reach out reinforces your commitment to providing an exceptional stay. This also gives guests the chance to mention any issues or concerns they have before they snowball into bigger problems.
Good morning [Guest's Name],
We hope you had a restful first night. We want to make sure that everything is to your liking and that you're finding our home comfortable and welcoming.
If there's anything you need, have questions about, or if something isn't quite right, please don't hesitate to reach out.
Also, if you're looking for recommendations on things to do or places to eat in the area, we'd be happy to share our favorites with you!
Enjoy your day and the rest of your trip!
Best,
[Your Name]
Sometimes guests get out of hand, and if you use a noise monitoring device, you may get an alert that noise levels at your property have exceeded your ideal threshold. If that happens, here’s a proactive message you can send to guests to check in on the situation and request they keep the noise down.
Hi [Guest's Name],
We hope you’re enjoying your stay.
We’re checking in because we've received reports of elevated noise levels coming from our property. We understand that you're here to relax and have a good time, but we kindly ask you to consider the comfort of our neighbors and other guests.
Please be mindful of the following noise policies:
We're sure this can be easily resolved and that the remainder of your stay will be both enjoyable and respectful for everyone. If there are any issues or if you feel you need further clarification, please feel free to reach out.
Thanks so much for your understanding and cooperation.
Best,
[Your Name]
L'obiettivo di questo messaggio è fornire agli ospiti istruzioni chiare per il check-out che assicurino che lascino la struttura esattamente come vorresti tu. Questa è anche l'occasione per offrire un servizio di check-out posticipato agli ospiti che hanno bisogno di qualche ora in più per organizzarsi e partire.
Salve [nome dell'ospite],
Ci auguriamo che il soggiorno presso [Nome della proprietà] sia stato di vostro gradimento! Desideriamo condividere alcuni dettagli importanti per il check-out prima della tua partenza.
Procedura di check-out:
Ci piacerebbe conoscere la tua esperienza! Il feedback è molto importante per noi, poiché ci impegniamo sempre a offrire il miglior soggiorno possibile ai nostri ospiti. Sentiti libero di condividere i tuoi pensieri o eventuali aree che possiamo migliorare.
Grazie per aver scelto la nostra struttura per il tuo soggiorno, speriamo di ospitarti nuovamente in futuro! Buon viaggio e tanti auguri.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Questo messaggio è una parte fondamentale delle relazioni con gli ospiti: aiuta a lasciare un'impressione positiva duratura, incoraggia le prenotazioni ripetute e favorisce una relazione continua. È anche l'occasione perfetta per ricordare gentilmente agli ospiti di lasciare una recensione se non l'hanno già fatto.
Salve [nome dell'ospite],
Volevamo solo ringraziarti di cuore per aver scelto [Nome della proprietà] per il tuo recente soggiorno. Ci auguriamo che la vostra esperienza vi sia piaciuta e che abbiate trovato tutto di vostro gradimento.
Il tuo feedback è incredibilmente importante per noi, in quanto ci aiuta a continuare a offrire esperienze eccezionali ai nostri ospiti. Se non l'hai già fatto, ti saremmo grati se potessi dedicare qualche minuto per lasciare una recensione del tuo soggiorno. [Link alla piattaforma di recensioni]
Ricorda, le nostre porte sono sempre aperte per te! Se hai intenzione di visitare nuovamente [Nome della località], saremo lieti di darti il benvenuto con uno sconto speciale per i clienti abituali. Contattaci direttamente per la tua prossima prenotazione. [Link al sito web di prenotazione diretta]
Grazie ancora, ti auguro tutto il meglio e spero di incontrarci di nuovo!
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Non è niente di personale: a volte gli ospiti dimenticano semplicemente di lasciare una recensione, soprattutto dopo essere tornati al caos della vita quotidiana dopo una vacanza rilassante. Con questo messaggio di follow-up, puoi ricordare gentilmente agli ospiti che non hanno già lasciato una recensione di farlo, sottolineando perché è così importante per la tua attività.
Salve [nome dell'ospite],
Ci auguriamo che questo messaggio ti trovi bene. Ti stiamo contattando per esprimere ancora una volta la nostra gratitudine per aver scelto [Nome della proprietà] per il tuo soggiorno. Il tuo feedback è molto importante per noi e per i futuri ospiti e ti saremmo davvero grati se potessi condividere la tua esperienza lasciando una recensione.
Se hai un momento, fai clic sul link in basso per scrivere la tua recensione: apprezziamo e apprezziamo sinceramente il tuo contributo.
[Link alla piattaforma di recensioni]
Grazie mille per il tuo aiuto nel migliorare il nostro servizio e aiutare gli altri viaggiatori a prendere decisioni informate. Speriamo di avere il piacere di ospitarti nuovamente!
Con i migliori saluti,
[Il tuo nome]
Se sai che un ospite si è divertito molto nella tua struttura, sforzati di contattarlo e offrirgli una tariffa scontata per prenotare nuovamente con te. La chiave qui è la tempistica: non dovresti inviare questo messaggio una settimana dopo la partenza dei tuoi ospiti, ma non dovresti nemmeno aspettare un anno intero prima di contattare nuovamente i tuoi ospiti.
Salve [nome dell'ospite],
Stiamo effettuando il check-in per vedere come ti sei sentito dopo il tuo soggiorno presso [Nome della proprietà]. Hai intenzione di visitare nuovamente [Nome località]? In tal caso, saremo lieti di ospitarti nuovamente e rendere il tuo soggiorno ancora più memorabile.
Come segno del nostro apprezzamento, vorremmo offrirti uno sconto esclusivo per il tuo prossimo soggiorno!
Prenota la tua prossima visita entro il prossimo [periodo di tempo] e usufruisci di uno sconto speciale [percentuale] sul tuo soggiorno. Basta usare il codice [Codice sconto] quando prenoti direttamente tramite [metodo di prenotazione].
Se hai domande o hai bisogno di assistenza per pianificare la tua prossima visita, non esitare a contattarci.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Airbnb ti consente di programmare i messaggi in anticipo per risparmiare tempo nelle attività di comunicazione con gli ospiti. Ma cosa succede se desideri inviare messaggi agli ospiti al di fuori dell'app di Airbnb? E che dire degli ospiti che prenotano tramite un altro sito web o direttamente con te?
I seguenti strumenti possono aiutarti ad automatizzare la messaggistica agli ospiti su diversi canali e a funzionare indipendentemente dal canale utilizzato dagli ospiti per prenotare.
Molte soluzioni PMS ti danno la possibilità di centralizzare tutti i messaggi degli ospiti in un'unica casella di posta unificata. Ciò significa che puoi creare modelli e impostare trigger per automatizzare i messaggi agli ospiti in modo da non dover redigere manualmente le istruzioni per il check-in o un messaggio di check-out ogni volta che hai un nuovo ospite.
Gli strumenti di messaggistica per gli ospiti sono progettati specificamente per aiutarti ad automatizzare e semplificare tutte le attività di comunicazione con gli ospiti. Ad esempio, con Minut, puoi compilare modelli di messaggio personalizzabili e programmare i messaggi di check-in e check-out per gli ospiti.
Con le integrazioni PMS di Minut, puoi aggiungere codici brevi ai tuoi modelli pianificati da compilare automaticamente con dati specifici del soggiorno, come il nome dell'ospite e della struttura.
Quando utilizzi un monitor del rumore domestico come il sensore Minut, puoi automatizzare i messaggi agli ospiti chiedendo di mantenere basso il rumore in caso di rumore. Inoltre, puoi integrare Minut con la tua soluzione smart lock per includere informazioni di accesso e codici nei messaggi di check-in programmati.
Quando utilizzi i modelli, non solo risparmi tempo nelle attività di messaggistica per gli ospiti, ma contribuisci a garantire ai tuoi ospiti un soggiorno eccellente fornendo loro in modo proattivo tutte le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.
Quindi utilizza modelli personalizzati per fornire ai tuoi ospiti i dettagli di cui hanno bisogno per trascorrere un viaggio rilassante e piacevole, oltre a inserire alcune recensioni a 5 stelle per la tua attività.
Per garantire la coerenza e risparmiare ancora più tempo, prendi in considerazione l'utilizzo di alcuni degli strumenti sopra menzionati. Che tu scelga una soluzione di messaggistica dedicata agli ospiti o utilizzi le funzionalità di messaggistica di uno strumento come Minut, l'automazione dei messaggi agli ospiti può avere un grande impatto sull'efficienza aziendale e sulla qualità delle relazioni con gli ospiti.
![Short-term rental spreadsheet to track business performance [TEMPLATE]](https://assets-global.website-files.com/6103ccecafa93ed7a307272d/6647359da3919d51cf542497_short-term-rental-spreadsheet-template-free-minut.jpg)
![The must-have guide to vacation rental maintenance [+ Checklist]](https://assets-global.website-files.com/6103ccecafa93ed7a307272d/662b982c30e98f5c0bdfef36_girl%20painting%20house%20rental%20maintenance%20minut.jpg)