Conseils et astuces pour gérer vos locations à distance

Un guide en sept étapes pour gérer plusieurs locations de vacances à distance et de manière efficace grâce à la technologie de la maison intelligente.
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Minut
dans
Hosting Advice
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January 28, 2024
6
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Conseils et astuces pour gérer vos locations à distance

Le rappeur légendaire The Notorious B.I.G ne faisait peut-être pas référence aux locations de vacances lorsqu'il a écrit "mo' money, mo' problems" (plus d'argent, plus de problèmes), mais cela aurait pu être le cas.

Oui, les locations de courte durée sont synonymes de revenus supplémentaires. Mais cela signifie aussi plus d'entretien, plus de questions de la part des voyageurs, plus de coordination du nettoyage, des besoins supplémentaires en matière d'entrée, et plus de localisations géographiques que vous ne pouvez physiquement gérer seul.

En effet, ce qui a fonctionné pour deux propriétés ne fonctionnera pas pour 20 ou 200. C'est là que la technologie d'automatisation entre en jeu.

Grâce à une technologie puissante, vous pouvez gérer efficacement la communication avec les voyageurs, coordonner le nettoyage, programmer l'entretien, assurer la sécurité, faire respecter le règlement intérieur, limiter les dégâts et éviter d'avoir à engager une équipe coûteuse, que vous viviez à l'autre bout de la rue, du département ou du pays.

Vous ne perdrez plus de temps à vous déplacer d'un site à l'autre (ou à payer quelqu'un d'autre pour le faire). Vous n'aurez plus à vous soucier des nettoyages manqués ou des clés perdues. Fini le stress de devoir jongler manuellement avec les réservations, ou de se réveiller à 3 heures du matin en se demandant si vous avez oublié de programmer un ménage ou si vos voyageurs font la fête jusqu'au bout de la nuit.

De plus, en mettant en place des systèmes automatisés dès maintenant, vous posez les bases d'une activité évolutive qui devient de plus en plus efficace au fur et à mesure que vous vous développez.

Prêt à gérer plusieurs propriétés avec un minimum de stress et un maximum de succès ? Voici comment procéder.

Conseils pour la gestion à distance de nombreuses  locations de vacances

Suivez notre plan en sept étapes pour mettre en place ces technologies d'automatisation et commencez dès aujourd'hui à gérer de nombreuses locations saisonnières à distance.

1. Automatiser la communication avec les voyageurs

Plus vous avez de voyageurs qui arrivent et repartent, plus vous recevez de questions, à toute heure de la journée, voire de la nuit.

Mais grâce aux messages automatisés, les voyageurs ne sont jamais laissés sans les informations cruciales dont ils ont besoin. Vous pourrez leur envoyer automatiquement des itinéraires, des codes d'accès, des informations sur le stationnement et même des instructions sur l'utilisation du jacuzzi ou de la machine à café. Vous pouvez également inclure des recommandations locales sur les restaurants ou les sites à ne pas manquer (voir le point 7 ci-dessous).

Les messages automatisés impressionnent également les vacanciers, car vous anticipez leurs besoins sans qu'ils aient à le demander. Fini le stress de s'inquiéter d'avoir oublié d'envoyer des instructions importantes ou de perdre des heures à taper les mêmes informations à chaque nouveau vacancier.

La notion de maison intelligente, appliquée à la location courte durée comme le propose Minut, se synchronise même avec votre système de gestion de propriété (PMS), votre channel manager ou votre compte Airbnb, de sorte qu'elle sait quand une réservation est créée et envoie automatiquement la bonne séquence de messages au voyageur (des messages de confirmation aux notes de bienvenue, en passant par les commentaires post-séjour).

Même si vous avez plus de réservations que vous ne pouvez en gérer - ou une réservation urgente de dernière minute - vous et votre équipe pouvez être tranquilles en sachant que les voyageurs ont toutes les informations dont ils ont besoin pour passer un bon séjour.

2. Automatiser la gestion des tâches grâce à des check-lists digitales

Lorsque vous ne pouvez pas être sur place pour tout vérifier, il est presque impossible de contrôler l'entretien manuellement. D'où le risque d'oublier des nettoyages et des problèmes d'entretien (les voyageurs se présentent dans un logement sale, avec des ampoules grillées et des meubles poussiéreux).

L'automatisation de la gestion des tâches élimine ces problèmes du jour au lendemain, car vous pouvez mettre en place des services de nettoyage et d'entretien réguliers pour toutes vos locations de courte durée, et créer des listes de contrôle pour le personnel afin que tout soit fait de manière cohérente.

Qu'il s'agisse de nettoyer les sols, de changer les draps et les serviettes, de remplir les machines à café, de vérifier les réserves de papier hygiénique, de recharger le savon, d'installer les ampoules, de réparer la télévision ou même d'effectuer l'entretien trimestriel du jacuzzi, l'automatisation vous permet de vous assurer que tout est fait automatiquement, en temps voulu et selon des normes strictes et propres à chaque logement.

Assignez automatiquement des tâches à votre équipe, envoyez-leur des notifications et créez des listes de contrôle pour qu'ils sachent exactement ce qui doit être fait et quand. Veillez à ce qu'ils fassent du bon travail, qu'ils ne manquent jamais de produits de nettoyage et qu'ils respectent les délais. Vous pouvez même leur demander de vous envoyer des photos pour le prouver.

Ainsi, vous savez que vos voyageurs se présenteront toujours devant une location étincelante et de qualité, à chaque fois.

3. Arrivée sans contact et accès sans clé

La coordination de la remise des clés peut être un cauchemar, en particulier en cas de retard dans les déplacements, de nettoyage ou d’accueil de dernière minute, ou de boîtes à lettres peu fiables. De plus, les clés peuvent être perdues, volées ou copiées, ce qui représente un risque majeur pour la sécurité.

D'où l'idée d'un enregistrement automatique sans contact et d'une entrée sans clé. La gestion à distance des serrures de portes intelligentes garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder à votre propriété, au moment opportun. Vous pouvez verrouiller ou ouvrir votre propriété à tout moment, attribuer de nouveaux codes aux nouveaux voyageurs et ne jamais risquer le cauchemar d'une personne enfermée à l'extérieur ou ayant perdu sa clé.

La sécurité est également beaucoup plus stricte. Vous pouvez révoquer l'accès à la fin de chaque séjour, changer le code à chaque fois que quelqu'un quitte l'établissement, et il n'y a aucun moyen de "voler" le code (contrairement aux clés physiques).

Par exemple, Minut s'intègre aux principaux fournisseurs de serrures intelligentes comme Igloohome et Nuki, ce qui vous permet d’automatiser la génération de codes uniques pour chaque séjour.

Il n'est plus nécessaire de procéder à une remise des clés en personne, ce qui prend beaucoup de temps, et le voyageur n'est plus stressé s'il est retardé. Vous pouvez leur envoyer les détails d'accès à l'avance, ce qui vous permet de vous assurer que ceux qui en ont besoin peuvent entrer au moment où ils sont prêts, où que vous soyez.

4. Mise en place d'une surveillance du bruit et d'une surveillance de l'occupation

Minut monitoring dashboard

Minut vous apporte la tranquillité d'esprit et inspire confiance à vos clients propriétaires.

Saviez-vous que le coût moyen des dommages causés à un bien locatif par une personne non autorisée s'élève à 1500€ ? C'est un risque coûteux, surtout si vous possédez plusieurs biens.

La musique forte et les fêtes non autorisées qui dérangent les voisins et causent des dommages sont des risques quotidiens pour les gestionnaires de location. Les systèmes automatisés de surveillance du bruit et de l'occupation des lieux permettent de résoudre ce problème (sans porter atteinte à la vie privée).

La surveillance du bruit permet de suivre l'évolution des décibels au fil du temps. Vous pouvez configurer vos capteurs pour qu'ils envoient automatiquement des alertes aux locataires (ainsi qu'à vous et à votre équipe) si le bruit devient trop fort pendant trop longtemps. Par exemple, ils ne détecteront pas une porte claquée accidentellement, mais ils  sauront si de la musique est jouée à un niveau trop élevé ou si une dispute bruyante dure plus de cinq minutes (ou la durée que vous aurez spécifiée).

Conseil de pro :

Utilisez Minut pour automatiser un message demandant aux vacanciers de réduire le bruit et recevez des notifications automatiques pour vous tenir au courant si le problème persiste.

En savoir plus

La surveillance de l'occupation permet d'accomplir une tâche similaire en suivant le nombre d'appareils sans fil dans la propriété pour savoir si un nombre inapproprié d’occupants est détectée.

Un spécialiste de la surveillance et de la gestion immobilière comme Minut peut connecter ses détecteurs intelligents de bruit, d'occupation et de fumée de cigarette à votre PMS ou Channel Manager, afin que vous puissiez consulter les informations en temps réel sur un seul tableau de bord.

En plus de ses fonctionnalités de surveillance et d'automatisation, les services Call Assist et Guard Assist de Minut mettent à votre disposition des équipes d'employés formés pour gérer les vacanciers par téléphone ou en personne en votre nom.

De cette façon, vous gardez une trace de ce qui se passe dans vos logements, vous vous assurez que les voyageurs respectent votre règlement intérieur et vous réduisez le risque de dommages coûteux, même si vous gérez plusieurs sites à des kilomètres de distance.

5. Mettre en place un système de détection de fumée de cigarette

Minut sensor on ceiling

Le capteur autonome de Minut détecte la fumée de cigarette dans vos propriétés.

Veiller à ce que les vacanciers respectent le règlement intérieur et évitent d'endommager votre propriété est un défi de plus en plus difficile à relever au fur et à mesure que vous gérez de nouvelles propriétés. C'est pourquoi la détection intelligente de la fumée de cigarette est indispensable pour les gestionnaires de locations de vacances à distance.

Minut utilise la technologie de l'intelligence artificielle pour identifier la présence de fumée de cigarette dans l'un de vos logements. Vous serez alors immédiatement alerté et les voyageurs recevront un message automatisé les informant du problème.

Toutefois, dans la plupart des cas, si vos voyageurs savent que vous avez installé une technologie de détection de fumée de cigarete, cela suffit à dissuader votre portefeuille d'être protégé contre les risques liés au tabagisme.

7. Améliorez l'expérience de vos voyageurs grâce à un guide numérique

Fournir aux vacanciers un guide numérique (ou livret d’accueil digital) avant leur arrivée dans votre logement leur permet d'être autonomes tout au long de leur séjour, d'améliorer leur expérience et de réduire votre charge de travail.

Votre guide peut anticiper les questions les plus courantes, comme l'endroit où se garer, la façon d'entrer, le code Wifi ou l'endroit où manger, en leur donnant toutes les informations dont ils ont besoin pour passer un excellent séjour.

Voici un aperçu de ce qu'il faut inclure :

  • Instructions pour l'arrivée
  • Détails d'accès (Minut partagera automatiquement les codes de votre serrure intelligente)
  • Mot de passe et instructions pour le WiFi
  • Instructions relatives aux équipements, y compris les instructions concernant les appareils de cuisine et les systèmes de divertissement
  • Informations de sécurité et numéros d'urgence
  • Recommandations locales

Un livret d’accueil numérique est également plus pratique qu'une version papier. Vous pouvez le mettre à jour à tout moment, sans avoir à imprimer de nouvelles versions ou à vous demander comment remplacer un livret dans une propriété située à des kilomètres de là. Vous pouvez également ajouter de nouvelles réponses au fur et à mesure que vous apprenez ce que les vacanciers souhaitent savoir.

Tout ce que vous avez à faire, c'est de le partager via un lien Internet, ce que vous pouvez automatiser avec Minut, afin que les voyageurs puissent y accéder sur leur smartphone avant, pendant et après leur séjour.

Techniques d'automatisation : pour vous aider à gérer facilement de nombreux biens immobiliers

Une entreprise de location de vacances en pleine expansion peut rapidement devenir ingérable si vous essayez de tout faire manuellement. Mais un logiciel de gestion de location de vacances peut rendre les choses beaucoup plus faciles et rationalisées, rapidement.

Vous pouvez envoyer automatiquement des messages aux voyageurs et partager l’accès à un livret d’accueil digital très utile, ce qui vous évite de passer votre temps sur votre téléphone.

Vous pouvez assigner automatiquement des tâches au personnel de ménage et aux agents de maintenance, afin que vos locations soient toujours en parfait état, quelle que soit la date de réservation ou d'arrivée des voyageurs. Vous pouvez également accorder et révoquer l'accès grâce à une solution d’arrivée autonome, afin que personne ne soit jamais enfermé dehors et que la sécurité ne soit jamais compromise.

Vous pourrez protéger votre portefeuille grâce à la technologie de surveillance et d'automatisation de Minut. Les propriétaires veulent savoir que leurs biens sont en sécurité, et vous avez besoin de savoir que vous n'aurez pas à faire face à la plainte d'un voisin au milieu de la nuit. Avec Minut, c'est possible.

Il n'y a pas de meilleur moyen de garder un œil et une oreille sur vos multiples propriétés, même si vous êtes à des kilomètres de là. Plus d'argent, plus de problèmes ? Pas avec cette technologie.

Questions fréquemment posées sur la gestion à distance d'une location de vacances

Qu'est-ce que la technologie domotique intelligente ?

Le terme "technologie domotique intelligente" désigne les dispositifs qui vous aident à gérer votre maison (ou toute autre propriété) à distance et de manière numérique, plutôt que manuellement ou sur place. Les appareils domestiques intelligents comprennent les serrures, les lumières et les thermostats intelligents, ainsi que les détecteurs de bruit et d'occupation qui vous permettent de savoir ce qui se passe dans votre propriété, même si vous n'y êtes pas. La technologie de maison intelligente est particulièrement efficace pour les gestionnaires et propriétaires de location de vacances qui gèrent plusieurs propriétés à distance, car ils peuvent ainsi les surveiller et les gérer même s'ils ne sont pas sur place.

Comment éviter les fêtes dans une location de vacances ?

Vous pouvez éviter les fêtes en indiquant d'emblée dans votre annonce de location qu'elles ne sont pas autorisées et en incluant l'interdiction de faire la fête dans votre règlement intérieur (que les voyageurs doivent accepter au moment de la réservation). Vous pouvez renforcer cette règle à l'aide d'un capteur comme Minut, qui surveille le bruit et l'occupation, détecte la fumée de cigarette et automatise l'envoi de messages aux voyageurs.

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