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Gérer des locations de vacances prend énormément de temps, en particulier lorsqu’il s’agit de communiquer avec les voyageurs. Des demandes avant réservation aux questions pendant le séjour, vous cherchez sans cesse à fournir aux voyageurs les informations dont ils ont besoin, au bon moment.
Pour garder la maîtrise de la communication avec les voyageurs, vous devez être efficace. C’est là qu’interviennent les modèles de messages Airbnb : ils garantissent la cohérence de vos échanges et vous font gagner un temps considérable sur les tâches manuelles.
Dans cet article, vous découvrirez des modèles personnalisables pour chaque étape clé du parcours voyageur — à commencer par les messages avant réservation — ainsi que des outils qui vous permettent d’automatiser la messagerie voyageurs et de gagner encore plus de temps.
Si vous espérez développer votre activité de location de courte durée, vous devez trouver des moyens d’automatiser et d’accélérer vos processus. Utilisez ces modèles de messages personnalisables pour communiquer de manière proactive avec les voyageurs tout en gagnant du temps.
Avant que les voyageurs ne réservent, vos réponses donnent le ton de tout le séjour. Une réponse rapide et utile peut faire toute la différence entre une réservation confirmée et un voyageur qui passe à un autre logement. Utilisez ces modèles pour répondre aux demandes les plus courantes avant réservation sans avoir à taper sans cesse les mêmes réponses.
Lorsqu’un voyageur potentiel vous contacte avec des questions, répondez rapidement et chaleureusement. Une réponse tardive signifie souvent qu’il réservera ailleurs.
Bonjour [Nom du voyageur],
Merci de l’intérêt que vous portez à [Nom du logement]. Je serai ravi(e) de répondre à toutes vos questions avant votre réservation.
Pourriez-vous nous en dire un peu plus sur votre voyage ? Connaître vos projets nous aide à confirmer que le logement vous convient et à vous donner des informations utiles sur le quartier.
N’hésitez pas à nous faire part de vos questions sur le logement, les équipements ou le quartier.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Les voyageurs demandent souvent si certaines dates sont libres avant de s’engager. Confirmez la disponibilité et donnez-leur une raison de réserver dès maintenant.
Bonjour [Nom du voyageur],
Bonne nouvelle — [Nom du logement] est disponible du [Date d’arrivée] au [Date de départ].
Le logement accueille confortablement [nombre] voyageurs et dispose de [principaux équipements, comme un parking, le Wi-Fi, un espace de travail]. Il est situé [bref contexte sur l’emplacement, par ex. « à 10 minutes de la plage » ou « dans un quartier résidentiel calme »].
N’hésitez pas à réserver directement sur Airbnb, ou à nous poser vos questions au préalable.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Les voyageurs posent parfois des questions sur les coûts qui s’ajoutent au prix par nuit. Soyez transparent sur tous les frais pour éviter les mauvaises surprises.
Bonjour [Nom du voyageur],
Merci pour votre question sur les tarifs. Voici le détail pour vos dates :
Le total avant les frais de service Airbnb s’élève à [montant]. Si vous séjournez [X] nuits ou plus, une réduction s’applique automatiquement.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez d’autres questions.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Certains voyageurs souhaitent vérifier des règles précises avant de réserver. Des réponses claires dès maintenant évitent les problèmes par la suite.
Bonjour [Nom du voyageur],
Merci de vous renseigner sur le règlement intérieur, je vous apporte volontiers des précisions.
[Répondez à sa question précise, par ex. « Les heures de calme vont de 22 h à 8 h, et nous demandons à tous les voyageurs de ne pas dépasser le niveau sonore d’une conversation après 22 h. »]
Quelques autres points à savoir : [règles pertinentes, par ex. « Interdiction de fumer dans l’ensemble du logement. Une place de parking est disponible pour un véhicule. Les poubelles sont sorties le mercredi. »]
Nous utilisons un appareil de surveillance du bruit (Minut) qui mesure le niveau sonore en décibels — et n’enregistre pas le son — afin de pouvoir réagir rapidement si des voisins signalent un problème. Il est mentionné sur notre profil Airbnb.
N’hésitez pas à nous dire si d’autres informations peuvent vous aider à vous décider.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Lorsqu’un voyageur réserve instantanément, confirmez la réservation et fixez les attentes dès le départ.
Bonjour [Nom du voyageur],
Merci d’avoir réservé [Nom du logement]. Nous avons hâte de vous accueillir du [Date d’arrivée] au [Date de départ].
Quelques petites questions pour nous aider à préparer votre venue :
Nous vous enverrons toutes les informations d’arrivée à l’approche de votre séjour.
Bien cordialement,
[Votre nom]
Une fois qu’un voyageur a réservé, ces modèles assurent une communication cohérente, de la confirmation jusqu’au départ et au-delà.
Le message de confirmation de réservation est l’occasion de faire une excellente première impression auprès de vos voyageurs. À ce stade, vous pouvez confirmer les détails de la réservation, exprimer votre enthousiasme à l’idée de les accueillir et fournir des informations importantes.
Bonjour [Nom du voyageur],
Votre réservation à [Nom du logement] du [Date d’arrivée] au [Date de départ] est confirmée. Nous sommes ravis de vous accueillir et sommes certains que vous passerez un excellent séjour.
Voici quelques premières informations sur votre séjour :
Dans les jours précédant votre séjour, nous vous enverrons davantage d’informations sur les modalités d’arrivée, les équipements du logement et les attractions locales pour vous aider à organiser votre voyage.
Si vous avez des questions ou des demandes particulières, n’hésitez surtout pas à nous contacter. Nous sommes là pour que votre séjour se déroule sans accroc et soit agréable et inoubliable.
Au plaisir de vous accueillir très bientôt !
Chaleureusement,
[Votre nom]
Envoyez ce message quelques jours avant la date d’arrivée prévue de votre voyageur. Profitez-en pour lui rappeler son séjour à venir, lui communiquer les dernières informations, mentionner les principales règles du logement et montrer que vous êtes disponible pour répondre à toutes ses questions.
Bonjour [Nom du voyageur],
Votre séjour à [Nom du logement] approche ! Petit rappel : votre séjour est prévu du [Date d’arrivée] au [Date de départ]. Nous avons hâte de vous accueillir à [Nom du lieu].
Voici quelques conseils de dernière minute pour une arrivée en toute sérénité :
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions de dernière minute ou besoin d’aide. Nous sommes là pour que votre séjour soit mémorable et sans tracas.
Meilleurs vœux,
[Votre nom]
C’est l’occasion de donner des instructions claires et concises sur la procédure d’arrivée, afin que les voyageurs se sentent informés et en confiance à leur arrivée. Partagez des informations importantes, comme la façon de se rendre à votre logement, d’ouvrir la boîte à clés et de se connecter à Internet.
Bonjour [Nom du voyageur],
Votre séjour approche à grands pas ! Voici tout ce que vous devez savoir pour bien commencer votre séjour à [Nom du logement].
Informations d’arrivée :
À votre arrivée :
Si vous avez des questions ou besoin d’aide lors de votre arrivée, n’hésitez pas à nous contacter au [Vos coordonnées]. Bon voyage !
Bien cordialement,
[Votre nom]
Avec ce message de suivi, vous pouvez prendre des nouvelles des voyageurs pour savoir comment s’est passée leur première nuit. Il n’a pas besoin d’être très détaillé, mais faire l’effort de les contacter renforce votre engagement à offrir un séjour exceptionnel. Cela donne aussi aux voyageurs l’occasion de signaler tout problème ou toute préoccupation avant que la situation ne prenne de l’ampleur.
Bonjour [Nom du voyageur],
Nous espérons que vous avez passé une première nuit reposante. Nous voulons nous assurer que tout vous convient et que vous trouvez notre logement confortable et accueillant.
Si vous avez besoin de quoi que ce soit, si vous avez des questions ou si quelque chose ne va pas, n’hésitez pas à nous contacter.
Et si vous cherchez des idées d’activités ou de bonnes adresses pour manger dans le coin, nous serons ravis de partager nos coups de cœur avec vous !
Excellente journée et bonne fin de séjour !
Bien cordialement,
[Votre nom]
Il arrive que les voyageurs se laissent emporter, et si vous utilisez un appareil de surveillance du bruit, vous pouvez recevoir une alerte indiquant que le niveau sonore de votre logement a dépassé le seuil que vous avez fixé. Dans ce cas, voici un message proactif que vous pouvez envoyer aux voyageurs pour faire le point sur la situation et leur demander de baisser le volume.
Bonjour [Nom du voyageur],
Nous espérons que vous profitez de votre séjour.
Nous vous contactons car on nous a signalé un niveau sonore élevé provenant de notre logement. Nous comprenons que vous êtes là pour vous détendre et passer un bon moment, mais nous vous demandons de bien vouloir tenir compte du confort de nos voisins et des autres voyageurs.
Merci de respecter les règles suivantes en matière de bruit :
En cas de problème ou si vous avez besoin de précisions, n’hésitez pas à nous contacter.
Merci beaucoup pour votre compréhension et votre coopération.
Bien cordialement,
[Votre nom]
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L’objectif de ce message est de donner aux voyageurs des instructions de départ claires, pour qu’ils quittent votre logement exactement comme vous le souhaitez. C’est aussi l’occasion de proposer un départ tardif, en option payante, aux voyageurs qui ont besoin de quelques heures supplémentaires.
Bonjour [Nom du voyageur],
Nous espérons que vous avez apprécié votre séjour à [Nom du logement] ! Voici quelques informations importantes concernant votre départ.
Procédure de départ :
Nous aimerions beaucoup connaître votre avis ! Vos retours sont très importants pour nous, car nous nous efforçons toujours d’offrir le meilleur séjour possible à nos voyageurs. N’hésitez pas à partager vos impressions ou les points que nous pourrions améliorer.
Merci d’avoir choisi notre logement pour votre séjour, nous espérons avoir le plaisir de vous accueillir à nouveau ! Bon retour et à bientôt.
Chaleureusement,
[Votre nom]
Ce message est un élément clé de la relation avec les voyageurs. Il contribue à laisser une impression positive et durable, encourage les réservations répétées et favorise une relation dans la durée. C’est aussi le moment idéal pour rappeler gentiment aux voyageurs de laisser un commentaire s’ils ne l’ont pas encore fait.
Bonjour [Nom du voyageur],
Nous tenions à vous remercier chaleureusement d’avoir choisi [Nom du logement] pour votre récent séjour. Nous espérons que vous l’avez apprécié et que tout vous a convenu.
Votre avis compte énormément pour nous, car il nous aide à continuer d’offrir d’excellentes expériences à nos voyageurs. Si ce n’est pas déjà fait, nous vous serions très reconnaissants de prendre quelques instants pour laisser un commentaire sur votre séjour. [Lien vers la plateforme d’avis]
Et n’oubliez pas : nos portes vous sont toujours ouvertes ! Nous serions ravis de vous accueillir à nouveau avec une réduction spéciale pour les voyageurs qui reviennent. Il vous suffit de nous contacter directement pour votre prochaine réservation. [Lien vers le site de réservation directe]
Merci encore, nous vous souhaitons le meilleur et espérons vous revoir bientôt !
Chaleureusement,
[Votre nom]
Ce n’est rien de personnel : les voyageurs oublient parfois simplement de laisser un commentaire, surtout lorsqu’ils retrouvent l’agitation du quotidien après des vacances reposantes. Avec ce message de relance, vous pouvez rappeler gentiment aux voyageurs qui ne l’ont pas encore fait de laisser un commentaire, en soulignant pourquoi c’est si important pour votre activité.
Bonjour [Nom du voyageur],
Nous espérons que vous allez bien. Nous vous écrivons pour vous remercier une nouvelle fois d’avoir choisi [Nom du logement] pour votre séjour. Votre avis est très important pour nous comme pour les futurs voyageurs, et nous vous serions vraiment reconnaissants de partager votre expérience en laissant un commentaire.
Si vous avez un moment, cliquez sur le lien ci-dessous pour rédiger votre commentaire. Nous apprécions sincèrement votre contribution.
[Lien vers la plateforme d’avis]
Merci beaucoup de nous aider à améliorer notre service et d’aider d’autres voyageurs à faire des choix éclairés. Nous espérons avoir le plaisir de vous accueillir à nouveau !
Bien cordialement,
[Votre nom]
Si vous savez qu’un voyageur a passé un excellent moment dans votre logement, prenez la peine de le contacter pour lui proposer un tarif réduit s’il réserve à nouveau chez vous. Tout est une question de timing : vous ne devriez pas envoyer ce message une semaine après le départ de vos voyageurs, mais vous ne voulez pas non plus attendre une année entière avant de les recontacter.
Bonjour [Nom du voyageur],
Nous prenons de vos nouvelles depuis votre séjour à [Nom du logement]. Vous prévoyez de revenir à [Nom du lieu] ? Si c’est le cas, nous serions ravis de vous accueillir à nouveau et de rendre votre séjour encore plus mémorable.
Pour vous remercier, nous souhaitons vous offrir une réduction exclusive sur votre prochain séjour !
Réservez votre prochaine visite dans les [délai] et profitez d’une réduction spéciale de [pourcentage] sur votre séjour. Il vous suffit d’utiliser le code [Code de réduction] lorsque vous réservez directement via [moyen de réservation].
Si vous avez des questions ou besoin d’aide pour organiser votre prochaine visite, n’hésitez pas à nous contacter.
Chaleureusement,
[Votre nom]
Airbnb vous permet de programmer des messages à l’avance pour gagner du temps sur vos tâches de communication avec les voyageurs. Mais que faire si vous souhaitez écrire aux voyageurs en dehors de l’application Airbnb ? Et qu’en est-il des voyageurs qui réservent via un autre site ou directement auprès de vous ?
Les outils suivants peuvent vous aider à automatiser la messagerie voyageurs sur plusieurs canaux, quel que soit le canal utilisé par les voyageurs pour réserver.
De nombreuses solutions PMS vous permettent de centraliser toute votre messagerie voyageurs dans une boîte de réception unifiée. Vous pouvez ainsi créer des modèles et définir des déclencheurs pour automatiser les messages envoyés aux voyageurs, sans avoir à rédiger manuellement les instructions d’arrivée ou un message de départ à chaque nouveau voyageur.
Les outils de messagerie voyageurs sont spécialement conçus pour vous aider à automatiser et à simplifier toutes vos tâches de communication avec les voyageurs. Par exemple, avec Minut Messaging, vous pouvez automatiser les messages envoyés à vos voyageurs à chaque étape de leur réservation, avant leur arrivée comme après leur départ.
Lorsque vous utilisez un appareil de surveillance du bruit comme le capteur Minut, vous pouvez automatiser l’envoi de messages demandant aux voyageurs de baisser le volume en cas de nuisance sonore. De plus, vous pouvez intégrer Minut à votre serrure connectée pour inclure les informations et les codes d’accès dans vos messages d’arrivée programmés.
En utilisant des modèles, vous ne vous contentez pas de gagner du temps sur vos tâches de messagerie : vous contribuez aussi à offrir un excellent séjour à vos voyageurs en leur fournissant de manière proactive toutes les informations dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin.
Utilisez donc des modèles personnalisés pour donner à vos voyageurs les informations nécessaires à un séjour détendu et agréable, tout en récoltant au passage quelques avis 5 étoiles pour votre activité.
Vous cherchez d’autres ressources prêtes à l’emploi ? Notre modèle d’attestation d’emploi et nos autres ressources gratuites à télécharger peuvent vous aider à accélérer le reste de vos opérations.
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