7 outils essentiels pour optimiser votre conciergerie

Découvrez les technologies et 7 outils pour maximiser les performances de votre conciergerie, améliorer l'expérience des voyageurs et protéger vos logements.
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January 22, 2024
6
min
7 outils essentiels pour optimiser votre conciergerie

Pour rester une entreprise de location de vacances compétitive et en pleine croissance, vous avez besoin de processus très efficaces que vous pouvez facilement reproduire au fur et à mesure que votre portefeuille s'agrandit.

Mais comment pouvez-vous garantir la même qualité de service et d'expérience voyageur lorsque vous prenez en charge 5, 10, 20 nouvelles annonces ou plus ?

Dans cet article, nous examinons la technologie de location de vacances dont vous avez besoin pour gérer et développer durablement votre conciergerie, afin de réduire votre charge de travail et votre stress, d'éliminer les erreurs telles que les nettoyages manqués, de protéger vos propriétés contre les fêtes et les effractions et, au travers de tout cela, d'offrir à vos voyageurs un séjour encore plus agréable.

Vous allez donc bientôt le savoir :

  • Les meilleurs outils du secteur, leur mise en œuvre et intégration
  • Pourquoi ces outils sont-ils si importants pour la réussite de votre entreprise de location de vacances ?
  • Comment améliorer l'efficacité, le taux d'occupation et les revenus ?
  • Comment gagner en visibilité sur l'ensemble de votre portefeuille immobilier ?

La valeur commerciale de la mise en place de technologies pour vos locations de vacances

Grâce à un logiciel de gestion immobilière soigneusement intégré, vous pouvez améliorer votre activité de location de vacances dans quatre domaines clés :

  1. Expérience des voyageurs
  2. Efficacité opérationnelle
  3. Réduction des risques
  4. Évolutivité

Par exemple, grâce à des messages programmés et à un guide numérique, vous pouvez fournir aux voyageurs des informations sur leur séjour qui les aideront à profiter de votre propriété et de la région. En outre, il s'agit de communications que vous pouvez automatiser, ce qui vous permet de gagner du temps.

Grâce à ce gain de temps, vos opérations sont plus évolutives et vous pouvez développer votre activité sans alourdir vos tâches manuelles, ce qui limiterait votre capacité à gérer davantage de propriétés.

De même, les technologies adaptées aux locations de vacances réduisent les risques d'erreur humaine pouvant conduire par exemple à une double réservation, peuvent détecter les problèmes de sécurité ou de bruit et automatiser une réponse adaptée. Mais aussi, cela peut vous permettre d'établir des offres plus larges et de fixer des prix plus compétitifs.

Grâce aux sept outils présentés ci-dessous, vous pourrez :

  • Automatiser les processus pour gagner du temps et réduire les coûts
  • Optimiser vos besoins en personnel
  • Minimiser les erreurs humaines qui constituent un risque pour l'entreprise
  • Avoir une meilleure visibilité sur votre portefeuille immobilier
  • Protéger vos biens, prévenir les dommages et éviter les plaintes des voisins
  • Améliorer l'expérience des voyageurs
  • Améliorer les revenus, le taux d'occupation et la rentabilité
  • Accéder à des données pour l'établissement de rapports et l'analyse

Top 7 des outils technologiques pour location de vacances pour une meilleure expérience des voyageurs et de vos propriétaires

Consultez cette liste des technologies essentielles à la location de vacances afin de maximiser les performances de votre entreprise, de développer votre portefeuille, de protéger vos biens et de réduire votre charge de travail, ainsi que la AGLV (l'Angoisse du Gestionnaire de Location de Vacances)

1. Système de gestion des biens

Votre système de gestion immobilière (PMS) est votre tour de contrôle pour la gestion des biens et des réservations. Lorsque vous démarrez une activité de location de courte durée (LCD) avec une poignée de propriétés, vous n'avez probablement pas besoin d'un PMS ou Channel Manager.

Mais lorsque votre portefeuille immobilier s'agrandit et que vous commencez à accepter des réservations provenant de différentes plateformes, il devient de plus en plus important de coordonner vos dernières informations de réservation et de tirer parti des diverses fonctionnalités offertes par les PMS. Il s'agit notamment de synchroniser vos annonces, de coordonner l'attribution des tâches et de centraliser la messagerie des voyageurs.

Cependant, à mesure que vos opérations s'étendent au-delà de 20 annonces, vous aurez probablement besoin d'outils plus spécialisés pour gérer efficacement votre équipe, vos voyageurs et votre entreprise - les plus importants d'entre eux sont présentés ci-dessous.

Multiple PMSs with brand logos that integrate with Minut

Minut s'intègre à votre PMS pour utiliser les données de réservation afin que vous puissiez améliorer l'expérience voyageur et automatiser les tâches manuelles.

Voici ce qu'il faut rechercher dans un PMS complet pour la gestion des LCD :

  • Intégrations avec les principales plateformes de réservation en ligne (OTA) comme Airbnb, Booking.com, TripAdvisor et Vrbo (Abritel) afin que vous puissiez gérer votre pipeline de réservations et partager des données de réservation clés avec d'autres logiciels de location de vacances utilisés dans votre pile technologique (comme Minut !).
  • Les intégrations avec les plateformes de réservation vous permettent de diversifier votre distribution et de rester parfaitement coordonné sans risquer de faire des doubles réservations.
  • Le traitement des paiements vous permet de gérer facilement les encaissements, cautions, les remboursements et la facturation automatisée.
  • Gestion des tâches, opérations et de la maintenance. De nombreux PMS disposent de leurs propres outils de gestion des tâches et de programmation, mais vous aurez probablement besoin d'un logiciel spécialisé au fur et à mesure que vous vous développerez.
  • Des outils de rapports et d'analyse vous permettent d'examiner facilement les performances et de partager des données sur les taux d'occupation, les recettes et les tendances en matière de réservation avec les clients propriétaires actuels et potentiels.

Voici quelques-uns des principaux PMS qui s'intègrent à Minut :

  • Avantio
  • Guesty
  • Lodgify
  • Hostfully
  • Streamline

Pour une vue d'ensemble des partenaires intégrés à Minut, voir notre page Intégration.

2. Channel Manager

Alors que la plupart des PMS jouent le rôle de channel manager en synchronisant votre calendrier de réservation sur plusieurs plateformes, vous pouvez avoir besoin d'une solution spécialisée pour élargir davantage le nombre de sites de réservation sur lesquels vous vous distribuez.

En plus de vous connecter à des dizaines, voire des centaines de canaux de réservation - y compris les principaux OTA ainsi que des sites de niche pour des publics spécifiques (comme les nomades numériques, les végétaliens, les randonneurs ou les réservataires de dernière minute) - les channel manager vous permettent de mettre à jour facilement vos annonces avec des descriptions de propriétés, des images et des règles de la maison, et d'aligner les tarifs et les disponibilités.

Vous pouvez également utiliser les channel managers pour synchroniser les propriétés à plusieurs unités. Ainsi, que vous louiez une seule unité ou l'ensemble de la propriété, il est facile de superviser l'affectation des voyageurs et d'éviter les doubles réservations.

Hosthub multi-calendar view in the dashboard and mobile app

Les channel managers vous permettent de gérer la distribution sur plusieurs plateformes de réservation à partir d'un seul endroit.


Voici ce qu'il faut rechercher chez un channel manager :

  • Intégration avec votre PMS
  • Intégration avec de multiples plateformes de réservation, y compris les principaux OTA, les sites de niche et les plateformes de réservation plus locales (office de tourisme par exemple).
  • Des solutions pour les propriétés individuelles et multiples afin que l'attribution des annonces soit simple et synchronisée entre les différents canaux.
  • Calendrier de réservation avec mise à jour de l'inventaire en temps réel afin de minimiser les risques de double réservation.
  • Un seul endroit pour gérer toutes vos annonces, y compris les descriptions des propriétés, les images, les équipements, les événements locaux, les disponibilités et les tarifs.
  • Options de personnalisation : outre la synchronisation des données, vous pouvez commercialiser et fixer des prix pour des publics spécifiques par canal - par exemple, pour tenir compte des différences de taux de commission entre les canaux (vous pouvez proposer un prix inférieur sur votre site de réservation directe) ou pour cibler les intérêts d'un public de niche.

Voici trois des meilleurs channel manager LCD à prendre en considération :

  • Rentals United
  • NextPax
  • Staah

3. Surveillance du bruit et protection des biens

Les serrures intelligentes (ou serrures connectées) peuvent vous indiquer qu'un voyageur s'est enregistré, mais comment savoir s'il fait la fête à deux heures du matin, s'il dérange les voisins ou s'il fume dans le salon ?

Avec un système complet de surveillance des bruits qui inclut la surveillance de l'occupation et la détection de la fumée de cigarette, vous pouvez le faire :

  • Protégez vos logements contre les dégradations
  • Veiller à ce que les règles les plus importantes de la maison soient respectées
  • Évitez d'avoir à gérer les plaintes des voisins

The standalone Minut device

Le capteur Minut est rapide à installer, facile à utiliser et vous offre de multiples fonctionnalités de protection de la maison et de l'expérience voyageur.

En prenant le capteur autonome de Minut comme exemple, cette technologie de surveillance pour votre location saisonnière vous permet de personnaliser les seuils de surveillance par logement et par heure de la journée, de sorte que vous serez automatiquement alerté lorsque les niveaux de décibels sont trop élevés pendant une période prolongée (vous ne serez donc pas alerté pour un seul claquement de porte au milieu de l'après-midi, par exemple).

De même, vous pouvez personnaliser la détection d’occupation pour vous alerter si le taux d'occupation dépasse votre limite pour un logement particulier, et enfin, recevoir une alerte immédiate lorsque de la fumée de cigarette est détectée par la technologie unique d'apprentissage automatique de l'IA de Minut.

Avec un capteur multifonctionnel comme Minut, vous pouvez également détecter les dangers, réduire les coûts en surveillant la température et être alerté en cas d'effraction ou d'autres événements liés à la sécurité de vos logements.

Pour gérer efficacement des dizaines de logements, cependant, vous avez également besoin d'un moyen d'automatiser la façon dont vous gérez les voyageurs.

Ainsi, Minut automatise l'envoi de messages aux voyageurs lorsqu'un problème est détecté, vous permet de programmer des messages tels que des informations sur l'enregistrement ou le départ, et propose Call Assist et Guard Assist (Guard Assist n'est actuellement disponible qu'aux États-Unis et au Royaume-Uni), qui mettent à disposition des opérateurs formés et des experts en sécurité pour gérer la communication avec les voyageurs en votre nom.

Voici ce qu'il faut rechercher dans un détecteur de bruit tout-en-un :

  • Surveillance du bruit et de l'occupation en toute confidentialité
  • Détection de la fumée de cigarette
  • Détection des risques environnementaux
  • Surveillance du bruit à l'épreuve des intempéries pour les espaces extérieurs
  • Détection de sabotage des appareils
  • Détection des bris de vitre
  • Détection de mouvement
  • Alarme à domicile
  • Alertes automatisées et messages aux voyageurs
  • Messagerie programmée pour les voyageurs
  • Services professionnels de gestion des voyageurs

4. Logiciel de tarification dynamique et de gestion des revenus

Les outils de tarification dynamique se connectent à votre PMS pour automatiser et synchroniser vos tarifs sur la base d'informations de marché provenant de milliers de points de données, notamment :

  • Saisonnalité
  • Les tendances locales de la demande, qui peuvent fluctuer en raison d'événements spéciaux ou en fonction de vos équipements.
  • Délai d'exécution (délai entre la date d'enregistrement et la date de réservation)
  • Analyse de la concurrence afin, par exemple, d'éviter que d'autres locations de vacances locales ne soient trop chères.

Vous pouvez également utiliser votre outil de tarification dynamique pour définir des règles de tarification personnalisées afin de ne jamais descendre en dessous d'un tarif de base donné, de prendre en considération la durée du séjour ou d'offrir des réductions lorsqu'il n'y a qu'une seule nuit disponible (écarts orphelins).

La tarification dynamique vous fait gagner du temps et vous aide à rester compétitif quelles que soient les conditions du marché.

Parallèlement, les outils de gestion des revenus vous fournissent des données qui vous permettent de mieux comprendre les tendances tarifaires et les facteurs influents, de sorte que vous pouvez non seulement gérer vos tarifs avec plus de précision, mais aussi créer des budgets trimestriels, mieux gérer vos coûts et générer des rapports prédictifs pour l'analyse comparative et l'analyse des performances.

Comme vous pouvez le constater, l'utilisation de ces outils peut vous plonger dans des domaines très sophistiqués de la gestion des locations de vacances, mais les outils eux-mêmes sont conçus pour être simples à utiliser, de sorte qu'il n'est pas nécessaire d'être un expert en analyse de données pour en tirer des informations précieuses et améliorer la rentabilité.

Voici ce qu'il faut rechercher dans les outils de gestion des revenus et de tarification dynamique :

  • Intégration avec votre PMS
  • Analyse des données du marché, y compris la tarification des concurrents, les tendances de la demande, le suivi des événements et les données historiques
  • Options de personnalisation : tarifs minimums et maximums, tarifs pour la durée du séjour et tarifs spéciaux pour les événements particuliers.
  • Analyse des délais d'exécution pour aider à maximiser les revenus et les taux d'occupation
  • Mise à jour des prix en temps réel
  • Rapports et analyses solides
  • Interface simplifiée : il n'est pas nécessaire d'être un expert en données pour utiliser la plateforme.
  • Ressources d'assistance et de formation pour vous permettre de tirer le meilleur parti de l'outil

Outils de tarification et de gestion des revenus de la location de vacances à prendre en compte :

  • Beyond
  • PriceLabs
  • Airdna
  • KeyData

5. Gestion de l'entretien et de la maintenance

Les opérations sur le terrain sont l'un des domaines les plus exigeants de la gestion de propriétés de location de vacances.

En ce qui concerne l'entretien ménager et la maintenance, vous devrez notamment coordonner le nettoyage avec vos dernières informations de réservation, communiquer les horaires et les changements au personnel de ménage, assurer le suivi du travail effectué et de l'état des logements, et procéder à des inspections.

Tous ces défis sont d'autant plus importants que vous disposez d'un portefeuille croissant de logements et que vous les gérez à distance.

Un logiciel dédié pour la gestion des tâches et de la maintenance résout ce problème en établissant : 

  • Une connexion avec votre PMS pour automatiser et partager les missions de nettoyage
  • Le suivi des fournitures et organisation de la distribution du linge
  • Le partage des check-lists avec les agents d'entretien
  • L'inspection à distance des éventuels dégâts grâce aux photos téléchargées par votre agent d'entretien.
Doinn dashboard

Les logiciels de gestion des opérations planifient automatiquement les renouvellements et vous aident à gérer la qualité tout en vous faisant gagner du temps.

Voici ce qu'il faut rechercher dans une plateforme de gestion des tâches et opérations de nettoyage LCD :

  • Intégration avec votre PMS
  • Programmation automatique pour que les horaires de nettoyage reflètent toujours les dernières informations sur les réservations.
  • L'application mobile facile d’utilisation permet aux nettoyeurs et aux prestataires de services de savoir facilement où aller et quand, et d'effectuer les tâches exactement comme il se doit.
  • GPS et suivi des tâches pour avoir une vue en temps réel de l'état du logement et de l'équipe.
  • Listes de contrôle numériques avec téléchargement de photos pour que les agents connaissent vos attentes et que vous puissiez effectuer des inspections à distance.
  • Le suivi des stocks et les rapports d'emballage du linge vous permettent de savoir quels logements ont besoin de quelles fournitures et de créer facilement un flux de travail efficace pour gérer le linge.
  • Rapports aux propriétaires : en liaison avec le suivi des tâches et la gestion de l'inventaire, vous pouvez suivre les factures et partager facilement des informations clés avec les propriétaires.

Voici quelques-uns des principaux outils de gestion des opérations dans le domaine de la location de vacances :

  • Breezeway
  • Operto  Teams  (formerly  VRScheduler)
  • Turno  (formerly  TurnoverBnB)
  • Doinn

6. Serrures connectées

Les voyageurs modernes s'attendent à des expériences fluides et agréables tout au long de leur parcours. Avec les meilleures serrures connectées, vous pouvez non seulement répondre à cette attente, mais aussi créer un flux de travail évolutif pour l'accès à la propriété qui augmente votre visibilité sur l'ensemble de votre portefeuille.

Grâce aux informations et aux fonctionnalités de serrures connectées associées à votre PMS, vous allez pouvoir mettre en place :

  • Le partage automatique des codes d'accès et des clés mobiles
  • Créer des codes d'accès uniques pour les agents de ménage et les équipes de maintenance
  • Voir quand les voyageurs sont arrivés et partis
  • Retirer l'accès à distance en cas de problème
  • Accéder aux historiques pour savoir qui est entré dans chaque logement et quand.

Grâce à ces solutions, il n'y a pratiquement plus de processus manuels à gérer : plus besoin d'attendre la remise des clés, de les remplacer en cas de perte, ni de répondre à un appel au milieu de la nuit parce que votre voyageur s'est enfermé dehors.

Nuki smart lock

L'entrée sans clé améliore l'expérience du voyageur et vous permet d'automatiser les tâches manuelles répétitives qui, autrement, vous feraient perdre du temps.

Voici ce qu'il faut rechercher dans une serrure intelligente :

  • Intégration avec votre PMS afin que vous puissiez bénéficier de fonctionnalités telles que la génération automatique de codes.
  • L'intégration avec Minut vous permet de partager facilement les identifiants d'accès à l'aide de la messagerie programmée de Minut.
  • Connectivité WiFi et/ou Bluetooth compatible avec vos autres outils métier
  • Facilité d'utilisation pour les voyageurs afin qu'ils ne rencontrent pas de problèmes à leur arrivée
  • Le contrôle d'accès à distance vous permet de gérer facilement l'accès de votre portefeuille de biens, de vos voyageurs et de votre équipe.
  • Des journaux d'activité et des notifications vous permettent de savoir à tout moment qui a accédé à chaque logement.
  • Longue durée de vie de la batterie et faible consommation d'énergie
  • Installation facile et rapide

Voici deux des principales serrures intelligentes qui s'intègrent à Minut :

  • Nuki
  • Igloohome

7. Livret d’accueil numérique

Pour aider les voyageurs à vivre une expérience optimale tout au long de leur séjour, fournissez-leur un livret d’accueil numérique que vous pouvez partager automatiquement dans le cadre de votre parcours voyageurs automatisé.

Dans votre guide, vous pourrez inclure des informations essentielles sur la propriété et la région pour aider les voyageurs à profiter au maximum de leur séjour et pour minimiser les risques qu'ils aient à vous contacter pour toute question.

Voici quelques informations à faire figurer dans votre guide numérique :

  • Itinéraire d'accès à la propriété avec une carte et des points de repère visuels pratiques
  • Informations et instructions sur le stationnement
  • Détails d'accès à la propriété
  • Instructions pour l'accès au WiFi
  • Règlement intérieur comprenant des informations sur le ramassage des ordures et le recyclage, les limites de bruit et les procédures de départ.
  • Instructions sur les équipements du logement avec des vidéos utiles
  • Informations sur la sécurité, par exemple pour l'utilisation de la piscine
  • Recommandations locales
  • Services supplémentaires tels que visites guidées et location de matériel
RueBaRue digital guidebook

En complément d'une solution de messages programmés comme celle de Minut, un guide numérique favorise l'autonomie de vos voyageurs tout au long de leur séjour

Recherchez ces caractéristiques dans un guide numérique de la location de vacances :

  • Intégration avec votre PMS afin que vous puissiez facilement fournir des informations spécifiques au séjour et à la propriété pour chaque voyageur.
  • Un accès facile pour ne pas avoir à suivre de multiples étapes pour consulter toutes vos informations et données.
  • Installation rapide pour créer et personnaliser vos guides en quelques minutes.
  • Options de personnalisation de la marque, y compris les couleurs et les logos de votre marque
  • Téléchargements multimédias (photos, vidéos et cartes interactives)
  • Sondages auprès des voyageurs afin de recueillir des informations sur votre service et d'identifier les problèmes, et d'obtenir les coordonnées des personnes à contacter pour le marketing post-séjour.
  • Paramètres multilingues

Voici quelques-uns des meilleurs livrets d’accueil numériques pour la location courte durée à considérer :

  • EnsoConnect
  • YourWelcome
  • Styqr
  • Yaago
  • PassPass

La technologie au service de la location de vacances afin que vous puissiez accueillir en toute confiance

Le voyageur moderne s'attend à une expérience entièrement personnalisée et facilitée par la technologie, de la réservation au départ. Heureusement, la même technologie qui donne aux voyageurs l'autonomie qu'ils souhaitent, vous aide également à rendre vos opérations efficaces et évolutives.

Grâce à des solutions telles que les messages programmés de Minut avec des données auto-renseignées - y compris les noms des voyageurs, les identifiants d'accès et les mots de passe WiFi - et des guides numériques avec des informations et des recommandations locales, vous pouvez répondre de manière préventive aux questions des voyageurs.

Cela vous évite de gérer des dizaines de messages et d'appels à chaque séjour.

Parallèlement, votre PMS, votre channel manager et vos outils de tarification dynamique vous aident à coordonner les réservations, à diversifier la distribution de vos canaux et à optimiser la rentabilité. De plus, vous pouvez connecter votre PMS à votre logiciel de gestion des opérations pour planifier automatiquement les rotations et ménages des logements, puis utiliser des checklists pour inspecter chaque logement avant l’arrivée des voyageurs.

Enfin, avec un système de surveillance du bruit tout-en-un tel que Minut, vous pouvez prévenir les plaintes des voisins, éviter les dommages causés par les fêtes et être instantanément alerté des risques environnementaux et des événements liés à la sécurité.

Toutes ces solutions technologiques spécialisées pour la location courte durée vous permettent d'automatiser vos processus afin d'améliorer vos performances commerciales, d'accroître la taille de votre portefeuille et d'accueillir chaque voyageur en toute sérénité.

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