Rationaliser ses opérations en location de courte durée

La location saisonnière est un des secteurs économiques les plus dynamiques et porteurs de ces dernières années. De nombreux·ses gestionnaires et autres conciergeries s’aperçoivent, non sans une certaine pression, de la nécessité de trouver la bonne formule pour mener à bien leur activité. Si certain·e·s décident de se lancer dans l’aventure, en tâtonnant, ils risquent de faire beaucoup d’erreurs avant d’arriver à tirer profit de leur logements au maximum. Une perte de temps qui peut leur coûter assez cher. D’autres, en revanche, prennent le parti de se rendre sur des salons et congrès dédiés aux professionnels de l’industrie, par exemple. Parmi les plus connus, on peut citer celui du CLF ou encore le Scale France.

Ces événements rassemblent, en effet, toutes les solutions qui vont permettre d'optimiser ses revenus et donc d'augmenter sa rentabilité. Cependant, avec le choix du logiciel, PMS ou channel manager pour lesquels il faut choisir les meilleures options et celui qu’il est nécessaire de faire au niveau matériel, il existe  un risque accru d'accumuler des technologies différentes qui ne sont pas interopérables à 100 %. Nous vous proposons donc de revenir sur les bonnes décisions à prendre ainsi que les outils à votre disposition pour rationaliser ses opérations en location de courte durée. En d’autres termes, comment faire pour améliorer le processus qui permet de rester compétitif tout en offrant une expérience voyageur de qualité.

1. Rationaliser ses opérations en location de courte durée grâce à l’automatisation

Se servir de la technologie pour réduire les tâches manuelles et les erreurs qui en découlent, telle est l’un des clés de la rationalisation. Il existe différents outils qui permettent de gérer les réservations, les paiements, la communication avec les clients et la coordination du nettoyage et de la maintenance.

Le choix du PMS et/ou du Channel Manager adéquat est le passage obligé pour automatiser sa conciergerie ou n'importe quelle activité de gestion locative. Cela permet un gain de temps considérable. Il est effet possible, via un PMS, de gérer : 

• Toutes ses réservations. Elles sont toutes centralisées.
• Les enregistrements des arrivées et des départs des locataires.
• La tarification de tous ses logements.
• La communication avec les voyageurs.

En fonction du logiciel adopté, on peut également ajouter plusieurs options pour faciliter sa gestion des tâches, la facturation ou encore le travail en équipe.

Le channel manager, quant à lui, permet de synchroniser ses calendriers de réservations entre les plateformes sur lesquelles se trouvent les hébergements (Airbnb, par exemple) et son PMS. Cela évite les doublons. En outre, ces synchronisations peuvent aussi intervenir sur plusieurs points concernant les logements, tels que : 

• les tarifs ; 
• les descriptions ; 
• les photos ;
• les équipements ;
• etc.

Plus son portefeuille de biens disponibles sur le marché s’étoffe, plus il est judicieux d’automatiser un maximum d’aspects comme la surveillance des biens et la mise en place de solutions d'arrivées autonomes sur les lieux, nous verrons cela un peu plus bas.

Avez -vous lu notre guide pour maximiser vos revenus en tant que gestionnaire de location saisonnière ? 

2. Optimiser ses plannings

Revenons un instant sur la façon de gérer ses différents calendriers. Ceux qui concernent les séjours des locataires à proprement parler, mais également ceux ayant attrait aux diverses tâches à effectuer dans les logements. Leur optimisation permet d'avoir une vision globale de tout ce qu’il se passe ou va se passer avant, pendant et après la présence des voyageurs. En effet, des plannings bien conçus et bien organisés sont les outils essentiels qui permettent un gestion fluide et rapide de son activité de professionnel·le de la location en courte durée. On peut donc différencier deux types de plannings : 

• Le planning d’occupation. Il permet de bien visualiser les séjours. Il est conseillé de ne pas trop mettre d’informations dans celui-ci car cela nuirait à sa clarté. 
• Le planning des opérations , à savoir, là où sont regroupées toutes les tâches à effectuer vis à vis du logement : dates et heure d’arrivées et de départ des occupants pour prévoir leur accueil, les sessions de nettoyage et/ou de maintenance éventuelle, le réassort de certains produits (papiers toilettes et autres), les demandes particulières de certains voyageurs, etc.

Ces calendriers doivent être lisibles et consultables facilement pour avoir un meilleur suivi des besoins des locataires et y répondre de la meilleure des manières..

L’optimisation de ses plannings présentent les avantages suivants : 

• Une gestion du temps bien plus efficace.
• Une rentabilisation des ressources matérielles et financières de sa conciergerie.
• Une communication facilitée entre les différent·e·s collaborateur·trice·s amené·e·s à intervenir dans le bien (hôte·sse, agent de nettoyage ou de maintenance, et autres).
• Et de ce fait, la satisfaction et la fidélisation des voyageurs.

Pour rappel, un Channel Manager, comme Smoobu, par exemple, permet la synchronisation et la gestion complète et efficace de ces plannings.

3. Recourir à la tarification dynamique

Cette stratégie commerciale repose sur le fait d'ajuster les prix de ses propriétés en location saisonnière en fonction de plusieurs facteurs : 

• L'offre et de la demande.
• Les conditions du marché, à savoir la saisonnalité ou encore l’organisation de certains types d'évènements susceptibles d’influer sur le nombre de visiteurs dans la région.
• Les préférences des clients en termes de type de logements, équipements, etc.
• La zone géographique.
• La concurrence.

Avant de fixer les tarifs de ses biens, tout bon gestionnaire doit être parfaitement conscient de ce qu’ils lui coûtent, que ce soit en termes d’aménagement propre à accueillir les voyageurs dans les meilleures conditions ou encore les frais de fonctionnement et d’entretien.

Pour un tarification dynamique efficace, il est conseillé de : 

• Définir des paramètres de base, tels que le prix minimum et maximum, le taux d'occupation cible, le délai d'ouverture des réservations, entre autres..
• Suivre l'évolution du marché et des tendances des voyageurs, et ajuster ces paramètres si nécessaire.
• Analyser les résultats obtenus avec la tarification dynamique, et les comparer avec ses résultats antérieurs.
• Choisir un outil de tarification dynamique qui correspond le mieux à ses besoins et à son budget. 
• Dans le cas de l'utilisation d’un channel manager, connecter son outil à celui-ci pour synchroniser ses  prix sur tous ses canaux de distributions (Airbnb et autres plateformes).

Une solution comme celle de PriceLabs (mais ce n’est pas la seule) aide ceux qui le souhaitent à adapter au mieux leurs tarifs, notamment : 

•  En collectant des informations, c’est-à-dire en récupérant les prix et les disponibilités des logements proposés sur les plateformes de réservations (Airbnb, Booking.com) dans le monde entier. Mises à jour au quotidien, elles servent de base à des recommandations tarifaires.
• En générant les prix de leurs hébergements. Cela, en analysant des données telles que leurs performances passées, leurs caractéristiques, leur situation géographique et leur prix de base. En faisant de même avec toutes les propriétés aux alentours, des recommandations de prix encore plus précises sont disponibles. À noter de que toutes ces données sont récoltées via Airbnb ou le PMS utilisé.
• En établissant des règles dynamiques de prix et de nuitées minimum. Il est possible de définir un nombre minimum de nuitées pour les futures réservations, l'adapter en fonction des trous dans son calendrier ou encore le réduire en dernière minute.

Enfin, il est bon de rappeler qu’en automatisant le processus de fixation des prix, au lieu de le faire manuellement, on gagne en efficacité en s’épargnant du stress et en se dégageant du temps.

4. Communiquer efficacement avec les voyageurs

Comme dans beaucoup de domaines, de bonnes relations passent inévitablement par une communication adaptée.  En ce qui concerne celle avec les personnes séjournant dans son hébergement en location saisonnière, elle doit être claire et précise. En effet, il est on ne peut plus recommandé de leur faire passer le maximum d’informations à toutes les étapes de leur parcours voyageur (avant, pendant et après le séjour). Ils doivent se sentir parfaitement accompagnés pour profiter au mieux des lieux et être plus enclins à laisser de bons commentaires. L’idéal est donc de savoir quels messages préparer et quand les envoyer, toujours dans un souci de rationalisation de ses opérations. Voici quelques exemples : 

• Un message de validation de la réservation en n’oubliant pas de remercier le ou la futur·e locataire d’avoir choisi son bien. Cette première prise de contact est essentielle pour la suite de la relation.
• Un message avant l’arrivée avec les informations importantes concernant le trajet, l’heure d’arrivée, les conditions d’accueil ainsi que toutes celles jugées nécessaires à une prise de possession des lieux sans encombre.
• Un message juste après l’arrivée pour s’assurer que tout se passe bien et, encore une  fois, signifier aux occupants qu’ils peuvent compter sur leur hôte.  
• Un message de pré-départ. On remercie les voyageurs d’avoir choisi son logement et on s’en sert pour recueillir leurs premières impressions quant à leur visite.
• Un message d’après séjour pour avoir un retour plus circonstancié des quelques jours passés dans sa propriétés et obtenir un note qui permet de voir le nombre de nouvelles demandes augmenter par la suite.

Vous pouvez vous renseigner plus en détail sur les exemples de messages à envoyer.

5. Sécuriser les lieux 

Pour qu’un logement puissent accueillir un maximum de voyageurs et voyageuses dans les meilleures conditions et donc être une source de revenus à plus long terme possible, il faut analyser les risques potentiels liés à cette activité, pour  : 

• l’hébergement ;
• les locataires ;
• le voisinage.

Une fois bien déterminés, il faut prendre les décisions qui s’imposent en matière de sécurisation des lieux. Outre le fait d’éviter de laisser des objets ou équipements trop fragiles, susceptibles d'être cassés ou détériorés trop rapidement, il est préconisé de tout mettre en œuvre pour que chaque séjour se déroule sans problème. Cela passe par l’installation de systèmes de sécurité, tels que : 

• Des barrières ou une alarme pour une piscine (c’est la loi, en l’occurrence).
• Des détecteurs de fumée.
• Ou encore des extincteurs.

Il est également de plus en plus fréquent, pour certains professionnels  d'utiliser des serrures connectées (type Nuki ou Igloohome ). Elles permettent de donner accès au logement sans avoir à se déplacer et de contrôler les allers et venues dans celui-ci 

L’autre gros point d'attention est celui de la prévention et du contrôle des nuisances sonores dûes à des fêtes non autorisées ou juste à un nombre trop important d'occupants dans le logement. Des comportements néfastes pour le bien, les voyageurs et les voisins.

Là encore, des solutions pour anticiper ce genre de débordements existent, comme des capteurs de bruits ou autres systèmes de contrôle. Il faut évidemment bien faire attention à ce que ces outils soient en conformité avec les nouvelles règles de surveillance en Airbnb. 

6. Utiliser Minut et toutes ses fonctionnalités

L’outil que nous avons développé, chez Minut, allie plusieurs fonctionnalités qui permettent une gestion efficace des logements voués à la location de courte durée : 

• La surveillance du bruit en intérieur.  Ce n’est ni une caméra, ni un enregistreur. Notre capteur contrôle uniquement le niveau de décibels des lieux, ce qui garantit, conformément aux règles imposées, le respect total de la vie privée des occupants.
• La surveillance des nuisances en extérieur. Les autres habitants de l’immeuble ou du quartier verront le risque de se faire déranger par des voyageurs trop bruyants( devant la porte d’entrée, dans le jardin ou sur la terrasse) grâce à notre détecteur tout-en-un qui analyse les bruits, même dans les espaces à ciel ouvert.
• La détection de fumée de cigarette. Le système vous alerte en cas de non-respect de l'interdiction de fumer. L’intelligence artificielle qui gère cela sait, d'autre part, bien faire la différence entre les émanations de cigarettes et celles engendrées par un plat trop cuit dans le four. Pas de fausses alertes, donc.
• Le contrôle de l’occupation. Notre système détecte le nombre d’appareils connectés présents dans le logement sans analyser leur contenu, évidemment. Un bon moyen de prévenir les fêtes non autorisées en préparation.
• Le contrôle de la température pour le confort des voyageurs et la facture d’énergie.
• Un détecteur de mouvement qui garantit la sécurité des lieux quand ils ne sont pas occupés.
• L’API Minut qui permet de connecter toutes ses propriétés à son PMS.

Il est important, enfin, d’évoquer 2 dernières possibilités qu’offre notre solution complète MInut : 

• Guard Assist. Un outil de résolution des nuisances sonores automatisé qui envoie, sur place, des agents spécialement formés pour stopper le bruit et éviter les débordements et les conflits très rapidement. C'est un service disponible 24h/24 et 7J/7.
• Call Assist. Grâce à cette option, un opérateur spécialisé entre en contact avec les voyageurs bruyants dès constatation du dépassement du niveau sonore autorisé. Il le fait à la place du gestionnaire ou de la conciergerie. 

Pour terminer, il est important de noter que nous sommes, chez Minut, intégrés à plusieurs outils comme des systèmes de gestion, des OTA. En bref, tout ce qui peut faire gagner du temps, améliorer l'expérience voyageur et rationaliser ses opérations en location de courte durée.

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