Renfort opérationnel en haute saison : on vous donne des pistes

Préparez la haute saison estivale comme il se doit en prévoyant du renfort opérationnel efficace.
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Conseils d'hébergement
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July 16, 2024
6
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Renfort opérationnel en haute saison : on vous donne des pistes

En location saisonnière, l’été est, en général, le moment de l’année le plus faste en ce qui concerne les demandes et les réservations dans de nombreuses régions. Cet afflux massif de voyageurs oblige les gestionnaires et les conciergeries à faire preuve d’une organisation sans faille pour toutes les missions inhérentes à cette activité, et ce, dès le commencement de cette période. Si tel est votre cas, nous vous proposons, en ce début du mois de juillet, de faire un point sur les moyens qui sont à votre disposition pour faciliter votre gestion au maximum. Dans un premier temps, nous allons revenir sur tout ce qu’il est possible de mettre en place, en termes d’automatisation, pour vous soulager. Ensuite, nous verrons quelles pistes sont à explorer pour trouver du renfort opérationnel en haute saison, même à la dernière minute. Enfin, nous vous montrerons qu’il existe des outils pour alléger autant que possible certaines tâches liées, notamment, à la communication avec vos locataires, surtout lorsqu’il s’agit de les rappeler à l’ordre en cas de nuisances sonores.

1. L’automatisation, la meilleure manière de préparer l’été quand on gère des hébergements en location de courte durée

Voilà un excellent moyen de rationaliser et surtout de soulager ses opérations propres à l’exploitation de logements en location saisonnière. C’est encore plus vrai lorsque l’on entre en période estivale et que l’on s’attend à accueillir un nombre beaucoup plus important de locataires (c’est tout le mal que l’on vous souhaite, en tout cas). Afin de pouvoir choisir  avec precision les outils technologiques dont vous avez besoin pour vous faciliter la vie et appréhender cette folle saison plus sereinement, il est indispensable de déterminer des procédures de travail claires qui mettent en exergue toutes les tâches à effectuer pour chacune de vos propriétés. Ces processus peuvent être les suivants : 

  • Gestion des réservations.
  • Préparation et entretien des logements (cela inclut la sécurisation des lieux).
  • Accueil des voyageurs.
  • Communication avec ces mêmes voyageurs.

Il existe donc des solutions pour automatiser tous ces points  et être le mieux préparé possible à la haute saison. 

PMS et channel manager

Si vous êtes gestionnaire ou à la tête d'une conciergerie, même avec un minimum d’expérience, vous devez sans doute vous servir d’outils de ce type. Ils sont indispensables, car ils vous font gagner un temps considérable dont vous aurez nécessairement besoin pour pouvoir vous occuper efficacement de tous vos biens, en particulier durant l’été.  En effet, un PMS vous permet de : 

  • Centraliser toutes vos réservations dans un seul et même système. Vous avez le moyen de concentrer toutes les tâches à effectuer dans tous vos hébergements, aussi nombreux soient-ils.
  • Gérer la tarification pour chacun de vos biens (ainsi que les paiements et cautions).
  • Gérer les arrivées et les départs de vos locataires. 
  • Etablir une communication efficace avec ces derniers, tout au long de leur parcours voyageur. Notamment, par l’envoi automatique de messages à plusieurs moments clés (de la réservation  au retour chez eux).

Un channel manager est ce qui fait le lien entre les multiples plateformes sur lesquelles vos propriétés sont présentes (Airbnb, Abritel, Booking.com, etc.) et votre PMS. Il synchronise : 

  • Les calendriers d’occupation de tous les sites. Cela évite les doubles réservations, qui peuvent si vite arriver en haute saison, si vous deviez gérer tout cela manuellement. 
  • Les prix.
  • Le contenu de vos annonces.
  • Les plannings opérationnels c’est-à-dire, tout ce qui concerne l’accueil, le ménage (entre autres). Cela facilite l’attribution de missions, mais également l’échange d’informations entre tous les membres de votre équipe et vous, d’autant plus si vous avez dans l’idée de quérir de l’aide pour cela (nous détaillerons ce point, plus bas).

Pour en savoir plus, découvrez un des channel managers les plus populaires du marché : SuperHote.

Solutions pour sécuriser et surveiller les logements

Héberger des locataires successifs peut être la source de risques potentiels pour eux, mais également pour le logement et le voisinage : 

  • Dégradations ;
  • Vol ; 
  • Accidentes domestiques ;
  • Nuisances sonores, etc.

Il existe évidemment des solutions pour minimiser tout cela, comme : 

  • Les serrures intelligentes précédemment citées. Elles permettent d’autoriser l’accès aux lieux sans vous déplacer et surtout sans clé (qui peut être volée ou abîmée.). Vous pouvez, en outre, avoir une idée précise des allées et venues dans le logement  
  • Des outils connectés (alarme, etc.).

Notre solution Minut vous offre, quant à elle, un panel très complet de fonctionnalités, qui favorise la protection et la surveillance de vos logements, telles que :

  • Le contrôle du bruit intérieur et extérieur.
  • La détection de fumée de cigarette.
  • Le contrôle de l’occupation et de la température.
  • La détection de mouvement. 

Toutes ces fonctions sont un rempart à la moindre activité suspecte dans vos logements et en particulier, contre les fêtes non autorisées. Les beaux jours étant plus propices à l’organisation de celles-ci, elles sont véritablement la hantise du voisinage des locations Airbnb, ce qui peut avoir des conséquences désatreuse sur votre activité. Il serait dommage de devoir la stopper dans un logement, car les résidents de votre immeuble , rue ou quartier se sont plaints de débordements récurrents émanant des lieux. Notre outil est donc un moyen de nous laisser gérer ce genre de situations sans avoir à vous rendre sur place personnellement, une aubaine en cette période chargée qu’est l’été. 

Systèmes d’arrivée autonome des voyageurs 

L’accueil des personnes qui vont séjourner chez vous fait partie des tâches les plus chronophages. Il est donc essentiel de mettre en place la façon, que vous considérez la plus efficace, d’accueillir vos locataires. Cela peut passer par le fait de faire appel à un tiers (co-hôte ou autre). Il peut être également très judicieux de mettre en place une solution d’arrivée autonome dans vos logements. Vous avez l’opportunité, de ce fait, de choisir d’envoyer toutes les informations nécessaires à la prise de possession de vos logements via un livret d’accueil digital, transmis par mail ou via la messagerie de la plateforme, dès la confirmation de la réservation, d’une part. D’autre part, vous pouvez donner le moyen aux voyageurs d’entrer sur les lieux, sans avoir besoin de vous déplacer (ou de demander à quelqu’un de le faire, à votre place) : 

  • En mettant les clés de vos maisons et appartements à disposition dans une consigne, située à proximité.
  • En utilisant des boîtes à clés, facilement repérables.
  • En installant des serrures connectées, dévérouillables par code ou à distance. 

Bref, c’est à vous qu’il revient de décider si vous souhaitez mettre en place des arrivées autonomes ou pas.

Dans le cas où vous préférez privilégier un accueil et une remise de clé en personne, nous allons voir, maintenant, comment prévoir des renforts opérationnels humains pour vos meublés en location saisonnière, même pour cet été.

2. Où chercher du renfort opérationnel en haute saison ?

Vous avez évidemment la possibilité de demander (très gentiment) à des amis ou de la famille de vous dépanner et d’aller accueillir vos locataires à votre place. Il n'est pas rare non plus, qu’un voisin (qui n’a pas été dérangé par des locataires trop bruyants ou irrespectueux) puisse vous aider sur ce plan, de temps en temps. Cependant, force est de constater que ces solutions ne sont, en règle générale, que peu pérennes. En tant que gestionnaire professionnel, vous devez pouvoir compter sur du personnel de secours qui ne se concentre que sur cette tâche. L’idéal est donc de savoir où chercher pour vous adjoindre les services de collaborateurs plus fiables (car rémunérés). Nous évoquons le check-in (et check-out), mais c’est la même chose si vous êtes à la recherche d’agents d’entretien supplémentaires pour effectuer un nettoyage des logements plus fréquent au vu de la bonne saison qui s’annonce, en termes de nombre de voyageurs reçus entre vos murs. 

Les co-hôtes Airbnb

La plateforme américaine vous propose, en effet, de vous mettre en relation avec des co-hôtes expérimentés de votre région. Ce sont des hommes et des femmes qui sont enregistrés sur Airbnb en tant que tels, car ils ont déjà accueilli des voyageurs au moins 10 fois (dans leur propre logement ou en tant que membre d’une équipe travaillant pour un ou plusieurs hôtes). Ils bénéficient, par ailleurs, d’une évaluation de la part des locataires de 4,8 étoiles sur 5, minimum. Tout cela en fait des collaborateurs capables de venir vous aider à gérer de nombreuses tâches comme les arrivées, les départs et le ménage, mais pas que. Vous pouvez, selon vos besoins du moment, leur demander de  : 

  • Créer et gérer l’annonce.
  • Prendre des photos.
  • Préparer le logement (pas seulement le nettoyer, mais il ou elle peut ajouter des touches personnelles pour le rendre encore plus accueillant).
  • Communiquer avec les voyageurs dès le début de la réservation.
  • Gérer la tarification et les paramètres de votre calendrier, au même titre que vous.

En tapant les adresses des logements concernés sur Airbnb, vous pourrez contacter les co-hôtes de votre choix, éventuellement disponibles à proximité. Il ne vous reste plus qu’à définir avec elle ou lui, les conditions de votre partenariat. Pour en savoir plus, vous pouvez vous rendre sur la page Airbnb vous permettant de trouver un co-hôte.

Sites et plateformes proposant des prestataires

Il existe, en effet, pléthore de sites qui peuvent vous mettre en relation avec des personnes capables d’effectuer certaines missions pour vous dans vos hébergements et notamment, du ménage. On peut citer, d’abord, les plateformes spécialisées dans la recherche et l’offre d’emploi : 

  • Leboncoin ;
  • Indeed ;
  • Jooble ;
  • Yoopies ;
  • Vivastreet ;
  • et tant d’autres.

Ensuite, il y a les agences de nettoyage e de services à la personne, telles que :

  • O2 ;
  • Aladom ;
  • Wecasa ;

Vous pouvez vous rapprocher de nombreuses plateformes , type services entre voisins : 

  • Jemepropose ;
  • Allovoisins ;
  • etc.

Enfin, les réseaux sociaux ne sont pas en reste, puisque vous pouvez éventuellement trouver votre bonheur sur Facebook ou LinkedIn, pourquoi pas ?

Les étudiants⋅e⋅s

De nombreux jeunes gens sont en recherche d’un emploi d’été, tous les ans. Voici donc un autre vivier d’équipier à exploiter (le vivier, pas les étudiants). Ils peuvent représenter une main- d'œuvre hyperdisponible, car ils cherchent, pour la plupart d’entre elles et eux, un moyen de gagner le plus d’argent possible sur un laps de temps très court (les vacances scolaires). Que ce soit pour de la remise de clés, de l’accueil ou du ménage, c’est une piste intéressante à creuser. À l'heure où nous publions, il est peut-être un peu tard pour déposer des annonces dans les universités proches de vos biens. Vous avez, néanmoins, la possibilité de passer par les réseaux sociaux déjà cités plus haut (linkedIn, Facebook via les groupes) ou bien de proposer vos offres d’emploi sur des sites dédiés aux boulots étudiants, comme : 

  • Etudiant.gouv ;
  • JobTeaser ;
  • Jobetudiant. 

3. Call Assist, ou comment déléguer la gestion de la communication voyageurs en cas de nuisances

Pour faire écho, en quelque sorte, à la présentation de produits dans un des paragraphes précédents, nous voulions vous présenter une des dernières fonctionnalités apparues dans notre offre Minut  : Call Assist. Alors que vous pouviez déjà être notifié ( et les locataires aussi) du moindre dépassement de niveau sonore autorisé grâce à notre technologie, l’avantage de Call Assit est que, désormais, vous pouvez déléguer la relation voyageurs à une équipe de professionnels spécialement formés pour résoudre les problèmes liés au bruit, qui n’auront pas pu être stoppés par notre solution basique. Dès que le boîtier détecte des nuisances sonores, nos opérateurs prennent immédiatement contact avec les voyageurs pour faire cesser cela et éviter que la situation ne s’aggrave. Il est bon de noter que le service Call Assist peut intervenir 24 heures sur 24  et 7 jours sur 7. Cela vous permet de vous reposer complètement sur nous, même pour la gestion de cas extrêmes. Grâce à Call Assist, vous avez là une occasion de : 

  • Réduire vos coûts opérationnels. 
  • Économiser du temps et de l’énergie, puisque vous n’avez plus à gérer vous-même ce genre de choses.
  • Préserver votre réputation. Grâce à la rapidité avec laquelle nous prenons la situation en main, vous pouvez mettre en avant le fait que vous savez  gérer vos hébergements de manière ultra-professionnelle. Nous vous conseillons, d’ailleurs, de bien informer votre copropriété que vous avez mis en place ce système, pour les rassurer au maximum.

Vous l’avez constaté, vous avez plusieurs moyens d’organiser un renfort opérationnel en haute saison digne de ce nom. Minut sera, toujours à vos côtés pour faciliter la protection et la surveillance de vos logements en location de courte durée.