The must-have guide to vacation rental maintenance [+ Checklist]

Lo sapevate che Il 92% degli ospiti afferma pulizia e manutenzione della struttura sono i fattori più importanti quando si prenota e si soggiorna in una casa vacanza? Seguito rapidamente dalla proprietà che aderisce alle norme di sicurezza.

Che si tratti di un letto rotto, di armadi che cadono dai cardini, di fumo persistente di sigaretta o persino di lenzuola sporche (tremanti), la manutenzione delle tue strutture ha un impatto diretto sulle esperienze, sulle recensioni e, soprattutto, sulle prenotazioni.

Tuttavia, non è sempre facile tenere traccia di ciò che è stato controllato e quando, soprattutto se ci sono più persone che entrano ed escono per la manutenzione e la pulizia.

In questa guida, esploreremo gli aspetti più importanti della manutenzione delle case vacanza che influiscono direttamente sui tassi di occupazione e sulla soddisfazione degli ospiti e spiegheremo come tenerne traccia. Dai servizi essenziali alle opzioni software fino alle liste di controllo stagionali, condividiamo tutto ciò di cui hai bisogno per una manutenzione della proprietà efficiente e affidabile che migliori l'esperienza dei tuoi ospiti.

Entriamo nel merito.

Il software STR migliorerà la gestione della manutenzione

Il miglior software di gestione della manutenzione si integra perfettamente con il PMS e le piattaforme di prenotazione, automatizzando la pianificazione del fatturato e le pulizie a metà soggiorno in base alle tue impostazioni personalizzate. Creando liste di controllo per la pulizia per gli addetti alle pulizie e programmando attività di manutenzione ripetute per i fornitori, il software garantisce che nessuna attività venga trascurata e che le operazioni si svolgano senza intoppi.

6 vantaggi dell'investimento nel software STR

Non sei ancora sicuro di aver bisogno del software STR? Ecco sei modi per migliorare la gestione della tua proprietà con il giusto investimento.

1. Efficienza: L'automazione semplifica la pianificazione del fatturato e l'assegnazione delle attività, ottimizzando l'allocazione delle risorse.
2. Affidabilità: Le liste di controllo standardizzate e la pianificazione automatizzata riducono il rischio di mancati compiti, garantendo una cura costante della proprietà.
3. Scalabilità: È possibile integrare facilmente nuovi addetti alle pulizie e fornitori con funzionalità di comunicazione centralizzate, che si adattano alle esigenze di un'azienda in crescita.
4. Aggiornamenti in tempo reale: Tieniti informato con notifiche istantanee sull'avanzamento delle attività e sullo stato della proprietà, che consentono di rispondere rapidamente alle preoccupazioni degli ospiti.
5. Rapporti e analisi: Ottieni informazioni dettagliate sulle metriche delle prestazioni di manutenzione per prendere decisioni basate sui dati e ottimizzare le operazioni.
6. Elaborazione integrata dei pagamenti: Semplifica i processi di fatturazione con funzionalità di pagamento integrate per i servizi di pulizia e le attività di manutenzione.

Caratteristiche chiave da cercare nel software di gestione della manutenzione

Rimanere al passo con le attività di manutenzione non è solo per la tua tranquillità, ma è essenziale per garantire la soddisfazione degli ospiti e la longevità della tua proprietà. Ecco le caratteristiche principali da considerare quando si seleziona la soluzione perfetta per la tua attività di case vacanza.

Pianificazione automatica

Cerca un software che offra funzionalità di pianificazione automatizzate, consentendoti di assegnare facilmente attività, fissare scadenze e monitorare i progressi senza interventi manuali. Questa funzionalità dovrebbe garantire che le attività di manutenzione vengano risolte tempestivamente, riducendo al minimo i tempi di inattività e massimizzando la soddisfazione degli ospiti.

Funzionalità di integrazione

Scegli un software che offra funzionalità di integrazione con i più diffusi sistemi di gestione immobiliare come Minut, software di contabilità e strumenti di comunicazione. Ciò dovrebbe consentire trasferimento dati fluido, aggiornamenti in tempo reale e operazioni sincronizzate su più piattaforme.

Accessibilità mobile

Scegli un software di gestione della manutenzione che offra accessibilità mobile, permettendoti di gestisci le attività, monitora i progressi e comunica con gli ospiti e/o il tuo team, ovunque tu sia. L'accesso mobile ti manterrà connesso e informato, qualunque cosa accada.

Liste di controllo personalizzabili

Ogni proprietà in affitto per le vacanze ha esigenze di manutenzione uniche. Cerca un software che offra liste di controllo personalizzabili, che ti consentano di adattare le attività di manutenzione alle esigenze specifiche di ogni proprietà. Le liste di controllo personalizzabili assicurano che nessun dettaglio venga trascurato, consentendoti di mantenere le tue proprietà secondo gli standard più elevati.

Gestione dell'inventario

Trova un software che offra solide funzionalità di gestione dell'inventario, tra cui il monitoraggio degli articoli, gli avvisi sulle scorte e i promemoria per il riordino. Con la gestione dell'inventario, lo farai avere sempre a portata di mano le risorse necessarie per risolvere tempestivamente i problemi di manutenzione.

Aggiornamenti in tempo reale

Seleziona un software che fornisca aggiornamenti in tempo reale sull'avanzamento delle attività, sulle richieste di manutenzione e sullo stato della proprietà. Gli aggiornamenti in tempo reale consentono di rispondere rapidamente alle preoccupazioni degli ospiti e di risolvere i problemi in modo proattivoe tenere informate le parti interessate.

Rapporti e analisi

Il tuo software deve offrire solide funzionalità di reporting e analisi, quindi puoi tenere traccia delle tendenze di manutenzione, analizzare le metriche delle prestazioni e prendere decisioni più informate. La reportistica e l'analisi consentono di ottimizzare l'allocazione delle risorse, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione degli ospiti.

Assegnazione delle priorità alle attività

Non tutte le attività di manutenzione sono uguali. Alcuni software consentono di classificare le attività in base all'urgenza e all'importanza. L'assegnazione delle priorità alle attività garantisce che i problemi critici vengano risolti tempestivamente, riducendo al minimo i tempi di inattività e massimizzando la soddisfazione degli ospiti.

3 opzioni software STR per la manutenzione delle case vacanza

1. Breezeway

Breezeway è una piattaforma completa per la cura e la manutenzione della proprietà progettata specificamente per i gestori di case vacanza. Offre funzionalità come pianificazione automatica, liste di controllo personalizzabili e aggiornamenti in tempo reale.

Breezeway si integra perfettamente con i principali sistemi di gestione delle proprietà (PMS) e piattaforme di prenotazione, consentendo comunicazioni e gestione delle attività efficienti, flussi di lavoro di manutenzione, migliorare la soddisfazione degli ospiti e promuovere il successo aziendale.

2. Operatore Teams

Team Operto è una soluzione di gestione della manutenzione su misura per il settore dell'ospitalità, comprese le case vacanza. Le sue caratteristiche includono l'accessibilità mobile, la comunicazione centralizzata e la definizione delle priorità delle attività per semplificare le operazioni di manutenzione e garantire il completamento tempestivo delle attività.

La piattaforma fornisce anche aggiornamenti e funzionalità di reporting in tempo reale, consentendo ai gestori di proprietà di tenere traccia dell'avanzamento delle attività e delle metriche delle prestazioni.

3. Turno

Turno è una piattaforma di gestione della manutenzione intuitiva progettata per semplificare la manutenzione delle proprietà in affitto per le vacanze. Offre pianificazione automatizzata, gestione dell'inventario e liste di controllo personalizzabili per aiutare i gestori di proprietà a mantenere le loro proprietà ben tenute e pronte per gli ospiti.

L'accessibilità mobile di Turno consente agli addetti alle pulizie e ai fornitori di accedere alle assegnazioni e agli aggiornamenti delle attività ovunque si trovino, facilitando una comunicazione efficiente e il completamento delle attività.

💡 Suggerimento professionale: Fai un passo avanti e previeni l'aumento dei costi di manutenzione prima che si verifichino, con un monitor per rumori e fumo come Minut. Integrabile con centinaia di altri software STR, Minut consente alla gestione immobiliare di monitora i livelli di occupazione, i livelli di rumore, rileva il fumo e monitora le variazioni di temperatura e umidità in tempo reale. Così puoi proteggere la tua proprietà e i tuoi ospiti, indipendentemente da dove ti trovi.

Lista di controllo per la manutenzione: attività di routine per ogni fatturato

Uno dei modi più importanti per assicurate un processo di turnover senza intoppi e mantenete standard elevati in tutte le vostre proprietà è implementando una lista di controllo completa per la manutenzione. Queste attività di routine, che possono essere integrate nelle procedure di pulizia, fungono da modello per i team di pulizia, assicurando che nessun dettaglio passi inosservato.

Ricorda: la coerenza è fondamentale

Incorporando le liste di controllo per la manutenzione nella vostra routine di fatturato, stabilite un approccio sistematico alla cura della proprietà. Questa coerenza è particolarmente importante quando si gestiscono più proprietà, dove le squadre di pulizia possono variare da fatturato a fatturato.

Con una lista di controllo dettagliata in mano, i tuoi addetti alle pulizie possono affrontare con sicurezza ogni compito, sapendo che stanno rispettando gli standard del tuo marchio e garantendo la soddisfazione degli ospiti.

Attività di manutenzione interna per ogni fatturato

Ecco una ripartizione delle attività essenziali di manutenzione interna da includere nella lista di controllo del fatturato:

• Ispezionare e sostituire le lampadine secondo necessità: Una corretta illuminazione migliora l'esperienza degli ospiti e garantisce la sicurezza.
• Cerca e segnala segni di usura o danneggiamento: Risolvere tempestivamente i problemi minori impedisce che si trasformino in problemi più grandi.
• Verificare che tutti gli apparecchi funzionino correttamente: Gli ospiti si affidano agli elettrodomestici per il loro comfort e praticità, quindi è essenziale eseguire test approfonditi.
• Verifica la presenza di perdite sotto i lavandini e intorno ai servizi igienici: I danni causati dall'acqua possono causare danni significativi alla proprietà se non vengono controllati.
• Pulisci e ispeziona finestre e schermi per eventuali danni: Le finestre pulite offrono agli ospiti una visione chiara e migliorano l'estetica generale della tua proprietà.
• Controlla le serrature di porte e finestre per assicurarti che siano sicure: Safety should always be a top priority for your guests.
• Inspect furniture for damage and stability: Sturdy and well-maintained furniture contributes to a positive guest experience.
• Look for signs of smoking: Smoking can leave behind unpleasant odors and damage your property. If you don’t have a real-time cigarette smoke detection monitor, you’ll need to manually check for signs of smoking.
• Check remote controls for functionality and replace batteries if needed: Small details like functional remote controls can make a big difference in guest satisfaction.
• Ensure fire extinguishers are accessible and fully charged: Safety equipment should be readily available in case of emergencies.
• Look for any pest intrusion signs and report if necessary: Pest infestations can quickly escalate if not addressed promptly.

Remember, attention to detail and a proactive approach to maintenance are key factors in maintaining guest satisfaction and protecting your investment in your vacation rental properties.

💡Pro tip: Struggling to monitor noise levels in and around your property? Minut detects parties, smoke and noise levels to keep your property safe and damage-free.  Monitor your property in real-time, wherever you are, with tracking and alerts sent straight to your phone.

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Outdoor maintenance tasks for each turnover

If your properties have an exterior, you’ll need a separate checklist. Here are the most important outdoor tasks during a turnover:

• Inspect and clean the entryway and pathways: A tidy entryway sets the tone for the guest's experience and ensures safe passage.
• Check outdoor lighting and replace bulbs as needed: Adequate outdoor lighting enhances safety and security for your guests, especially during evening arrivals.
• Clean and arrange outdoor furniture: Comfortable and well-arranged outdoor seating areas provide guests with opportunities to relax and enjoy the surroundings.
• Inspect and clean the grill and barbecue area: For properties equipped with outdoor cooking facilities, ensuring cleanliness and functionality is crucial for guest satisfaction.
• Remove debris and leaves from gutters: Clogged gutters can lead to water damage and compromise the integrity of your property's exterior.
• Sweep and wash decks and patios: Clean outdoor surfaces contribute to a welcoming outdoor environment and prevent slips and falls.
• Check the pool area for cleanliness and safety: If your property includes a pool, regular maintenance is essential to ensure cleanliness and safety for guests.

💡Pro tip: Minut’s outdoor noise monitoring feature enables you to keep your outdoor noise levels down, and your neighbors happy. Find out how.

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Maintenance checklist: Checks to carry out each month

In addition to routine turnover tasks, monthly maintenance checklists play a crucial role in ensuring the long-term upkeep of your vacation rental properties. 

While many of these tasks can be handled by cleaning teams, others may require the expertise of a maintenance supervisor or gardener. By scheduling these checks months in advance and integrating them into your regular cleaning and maintenance routines, you can stay ahead of potential issues and keep your properties in top condition.

Monthly maintenance tasks

Here's a breakdown of essential monthly maintenance tasks to include in your checklist:

• Check and replace HVAC filters if necessary: Clean air filters improve air quality and enhance the efficiency of your HVAC system, contributing to guest comfort.
• Test and replace batteries in smoke and carbon monoxide detectors: Functional smoke and carbon monoxide detectors are vital for guest safety.
• Deep clean carpets and upholstery to remove stains and odors: Regular cleaning prolongs the lifespan of your carpets and upholstery, ensuring they remain fresh and inviting for guests.
• Test security systems and alarms to ensure they are functional: Security systems provide peace of mind for both guests and property owners, so regular testing is essential.
• Check and clean dryer vents to prevent fire hazards: Clogged dryer vents pose a fire risk and reduce the efficiency of your dryer, so regular maintenance is crucial.
• Inspect plumbing for leaks and clogs in pipes and drains: Early detection of plumbing issues prevents water damage and ensures uninterrupted guest stays.
• Clean windows thoroughly, including tracks and frames: Clear windows enhance the aesthetic appeal of your property and provide unobstructed views for guests.
• Maintain garden equipment and outdoor furniture: Well-maintained outdoor spaces contribute to the overall appeal of your property and provide guests with opportunities to enjoy the outdoors.
• Maintain the pool area, checking chemical levels and cleaning filters: If you your property has a swimming pool, proper pool maintenance ensures a safe and enjoyable swimming experience for guests.
• Mow and trim the lawn: Neatly manicured lawns enhance curb appeal and create a welcoming outdoor environment for guests to enjoy.

Maintenance checklist: Maintenance tasks by season

Maintaining vacation rental properties involves adapting to seasonal changes and ensuring that your properties are well-prepared for the unique challenges each season brings. 

From deep cleaning after winter to preparing for summer heat, seasonal maintenance checklists help you stay ahead of issues and maintain the comfort and safety of your guests. While many tasks can be handled by your cleaning teams, some may require specialized vendors. Here are the essential maintenance tasks for each season in warm-summer climates:

Spring maintenance

• Deep clean the interior: Include areas less frequently cleaned during the winter, such as baseboards and behind furniture.
• Inspect and repair outdoor spaces: Check for any damage caused by winter weather and address any necessary repairs to ensure outdoor areas are safe and inviting.
• Service the air conditioning system: Prepare for warmer temperatures by ensuring that your AC units are in optimal working condition.
• Clean gutters and downspouts: Clearing debris prevents water damage and ensures proper drainage during spring showers.
• Refresh landscaping: Prune overgrown plants, plant new flowers, and mulch garden beds to enhance curb appeal.
• Hot tub chem check: Ensure the chemical balance of your hot tub is maintained for safe and enjoyable use.

Summer maintenance

• Maintain the swimming pool: Check chemical balance, clean the pool, and ensure all equipment is functioning properly to provide guests with a refreshing oasis.
• Touch up exterior paint: Address any areas where paint may have faded or chipped due to sun exposure.
• Check irrigation systems: Ensure that sprinklers are properly adjusted and watering efficiently to keep landscaping lush and healthy.
• Implement pest control measures: Warmer temperatures can attract pests, so proactive measures are essential to keep them at bay.
• Check cooling systems: Regular maintenance of air conditioning units ensures guests stay cool and comfortable during the summer heat.

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Fall maintenance

• Prepare the heating system: Clean or replace filters and run checks to ensure the heating system is ready for winter use.
• Clean the fireplace and chimney: Clearing debris and soot prevents chimney fires and ensures safe operation during colder months.
• Seal cracks and gaps in exteriors: Prevent drafts and heat loss by sealing gaps around windows, doors, and other openings.
• Clean gutters and downspouts: Removing leaves and debris prevents clogging and water damage as winter approaches.
• Store garden furniture and equipment: Protect outdoor furniture and tools from winter weather by storing them properly.
• Mold and mildew checks: Addressing moisture issues prevents the growth of mold and mildew, which can thrive in cooler, damper conditions.

Winter maintenance

• Inspect the roof: Look for damage or leaks that can be exacerbated by snow or ice accumulation.
• Check pipe insulation: Prevent frozen pipes by ensuring proper insulation and addressing any areas of concern.
• Winterize the swimming pool: Protect your pool from freezing temperatures by following proper winterization procedures.
• Check heating systems: Ensure that furnaces and heaters are functioning effectively to keep guests warm and comfortable.
• Update emergency kits: If your property is in a colder climate, be prepared for winter storms by stocking emergency kits with essentials like flashlights, batteries, and non-perishable food.
• Mold and mildew checks (again): Monitor moisture levels and address any signs of mold or mildew growth promptly to maintain a healthy indoor environment.

Whether it's preparing for summer fun or winterizing for colder months, proactive maintenance is key to successful property management in warm-summer climates.

💡Pro tip: Be proactive rather than reactive with Minut’s mold-risk detection feature. Monitor the humidity and temperature levels in your properties and receive SMS alerts based on your own set thresholds. 

Streamline vacation rental maintenance and minimize costs with STR software

There’s no need to make maintenance a harder task than it is. Investing in a maintenance software is the easiest, most reliable way to ensure the upkeep of your property and maximize your guest experiences. 

Finding a maintenance software that integrates with a preventative STR software like Minut, ensures you’ll be the first person to know when your property is at risk. From parties to smoking to unnecessary heating bills, Minut keeps you up to date in real-time, so you can minimize any additional maintenance costs in advance. 

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Frequently asked questions about vacation rental maintenance

1. What are the essential maintenance tasks for vacation rental properties?

Essential maintenance tasks for vacation rentals include regular cleaning, inspection of HVAC systems, checking for leaks, maintaining outdoor spaces, and ensuring safety features like smoke detectors are functional.

2. How can I prevent common maintenance issues in my vacation rental?

To prevent common maintenance issues, perform regular inspections, address minor repairs promptly, provide clear guest instructions, and establish preventive maintenance schedules for appliances and systems.

3. What upgrades can enhance the value and appeal of my vacation rental?

Upgrades such as modern appliances, high-speed internet, smart home technology, outdoor amenities like hot tubs or fire pits, and stylish interior design elements can enhance the value and appeal of your vacation rental.