Quel que soit votre métier ou votre secteur d’activité, suivre votre trésorerie et garder la maîtrise de vos finances n’est pas négociable.
Dans le secteur de la location de courte durée, vous avez deux options pour y parvenir : investir dans un PMS (logiciel de gestion immobilière) ou vous familiariser sérieusement avec un tableur. Les tableurs sont le moyen le plus accessible de suivre vos finances ; toutefois, si vous ne savez pas quoi y inclure ni quelles formules utiliser, la tâche peut sembler intimidante.
Il est pourtant essentiel de ne pas remettre à plus tard le suivi de vos finances, et nous sommes là pour vous aider à créer votre propre tableur, avec les rubriques essentielles, les formules nécessaires et les indicateurs à suivre.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment suivre avec expertise les finances et les opérations de votre activité grâce à un tableur efficace et intuitif. Nous vous proposons même un modèle à télécharger pour vous lancer immédiatement.
Prêt à vous lancer avec votre tableur pour location saisonnière ? Nous avons créé un modèle pour vous aider à démarrer.
Téléchargez votre tableur pour location de courte durée
Un tableur bien structuré est la pierre angulaire d’une prise de décision efficace et éclairée dans le secteur de la location de courte durée. En suivant méticuleusement leurs données financières, les propriétaires peuvent obtenir de précieuses informations sur leur trésorerie, leur santé financière et leur rentabilité globale.
Un suivi financier régulier aide à comprendre et à améliorer la trésorerie et la santé financière de l’entreprise. Il consiste à :
Si vous avez investi dans un PMS, vous avez peut-être déjà rationalisé la gestion de vos réservations. Sinon, un tableur structuré peut constituer une bonne alternative en suivant les éléments suivants :
Enregistrez les détails des réservations, notamment les informations sur les voyageurs, les dates de réservation et le statut du paiement. Suivre les annulations en parallèle des réservations permet d’analyser certaines tendances, comme les périodes où les annulations sont les plus nombreuses ou leurs motifs.
Comprendre ces tendances permet de prendre des décisions stratégiques, par exemple ajuster vos conditions d’annulation ou mettre en place des mesures pour réduire les annulations à certaines périodes.
Suivez les tendances de réservation pour mieux comprendre les variations saisonnières, les périodes de réservation les plus prisées et l’évolution de l’occupation. Ces informations aident les gestionnaires de biens à savoir quand proposer des offres promotionnelles en période de faible occupation ou ajuster les tarifs pour maximiser les revenus.
Si les outils de tarification automatisée peuvent remplacer certaines fonctions de l’analyse sur tableur, les tableurs offrent une flexibilité et une personnalisation qui permettent d’analyser les tendances de réservation en fonction des besoins spécifiques de votre activité.
En tant que gestionnaire de biens, vous pouvez enregistrer et analyser les taux d’occupation sur différentes périodes afin de démontrer la performance de votre bien à de futurs propriétaires.
Des taux d’occupation élevés et réguliers, documentés dans vos tableurs, peuvent constituer un argument marketing convaincant pour attirer davantage de propriétaires et étoffer votre portefeuille. En affichant de solides taux d’occupation, les gestionnaires de biens renforcent la confiance et leur crédibilité, ce qui favorise au final la croissance de leur activité.
Un tableur bien structuré rassemble et analyse les données essentielles qui influent directement sur la performance de votre bien en location.
Ces indicateurs vous aident non seulement à prendre des décisions éclairées, mais aussi à présenter efficacement la performance du bien aux propriétaires, ce qui favorise la transparence et la confiance dans votre gestion.
Voici les 7 indicateurs à surveiller de près.
Le taux d’occupation mesure le pourcentage de temps pendant lequel votre bien est occupé sur une période donnée, généralement calculé sur une base mensuelle ou annuelle. C’est un indicateur fondamental pour évaluer la demande et l’utilisation du bien.
Pour calculer le taux d’occupation, divisez le nombre de nuits réservées par le nombre total de nuits disponibles, puis multipliez par 100.
Un taux d’occupation plus élevé traduit une demande et un potentiel de revenus plus importants. Cet indicateur oriente les décisions stratégiques en matière de tarification et de marketing en vous aidant à identifier les pics de demande pour maximiser vos tarifs et à optimiser vos actions marketing pour combler les périodes creuses.
Le prix moyen par nuit (ADR, Average Daily Rate) représente le revenu moyen perçu par nuit occupée ; il se calcule en divisant le revenu total par le nombre de nuits occupées.
Un ADR plus élevé signifie que vous générez davantage de revenus par réservation. Suivre l’ADR vous permet d’évaluer la compétitivité tarifaire du bien et d’ajuster vos prix en conséquence pour maximiser vos revenus sans sacrifier le taux d’occupation.
En analysant l’ADR conjointement avec le taux d’occupation, vous pouvez trouver le bon équilibre entre prix et occupation afin d’optimiser vos revenus globaux.
Le revenu par chambre disponible (RevPAR, Revenue per Available Room) mesure le revenu généré par chambre disponible, en tenant compte à la fois du taux d’occupation et de l’ADR. Il se calcule en multipliant le taux d’occupation par l’ADR.
Le RevPAR offre une vue d’ensemble de la performance du bien en matière de revenus, en intégrant à la fois les niveaux d’occupation et les stratégies tarifaires. Cet indicateur oriente les décisions stratégiques en guidant les ajustements de prix et les actions marketing destinées à accroître les revenus globaux.
Les scores de satisfaction quantifient le niveau de satisfaction des voyageurs pendant leur séjour ; ils sont généralement mesurés au moyen d’enquêtes après le séjour ou d’avis en ligne. Ces scores reflètent l’expérience des voyageurs et la perception globale de la qualité et du service du logement.
Suivre les scores de satisfaction vous permet d’identifier les axes d’amélioration et de mettre en œuvre des stratégies pour enrichir l’expérience des voyageurs, ce qui se traduit par des avis positifs et des réservations répétées. L’analyse des données de satisfaction permet de mieux éclairer les décisions relatives à la gestion du bien, au personnel et aux équipements proposés aux voyageurs.
Le délai de réservation mesure le temps écoulé entre la date de réservation et la date d’arrivée des voyageurs. Il donne un aperçu des habitudes de réservation et vous permet d’anticiper les fluctuations de la demande.
Calculer le délai moyen de réservation aide à définir vos stratégies tarifaires et à adapter vos efforts pour cibler les voyageurs qui réservent longtemps à l’avance ou ceux qui réservent à la dernière minute.
En comprenant le délai de réservation, vous pouvez optimiser vos revenus en proposant des offres attractives pendant les périodes de faible demande ou en imposant une durée minimale de séjour en haute saison.
Le taux d’annulation indique le pourcentage de réservations annulées par les voyageurs avant leur date d’arrivée prévue. Des taux d’annulation élevés peuvent avoir un impact sur les revenus et l’occupation, en particulier lorsque les annulations interviennent peu de temps avant la date d’arrivée, ce qui laisse peu de temps pour relouer le logement.
Pour calculer le taux d’annulation, divisez le nombre de réservations annulées par le nombre total de réservations, puis multipliez par 100.
L’analyse des taux d’annulation aide à mettre en place des politiques visant à limiter les annulations, comme des conditions d’annulation flexibles ou l’exigence d’un acompte, et à ajuster les stratégies tarifaires pour atténuer les pertes de revenus.
La durée de séjour mesure le nombre moyen de nuits que les voyageurs passent dans votre logement par réservation. Elle renseigne sur le comportement et les préférences des voyageurs, ce qui vous aide à adapter vos stratégies marketing et vos incitations tarifaires pour encourager les séjours plus longs.
Pour calculer la durée de séjour, divisez le nombre total de nuits occupées par le nombre total de réservations. Comprendre la durée de séjour vous permet d’optimiser vos revenus en proposant des remises pour les séjours prolongés ou en ajustant la durée minimale de séjour pour attirer les voyageurs à la recherche d’un hébergement de plus longue durée.
Avant de configurer votre tableur pour suivre vos données financières clés, il est essentiel de définir des catégories financières claires. Ces catégories répartissent les transactions entre revenus, dépenses et éléments refacturables, ce qui structure vos documents financiers.
Parmi les catégories courantes :
Ajoutez-y toute autre dépense ou source de revenus propre à votre activité de location de courte durée. En définissant vos catégories financières dès le départ, vous garantissez la cohérence et l’exactitude du suivi et de l’analyse de vos données financières.
Pour organiser efficacement vos données financières, créez dans votre tableur des colonnes qui recueillent les informations essentielles de chaque transaction.
Par exemple :
La mise en forme conditionnelle améliore la lisibilité de votre tableur en appliquant automatiquement des règles de mise en forme selon des critères définis.
Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des informations importantes, repérer des tendances ou signaler d’éventuels problèmes. Par exemple, vous pouvez créer des règles qui affichent les valeurs négatives en rouge pour attirer l’attention sur les dépenses, ou utiliser un code couleur pour distinguer les différents types de transactions.
Grâce à la mise en forme conditionnelle, vous identifiez rapidement les informations et tendances clés de vos données financières, ce qui en améliore la lisibilité et l’analyse.
Utiliser des formules pour effectuer des calculs en temps réel et automatiser l’analyse des données est le moyen le plus rapide de créer un tableur précis et fiable. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction SUM pour calculer le total des revenus ou des dépenses sur une période donnée, ou calculer des moyennes, des pourcentages et d’autres indicateurs pour analyser la performance financière. Vous pouvez également utiliser des instructions IF pour classer les transactions selon des critères prédéfinis ou effectuer des calculs conditionnels.
Dans la section suivante, nous vous présentons les formules les plus importantes pour un tableur de location de courte durée.
SUM calcule la somme totale d’une plage de nombres, une fonction essentielle pour agréger vos données financières.
AVERAGE calcule la valeur moyenne d’un ensemble de nombres, ce qui est utile pour analyser les indicateurs de performance.
Compte les cellules d’une plage qui remplissent une condition donnée.
Effectue différentes actions selon des critères définis.
Syntaxe : =IF(test_logique, valeur_si_vrai, valeur_si_faux)
Recherche une valeur dans la première colonne d’un tableau et renvoie la valeur correspondante d’une autre colonne.
Syntaxe : =VLOOKUP(valeur_cherchée, plage, index, [est_trié])
Maîtriser ces formules permet une analyse efficace des données et des décisions éclairées pour améliorer la performance et la rentabilité de votre activité de location.
Utiliser un tableur pour suivre les finances de votre location de courte durée est non seulement efficace, mais c’est aussi la solution la plus économique si vous ne souhaitez pas investir dans un système plus complet comme un PMS. Avec les bonnes rubriques, formules et indicateurs, vous vous assurez que vos comptes sont équilibrés et que votre trésorerie est suivie avec précision, pour prendre des décisions plus éclairées.
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