Plusieurs éléments clés entrent en jeu dans la gestion d'une société de gestion immobilière efficace — pandémie ou non. Qu'il s'agisse de répondre rapidement aux demandes des voyageurs, de gérer à distance les tâches de votre équipe ou de mettre en place de nouveaux protocoles de nettoyage, ces responsabilités quotidiennes peuvent vite s'accumuler.
C'est pourquoi je partage cinq conseils sur la manière dont les sociétés de gestion immobilière peuvent utiliser la technologie pour épauler des équipes réduites, enrichir leur offre et atteindre une productivité maximale.
Si, avant la COVID-19, les demandes des voyageurs portaient sur les instructions d'arrivée ou des recommandations d'activités locales, les voyageurs s'informent désormais aussi sur les mesures prises pour préserver leur santé et leur sécurité. Communiquer de manière proactive est le meilleur moyen d'instaurer la confiance avec les voyageurs dans ce nouveau contexte. Cependant, gérer l'ensemble de la communication avec les voyageurs — surtout 24 heures sur 24 — prend du temps et devient fastidieux.
Les sociétés de gestion immobilière peuvent s'appuyer sur des outils d'automatisation pour envoyer des messages automatiquement, gagnant du temps sur les aspects les plus répétitifs du travail, tout en accélérant le taux de réponse, en améliorant l'expérience client et en augmentant la note de l'hôte.
Des modèles personnalisés et des réponses enregistrées permettent d'envoyer des e-mails de confirmation automatiques, de mettre en avant les équipements que vous proposez, de présenter les changements apportés à vos politiques d'annulation ou de partager des informations pertinentes sur les mesures prises pour donner la priorité à la propreté.
La messagerie automatisée peut aussi favoriser des expériences sans contact, comme la transmission d'instructions d'arrivée autonome ou d'un code d'entrée sans clé 24 heures avant l'arrivée. Après le séjour, un flux de messages automatisés peut servir à envoyer des remises ou des bons de réduction pour de futurs séjours afin d'inciter les voyageurs à laisser un avis.
La plupart des entreprises fonctionnant actuellement à distance, il peut être difficile de gérer les tâches de votre personnel de nettoyage, les visites d'entretien et tout ce qui se trouve entre les deux.
Numérisez vos opérations pour vous assurer que les tâches de votre équipe sont réalisées dans les délais. Les notifications en temps réel peuvent vous aider à attribuer et à suivre les tâches, à repérer les inefficacités et à optimiser la productivité de votre équipe — le tout à distance et en toute sécurité.
Les sociétés de gestion immobilière peuvent aussi recourir à la technologie pour harmoniser les normes de qualité et de propreté sur l'ensemble de leurs locations. Une technologie permettant de gérer le personnel de nettoyage à distance vous donne la possibilité de vérifier les nettoyages grâce à des photos de contrôle et à des rapports en temps réel. Vos opérations gagnent ainsi en efficacité et vous gagnez du temps, ce qui est essentiel lorsque vous vous concentrez sur ce qui compte le plus : la croissance.
Les voyages de dernière minute ont la cote en ce moment, de nombreux voyageurs réservant plus près de la date d'arrivée. En effet, en revenant sur le mois de septembre, les données de Guesty recueillies auprès de tous les principaux canaux de réservation, dont Airbnb et Booking.com, montrent que 15 % des réservations ont été effectuées le jour même et plus de 40 % dans un délai de 7 jours par rapport à la réservation elle-même.
Face à un afflux de réservations de dernière minute, il peut être facile de perdre de vue les tâches d'une importance cruciale entre la réservation et l'arrivée. Utiliser la technologie pour recueillir auprès des voyageurs toutes les informations pertinentes avant chaque séjour contribue à garantir une expérience fluide et agréable pour tous. Vous pouvez même envoyer automatiquement aux voyageurs des accords personnalisés reprenant vos conditions générales, à signer de façon numérique — ce qui réduit votre vulnérabilité à la fraude, vous aide à contester les fausses demandes de rétrofacturation et limite aussi les comportements indésirables des voyageurs.
Interpréter les données relatives à vos biens est essentiel à la réussite de votre activité, mais de nombreuses sociétés de gestion immobilière n'ont ni le temps ni les ressources pour s'asseoir et analyser les chiffres.
Les outils d'analyse peuvent vous aider à transformer les données de votre activité en informations exploitables. Quantifiez vos performances sous différents angles pour saisir la vue d'ensemble : revenus perçus, taux d'occupation, commissions par rapport au revenu net, et plus encore. Vous pourrez ensuite prendre des décisions éclairées pour votre activité.
L'analyse peut aussi servir à améliorer les opérations internes et à décomposer les tâches plus longues et plus chronophages. Et les données sur le nombre de personnes par réservation, leur âge ou leur origine peuvent vous aider à estimer le temps nécessaire pour nettoyer correctement un logement — par exemple, un voyageur d'affaires national par rapport à une famille de quatre personnes venant d'un autre État.
Les réservations directes constituent une stratégie tout à fait réaliste et rentable à adopter pendant la COVID-19 et à l'approche de la reprise, car elles offrent aux sociétés de gestion immobilière un autre moyen de diffuser leurs annonces, d'accroître la notoriété de leur marque et d'attirer des clients sans frais de canal.
De fait, nous avons constaté une hausse de plus de 150 % de l'utilisation de notre outil de site web de réservation directe de janvier à aujourd'hui. Ces données montrent que, pour faire face à la pandémie, les hôtes professionnels du monde entier se sont appuyés sur leurs propres canaux de réservation directe (plutôt que sur les seuls canaux de réservation en ligne tiers) plus que d'habitude afin de diversifier leurs canaux marketing.
Pour atteindre une diffusion et une visibilité maximales auprès des voyageurs potentiels, l'idéal pour les sociétés de gestion immobilière et les hôtes est de publier leurs biens à la fois sur les canaux de réservation et sur leurs propres sites de réservation optimisés pour le SEO. Les sites directs sont d'excellents outils pour construire une marque et peuvent constituer une bonne suggestion de réservation pour les visiteurs réguliers qui connaissent déjà l'hôte ou la société de gestion immobilière.
Les besoins opérationnels quotidiens d'une société de gestion immobilière sont aujourd'hui complexes. Qu'il s'agisse de comprendre les nouvelles restrictions de voyage, de répondre aux attentes fluctuantes des voyageurs ou d'expérimenter de nouvelles stratégies marketing, ces responsabilités peuvent avoir un impact majeur sur les performances de votre activité.
Pour fonctionner efficacement tout en se préparant au retour des voyages, les sociétés de gestion immobilière peuvent s'appuyer sur la technologie pour automatiser le plus de tâches possible, ce qui leur fait gagner du temps et, au bout du compte, améliore leur rentabilité.
Pour en savoir plus sur la gestion de votre activité de location de courte durée dans ce nouveau contexte, consultez le centre d'information Coronavirus de Guesty.
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