Exemples de messages pour hôtes Airbnb : conseils et modèles gratuits

En tant que propriétaire, conciergerie ou gestionnaire immobilier spécialisé·e dans la location de courte durée, vous êtes sans doute conscient·e de l’importance d’avoir une communication claire et précise avec les locataires ayant choisi de profiter d’un de vos biens. En effet, au-delà de leur fournir un accueil et un logement irréprochables, vous avez tout intérêt à leur faire passer le maximum d’informations avant, pendant et après leur séjour. S’ils se sentent bien accompagnés tout au long de leur parcours voyageurs, il y a de fortes chances que les bonnes notes et commentaires suivent.

Nous vous proposons, ici, une sorte de guide de référence sur les exemples de messages de la part des hôtes en Airbnb, que vous pouvez mettre en place. Prêts à utiliser, ils vous font gagner un temps considérable et optimisent votre organisation. Grâce à eux et à d’autres outils, comme notre solution Minut, vous avez l'occasion de vous concentrer sur le développement de votre activité de manière plus efficace. Nous allons donc voir comment élaborer ces messages pouvant être programmés, quels sont les différents types que vous avez besoin d’envoyer et à quel moment. Il y a fort à parier que vous serez séduit·e par cette façon de fonctionner.

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1. Message pour accompagner un refus de réservation

Malheureusement, il arrive que vous ne puissiez pas honorer une demande de séjour de la part des voyageurs. Il y a, entre autres raisons à ce refus : 

• De mauvais commentaires sur les locataires en question, qui ne vous donnent pas envie de les accueillir chez vous ou dans l'hébergement que vous gérez. En prenant cette décision vous vous éviterez de potentiels désagréments (bruit, détérioration ou autre).
• Le fait que le logement choisi ne soit pas forcément adapté aux personnes désirant y poser leurs valises (animaux non acceptés, lieux qui ne conviennent pas aux enfants en bas âge, etc.).
• Une erreur qui se glisse dans votre calendrier de réservation et qui affiche le bien libre alors qu'il ne l’est pas.

Avec le plus tact et de politesse possibles, vous pouvez envoyer ce type de communication aux locataires éconduits : 

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Bonjour, [M ou Mme + nom du voyageur], 

Nous sommes ravis de l'intérêt que vous portez à notre propriété [Nom de la propriété].

Cependant, nous sommes désolés de ne pouvoir donner une suite favorable à votre  demande de réservation. 

En effet, 

[il n’est finalement pas disponible aux dates souhaitées] 

ou

[il n‘est pas adaptés aux enfants] 

ou encore 

[les animaux n’y sont pas les bienvenus]

Croyez bien que nous sommes désolés de cette situation et nous espérons vivement pouvoir vous accueillir en d'autres circonstances.

Bien cordialement, 

[Nom de l’hôte]

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Il est, en outre, fortement conseillé d’envoyer ce message dans les 24 heures suivant la demande des voyageurs afin, comme le rappelle Airbnb, de ne pas affecter votre taux de réponse. Ce dernier est nécessaire pour espérer atteindre le statut de Superhost.

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2. Message pour accompagner une validation de réservation

Dès qu’un voyageur à pris la décision de faire une demande sur un de vos biens, l'idéal est donc de lui signifier instantanément votre gratitude au travers de ce style de message : 

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Bonjour [prénom du voyageur], 

‍Un grand merci d’avoir choisi de venir passer un moment chez nous à [nom de la propriété].

Je suis [ prénom de l’hôte], votre hôte.

Je suis désormais à votre disposition pour répondre à toutes vos questions concernant votre votre séjour. Vous pouvez me contacter [via la messagerie Airbnb ou Minut] 

 ou 

[à : adresse mail] 

ou bien 

[par téléphone ou par sms au : numéro de téléphone].

Voici, d'ores et déjà, quelques informations à prendre en compte pour préparer au mieux votre arrivée. [indiquer les heures de check-in, des premières infos particulières sur l'itinéraire et peut-être s’il s’agira d’un accueil en personne ou d’une arrivée autonome avec la présence d'une boîte à clés ou d'une serrure connectée]. 

A très bientôt à [nom de la ville ou du village] 

‍Bien à vous, 

‍[prénom de l’hôte]

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Cela met immédiatement vos futurs locataires en confiance. Ils sentent rassurés et se disent qu’ils ont fait le bon choix en optant pour votre hébergement. Il est très important d'établir un lien immédiat avec les voyageurs, c'est de bon augure pour la suite de vos rapports avec eux.

3. Message avant l’arrivée des voyageurs avec les informations importantes

Il s’agit d’un message très personnalisé que vous pouvez envoyer quelques jours avant l’arrivée de vos locataires sur place (voire la veille) et dans lequel vous leur demandez des informations dont vous avez besoin pour organiser leur prise de possession des lieux (leur heure d'arrivée prévue, par exemple). Vous en profitez également pour leur transmettre toutes les recommandations, rappels de certaines règles et autres astuces pour faciliter encore plus leur entrée dans le logement. C’est un pré check-in en quelque sorte.

Voici une manière de le formuler : 

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Bonjour [prénom du voyageur],

Le Jour J approche à grands pas. 

Je suis encore fois ravi·e de vous accueillir du/au [ dates du séjour]  et vous remercie de votre confiance.

Afin de préparer au mieux votre arrivée, n’hésitez pas à nous fournir toutes les informations que vous pensez utiles de communiquer : 

• heure à laquelle vous pensez être sur place (pour rappel le check in se fait entre [plage horaire prévue]). 
• Vous pouvez également  nous rappeler le moyen de transport par lequel vous allez nous rejoindre (véhicule personnel, train, avion) ainsi que les numéros de vols, train ou autre, le cas échéant.

En outre, voici quelques informations pratiques concernant cette arrivée et votre séjour : 

• [Lien google map du logement].
• [différentes façons de rejoindre l'hébergement de la gare ou l'aéroport le plus proche ( taxis, transports en commun)]
• [Conditions de stationnement (place privée, adresse du parking le plus proche ainsi que toute astuce leur permettant de se garer facilement et à moindre coût)].
• je vous accueillerai en personne pour vous faire entrer dans le logement ou [emplacement de la boîte à clé + code d'ouverture de celle-ci] ou le code de déverrouillage de la serrure connectée vous permettant d'ouvrir la porte d’entrée est le suivant : [code]. Je vous rappelle que ce code ne fonctionnera qu’à partir de [heure].

Je reste évidemment disponible pour répondre à toutes interrogations concernant votre séjour. 

Bien à vous, 

Votre hôte [prénom de l’hôte]

4. Exemples de messages de la part d’hôtes en Airbnb : juste après l’arrivée

Dès que vos locataires ont investi les lieux, là encore, un petit message pour leur souhaiter un agréable séjour est du plus bel effet. Donnez-leur toutes les informations pratiques leur permettant de s’installer facilement sans qu’ils se sentent obligés de vous contacter. Indiquez-leur (ou rappelez-leur, si c’est déjà fait), quelques détails importants des règles à respecter. Vous pouvez leur dire que vous êtes équipé d’un capteur de bruit Minut, par exemple.

Type de message à envoyer : 

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Bonjour [ prénom du voyageur], 

J’espère que votre installation s’est bien passée et que le lieu est à la hauteur de vos attentes. 

Sachez que vous pouvez consulter toutes les informations pratiques concernant le logement sur le livret d’accueil qui se situe [emplacement du livret physique dans le logement ou lien vers livret d’accueil numérique]. Vous y retrouverez également les points de règlement à respecter pour que le séjour se déroule de la manière pour vous, votre famille et le voisinage.

Toutefois, voici déjà quelques renseignements essentielles : 

• [code WIFI]
• informations pour me contacter :  [numéro de téléphone, adresse email, lien whatsapp, etc.]

Encore une fois, je me tiens à votre entière disposition pour répondre à toutes vos questions et demandes diverses.

Je vous souhaite un excellent séjour.

Bien à vous, 

‍Votre hôte [prénom de l’hôte]

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N’hésitez pas à lire notre article sur la législation en matière de location saisonnière. Vous y retrouverez, entre autres, tout ce que vous pouvez mettre dans le livret d’accueil pour le rendre le plus complet possible et pratique pour les voyageurs.

5. Message pré-départ

Autre message type qu’il est important de créer pour vous occuper de vos voyageurs et vous assurer que tout se passe bien à différents moment de leur séjour : le petit mot la veille du départ. Celui-ci revêt un importance toute particulière car c’est le moyen d’avoir des premières impressions et un premier retour. N'ayez pas peur de leur demander si tout s’est bien passé, s’ils ont quelque chose à signaler. Il faut les enjoindre à vous communiquer tout ce qui les a séduits, évidemment, mais surtout ce qui les a peut-être interpellés. il s’agit de la dernière limite pour que vous puissiez résoudre un problème immédiatement. Cette façon de fonctionner vous évitera souvent de vous prendre un mauvais commentaire à

a posteriori : 

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Bonjour [prénom du voyageur]

Votre visite chez nous est sur le point de s’achever et je regrette déjà de vous voir partir.

J’espère que vous avez passé un agréable séjour parmi nous et que vous êtes satisfait de votre expérience à [nom de la propriété, hébergement]. 

N’hésitez surtout pas à me signaler la moindre chose dont vous souhaiteriez me faire part (une remarque, un problème rencontré, des point d'amélioration). Je me ferai un plaisir de pouvoir y répondre ou y remédier immédiatement, dans la mesure du possible. 

En effet, il est très important pour moi que votre satisfaction soit totale. Je serai donc à votre écoute jusqu'à la dernière minute.

Pour rappel, vous devrez quitter les lieux entre [heure et heure] et [indiquez les conditions pour rendre les clés, dans le cas d’un départ autonome]. 

Je vous souhaite une excellente fin de séjour et un bon retour. 

Bien à vous, 

Votre hôte [prénom de l’hôte]

6. Message d‘après-séjour pour demander un avis

Enfin, laissez les voyageurs rentrer tranquillement chez eux. Après quelques jours, envoyez-leur un message pour vraiment leur demander leur avis, impressions, commentaires, retours etc.

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Bonjour [prénom du voyageur]

J’espère que le retour chez vous s’est bien passé. J’ai été enchanté de vous accueillir dans notre propriété et espère vivement que vous reviendrez nous voir.

Dans le cadre de notre démarche qualité, puis-je vous demander de nous faire un retour sur votre séjour chez nous ? N’hésitez pas à nous donner vos impressions et commentaires sur votre expérience. En effet, cela nous permet de nous améliorer sans cesse et de toujours pouvoir proposer un hébergement de qualité aux voyageurs tels que vous. 

[Lien vers questionnaire de satisfaction éventuel]

Je vous remercie et vous souhaite une bonne continuation. 

Bien à vous, 

[Prénom de l’hôte]

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Il est bien évident que ces exemples de messages de la part des hôtes en Airbnb ne sont pas gravés dans le marbre. libre à vous de créer les vôtres. Faîtes donc profiter les voyageurs de votre  belle plume. Sachez qu’Airbnb vous permet de créer ces messages types et d'automatiser leur envoi au moment opportun.

Notre solution Minut , grâce à sa fonctionnalité Guest Connect vous donne la possibilité de programmer des messages types de départ et d’arrivée. Cela, afin d’améliorer sans cesse la communication avec les locataires, mais avec un minimum d’efforts de votre part. Rendez-vous sur le site Minut, pour vous renseigner sur notre offre.

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