Arrivée autonome ou remise des clés : pour et contre

Pour développer votre conciergerie, arrivée autonome ou remise des clés : pour et contre de ces 2 solutions analysées point par point
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Minut
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February 5, 2024
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Arrivée autonome ou remise des clés : pour et contre

Dans cette industrie en perpétuelle évolution, il y a un sujet pouvant donner lieu à des discussions, parfois enflammées : quelle est la meilleure façon de gérer l’arrivée des voyageurs en location saisonnière ? Chez Minut, en tant que partenaire privilégié des professionnels du secteur, nous avons tout à fait conscience qu’il s’agit d’une préoccupation importante pour bon nombre d’entre eux. C’est pour cette raison que nous avons souhaité investiguer sur ce point.

Arrivée des voyageurs en location saisonnière : choisir son camp 

Le débat qui fait rage est donc de savoir s’il vaut mieux accueillir personnellement les locataires dans son hébergement ou bien privilégier un check-in autonome. D’ailleurs, peut-être avez-vous déjà un avis sur la question. Afin que vous puissiez vous faire une idée plus précise, nous allons donc tenter, dans cet article, de couvrir ce thème le plus largement possible en listant les bénéfices et les contraintes, pour chacune des solutions.

À travers quelques extraits d’échanges glanés sur les réseaux sociaux, vous pourrez également constater que les partisans de telle ou telle méthode ont des arguments valable pour mettre en avant leur point de vue concernant l’entrée de vacanciers dans leur logement en location de courte durée. 

1. Vous souhaitez opter pour une arrivée autonome des voyageurs en location saisonnière ?

Les avantages

Les conciergeries et autres spécialistes de la location de meublés de tourisme (et d’autant plus s’ils en gèrent un nombre important de logements) ont tout de suite vu l’impact positif que pouvait avoir cette arrivée en toute autonomie des voyageurs sur leur gestion et donc leur rentabilité. Parmi ces avantages on retrouve plusieurs choses.

De la souplesse et de la flexibilité 

En effet, cela permet des arrivées et des départs sept jours sur sept et 24 heures sur 24. Combien de propriétaires sont peut-être passés à côté de réservations car ils se trouvaient dans l’incapacité d’accueillir le gens en pleine nuit, par exemple. Dans une de discussion Facebook sur ce thème, nous retrouvons le témoignage de Magali, à la tête d’un conciergerie : « Nous avons souvent des personnes qui arrivent à 21h, voire plus tard, donc si le propriétaire souhaite faire de arrivées présentielles , ce n’est pas possible, du moins pour moi. Nous avons une vie quand même ! »

Permettre des réservations de dernière minute, même en pleine nuit 

On note une augmentation de ce genre de demandes ces dernières années. Grâce à une boîte à clé ou une serrure connectée, une personne qui décide de louer un appartement à minuit et qui souhaite y entrer une heure après, aura tout à fait la possibilité de le faire.

En finir avec les doubles de clés et une bénéficier d’une sécurité renforcée 

Un système d’ouverture intelligente, évite aux hôtes de se transformer en Passe-Partout de Fort Boyard avec un énorme trousseau à la ceinture. Cela offre, en outre, la possibilité de vérifier en temps réel, les allers et venues dans le logement. 

À noter que l’intégration de Minut à certaines solutions de serrures connectées permettent de synchroniser tous les logements de manière à ce que les locataires reçoivent automatiquement un code pin pour y entrer dès leur arrivée. De la même manière, pour la moindre intervention sur place (ménage, maintenance), plus besoin de se déplacer. Chaque collaborateur a son propre code et le gestionnaire pourra vérifier les heures de passage, par la même occasion. 

D’ailleurs, connaissez-vous les 5 meilleures serrures connectées pour vos Airbnb

Moins de stress pour les voyageurs 

Il peuvent faire la route tranquillement sans se soucier d’un horaire à respecter. Pour appuyer cela, Sofia souligne, toujours sur le groupe d’échange Facebook, que : « la majorité des voyageurs préfèrent une arrivée autonome pour se sentir plus libre d’arriver quand ils le souhaitent (surtout l’été avec les bouchons). 

Une facilité de gestion 

Ceci, grâce à l'automatisation possible en connectant son PMS/ Channel Manager à son système d'ouverture intelligente.  Mais aussi en connectant votre solution d’accès autonome, comme Igloohome par exemple, avec votre compte Minut, afin de partager automatiquement les codes d’accès avec les voyageurs avant leur arrivée. Découvrez nos intégrations pour faciliter votre gestion au quotidien.

Les inconvénients 

Certaines personnes peuvent être un peu effrayées par le recours à la domotique. leur réticence à l'utilisation systématique de nouvelles technologies se ressent par certains points négatifs qu'ils mettent en avant. 

L’investissement 

Dans le cas d’une conciergerie qui gère plusieurs dizaines, voire centaines de biens, il peut être assez lourd, au départ. La question est de savoir par qui cette charge doit-elle être supportée, la conciergerie elle-même ou le propriétaire ? Ce dernier peut en l'occurrence voir cet appel à contribution d’un assez mauvais œil.  En témoigne la réponse d’une propriétaire, manifestement contre l’idée d’avoir recours à des arrivées autonomes : 

       Si je devais payer un service de conciergerie, c’est pour se déplacer à ma place.

Donc évidemment que le déplacement doit se faire. Et sans supplément. Si vous ne faites pas la remise des clés, vous êtes payés pour faire quoi ? Si les logements sont trop loin pour que vous puissiez les gérer, vous pouvez toujours passer la main à une autre société. Ce n’est pas aux propriétaires de payer parce que vous faites le choix de vivre loin de vos lieux de travail.

Une position qui a le mérite d’être claire !

La gestion du matériel et sa maintenance 

Elles peuvent s’avérer assez contraignantes (et onéreuse) et nécessitent la mise en place d’une organisation efficace. Premièrement, pour son installation. Dans le cas des serrures connectées, même si certaines solutions sont faciles à mettre en place sans nécessairement l’intervention d’un technicien, cela prend du temps. 

Ensuite, il y a la question des piles ou des batteries de ces serrures (non, ça ne fonctionne pas par l’opération du Saint-Esprit). Le remplacement ou la recharge à échéances régulières demande aussi du temps pour éviter que le système ne cesse de fonctionner et laisse les voyageurs à la porte. Quel dommage d'avoir fait tout ça et d’être quand même obligé de se déplacer ! 

La configuration et la gestion logicielle demande également de la disponibilité et occasionne  un coût, sans compter sur les risques de bug ou de panne. 

Pour les boîtes à clés, il peut s’avérer assez fastidieux d’en changer le code entre chaque séjour.

Rien ne vaut un accueil personnalisé

Une arrivée autonome supprime le côté relationnel, très important pour beaucoup d’acteurs de l’industrie de la location saisonnière :

  • Certains voyageurs ont le sentiment que cette déshumanisation peut être synonyme d’un manque de considération de la part de l’hôte. Il apparaît, par ailleurs, que des notes plus faibles ont tendance à être attribuées aux hébergements ne proposant pas d'accueil en personne.
  • Les propriétaires ayant confié leur bien à une conciergerie éprouvent parfois des craintes quant à la certitude d’y avoir fait entrer des locataires respectueux. Sofia, que nous avons déjà citée plus haut, l’écrit très bien : « Je pense qu’il serait judicieux que vous vous demandiez aux propriétaires la raison pour laquelle ils souhaitent une remise de clefs en mains propres . j’imagine qu’ils souhaitent être rassurés quant à la sélection des voyageurs et au respect de leurs logements respectifs. »

Conflit avec la copropriété

La présence d’un pavé numérique contrôlant un système d’ouverture automatique sur une porte d’appartement, ça se remarque. De la même façon, un boite à clés, aussi bien dissimulée et discrète soit-elle, peut attirer l'attention. Les copropriétaires voyant d’un très mauvais œil la location Airbnb, sont susceptibles de mettre un frein au développement de cette activité dans leur immeuble ou quartier, lotissement, etc.

                     

2. Vous êtes plutôt tenté·e·s par une remise des clés en personne ?

Quels en sont les bénéfices ?

D’abord et avant tout, le contact humain

La location de courte durée est en effet, une activité dans laquelle le relationnel tient une place très importante. Les voyageurs ayant choisi ce mode de séjour, plutôt que de se rendre dans un hôtel, l’on peut-être fait pour jouir d’un endroit plus chaleureux et qui leur ressemble davantage. Un peu comme s’ils rendaient visite à une connaissance. Dans ce cas, il est primordial de leur offrir un accueil personnalisé afin qu’ils sentent à l’aise et surtout considérés, dès leur arrivée.

La possibilité une relation de confiance

Le fait de leur souhaiter la bienvenue de vive voix, fait partie intégrante d’un parcours voyageurs réussi. S’ils voient, dès le début que l’hôte a fait l’effort de se déplacer pour venir à leur rencontre, ils se disent que son séjour s’annonce sous les meilleurs auspices. Ils se sentent rassurés et complètement prêts à profiter de leur temps passé sur place. Ils sont beaucoup plus enclins à faire attention au lieu et aux équipements. Cette relation pourra, en outre, déboucher sur beaucoup d'autres réservations de leur part , garantissant des revenus réguliers au propriétaire et donc à la conciergerie.

Détecter les potentiels locataires à risques 

Via cette remise des clés en personne, beaucoup d’hôtes ont la possibilité de s’assurer que les nouveaux arrivants seront des locataires respectueux. Ils peuvent également vérifier qu’ils ne débarquent pas à plus que prévu. Il leur est également plus facile de vérifier leur identité. La visite des lieux qui suit en général, permet aussi de rappeler toutes les règles à suivre que le bon déroulement de leur séjour. Par exemple : 

  • L'interdiction de la cigarette en intérieur.
  • Le fait de ne pas mettre de machine à laver en route en pleine nuit.
  • et le plus important, les fêtes qui sont totalement interdites.

A ce propos, avez-vous cet exemple de règlement intérieur Airbnb proposé par Minut

Sur ce dernier point, nous nous permettons de rappeler que notre capteur de bruit Minut est une solution de détection de nuisances sonores, et de fumée (entre autres) très efficace. Elle a déjà conquis beaucoup de professionnels du secteur. Le fait de pouvoir contrôler l’occupation d’un logement (tout en garantissant la vie privée des voyageurs puisque le système n’enregistre aucune conversation) et surveiller la température et l’humidité apporte un niveau optimal de protection.

Quels sont les inconvénients ?

Temps à allouer

le proverbe bien connu : « le temps, c’est de l’argent » prend vraiment tout son sens en location saisonnière. En effet, le temps que passent les aficionados de la remise des clés en main propre à attendre certains voyageurs peu pressés de prendre possession des lieux, c’est celui qu’il pourrait mettre à profit pour développer leur activité, par ailleurs. Sofia, notre gérante de conciergerie explique pourquoi elle a abandonné cette politique : « Bien que nous aimions la relation voyageur, nous avons peu à peu mis en place des arrivées autonomes pourquoi ? Énormément de temps perdu à attendre les voyageurs, qui arrivaient dans 95 % des cas, en retard. »   

Coût de la sous-traitance

Il est vrai que des gestionnaires ont pris le parti de confier cet accueil des locataires à des collaborateurs externes. Cependant, il faut savoir que cette solution à un prix, qui peut s’avérer beaucoup plus élevé que de proposer des arrivées autonomes. Cela peut faire gonfler la note des propriétaires faisant appel à une conciergerie. Alexandra le précise d'ailleurs dans son commentaire : « Ma conciergerie me prend 40 € pour entrée/sortie des locataires, remise des clefs et contact sur place en cas de besoin. »

Problématiques de départs et des arrivées à des horaires particuliers

Dans le meilleur des mondes, les gens seraient tous à l’heure. Ils ne subiraient aucun retard, d'avion,  de train, ou de taxi. Ils ne seraient pas non plus fortement retardés par le l'obligation de s’arrêter dix fois sur 15 km, car le petit dernier a le mal des transports. il est bien évident que cela se passe rarement de la sorte. Les hôtes ont plutôt tendance à être confrontés à des demandes d’arrivée tardive (voire nocturne)  ou de départ très tôt le matin (voire nocturne également), pas évidentes à gérer en tant que partisan des remises de clés en personne. Surtout avec un nombre conséquent d’hébergement : « difficile de réaliser des check-in/out en présentiel avec une vingtaine de biens. » Sofia (encore elle).  

Manque de flexibilité

Les personnes ayant choisi un accueil personnalisé sont donc dans l'obligation de faire preuve de plus de rigidité dans les horaires demandés pour les arrivées et les départs. ils sont cependant encore tributaires des certains imprévus. Magali résume une situation qui manifestement lui est arrivée plus d’une fois : « Les voyageurs arrivent rarement à l’heure prévue et même quand ils arrivent en retard et que vous êtes sur une autre entrée, qui elle, est arrivée à l’heure ou en avance, c’est limite si on ne vous insulte pas ! » Et elle termine par un franc et massif : « Maintenant, c’est terminé ! »

Vous avez maintenant toutes les informations pour vous permettre de pencher vers l’une ou l’autre manière de concevoir l’arrivée des voyageurs en location saisonnière. Quel que soit votre choix, sachez que Minut aide toutes les conciergeries qui le souhaitent, à protéger et développer leur entreprise.

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