Tecnología de alquiler vacacional: 7 herramientas esenciales para su STR Tech Stack

Conozca la tecnología y las herramientas que necesita para maximizar el rendimiento empresarial, mejorar la experiencia de los huéspedes, mantener sus unidades a salvo de daños y hacer crecer su negocio.
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December 11, 2023
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Tecnología de alquiler vacacional: 7 herramientas esenciales para su STR Tech Stack

Para seguir siendo un negocio de alquileres vacacionales competitivo y en crecimiento, necesita procesos altamente eficientes que pueda repetir fácilmente a medida que su cartera se expande.

Pero, ¿cómo puedes garantizar la misma calidad de servicio y experiencia para los huéspedes al comprar 5, 10, 20 unidades nuevas o más?

En este artículo, analizamos la tecnología de alquiler vacacional que necesita para gestionar y hacer crecer su negocio de forma sostenible, para que puedas reducir la carga de trabajo y el estrés, eliminar errores como la falta de limpieza, proteger tus propiedades de las fiestas y los robos y, a pesar de todo, ofrecer a tus huéspedes una estancia aún mejor.

Así que pronto sabrás:

  • Las mejores herramientas de la industria para implementar e integrar
  • Por qué estas herramientas son tan importantes para el éxito de las empresas de alquileres vacacionales
  • Cómo mejorar la eficiencia, la ocupación y los ingresos
  • Cómo obtener visibilidad en toda su cartera

El valor empresarial de implementar la tecnología de alquiler vacacional

Con un paquete tecnológico cuidadosamente integrado de software de administración de propiedades, puede mejorar su negocio de alquileres vacacionales en cuatro áreas clave:

  1. Experiencia del huésped
  2. Eficiencia operativa
  3. Mitigación de riesgos
  4. Escalabilidad

Por ejemplo, con la mensajería programada y una guía digital, puedes ofrecer a los huéspedes información sobre su estancia que les ayude a disfrutar de tu alojamiento y de la zona. Sin embargo, también se trata de comunicaciones que puedes automatizar, lo que te permite ahorrar tiempo.

Y con ese tiempo ahorrado, hace que sus operaciones sean más escalables, para que pueda hacer crecer su negocio sin tener que aumentar sus tareas manuales—lo que, de otro modo, limitaría su capacidad de administrar más propiedades.

Del mismo modo, la tecnología de alquileres vacacionales reduce la posibilidad de que se cometan errores humanos que podrían provocar una doble reserva, puede detectar problemas de seguridad o ruido y automatizar la respuesta, y puede permitirte publicar más anuncios y fijar precios más competitivos para tus tarifas.

Con las siete herramientas que analizamos a continuación, puede:

  • Automatice los procesos para ahorrar tiempo y reducir costos
  • Optimice sus necesidades de personal
  • Minimice los errores humanos que suponen un riesgo empresarial
  • Obtenga una mayor visibilidad sobre su cartera
  • Proteja sus propiedades, evite daños y evite las quejas de los vecinos
  • Mejore la experiencia de los huéspedes
  • Mejore los ingresos, la ocupación y la rentabilidad
  • Acceda a los datos para la elaboración de informes y análisis

Las 7 mejores herramientas tecnológicas de alquiler vacacional para una mejor experiencia de huéspedes y anfitriones

Consulta esta lista de aspectos esenciales de la tecnología para alquileres vacacionales, para que puedas maximizar el rendimiento empresarial, hacer crecer tu cartera, proteger tus propiedades y reducir la carga de trabajo, y la VRMA (¡la ansiedad de los administradores de alquileres vacacionales!).

1. Sistema de administración de propiedades

Su sistema de administración de propiedades (PMS) es su eje central para la gestión de reservas. Cuando inicias un negocio de alquiler a corto plazo (STR) con solo un puñado de propiedades, es probable que no necesites un PMS.

Sin embargo, a medida que tu cartera crece y comienzas a aceptar reservas de diferentes plataformas, es cada vez más importante coordinar la información de reserva más reciente y aprovechar las diversas funciones que ofrecen los PMS. Estas incluyen la sincronización de tus anuncios, la coordinación de las tareas asignadas y la centralización de los mensajes a los huéspedes.

Sin embargo, a medida que continúe ampliando sus operaciones hasta superar las 20 unidades, es probable que necesite más herramientas especializadas para administrar de manera eficiente su equipo, sus huéspedes y su negocio; las más importantes de las cuales analizamos a continuación.

Multiple PMSs with brand logos that integrate with Minut
Minut se integra con tu PMS para usar los datos de las reservas, de modo que puedas mejorar la experiencia de los huéspedes y automatizar las tareas manuales. Fuente

Esto es lo que debe buscar en un PMS integral para la gestión de STR:

  • Integraciones con las principales agencias de viajes en línea (OTA) como Airbnb, Booking.com, TripAdvisor y Vrbo, para que puedas gestionar tu proceso de reservas y compartir los datos clave de las reservas con otro software de alquiler vacacional de tu equipo tecnológico (¡como Minut!)
  • Integraciones con gestores de canales para que puedas diversificar la distribución de tus canales y mantenerte totalmente coordinado sin correr el riesgo de tener reservas dobles
  • Procesamiento de pagos para que puedas gestionar fácilmente los depósitos, los reembolsos y la facturación automática
  • Integraciones con el software de operaciones STR. Muchos PMS tienen sus propias herramientas de gestión y programación de tareas, pero es probable que necesites un software especializado a medida que vayas escalando.
  • Herramientas de informes y análisis para que pueda revisar fácilmente el rendimiento y compartir datos sobre las tasas de ocupación, los ingresos y las tendencias de reservas con los clientes propietarios actuales y potenciales

Estos son algunos de los principales PMS que se integran con Minut:

  • Avantio
  • Guesty
  • Lodgify
  • Hostelamente
  • Agilizar

Para obtener una visión integral de los socios de integración de Minut, consulta nuestra página de integraciones.

2. Gestor de canales

Si bien la mayoría de los PMS desempeñan la función de gestores de canales sincronizando tu calendario de reservas en varias OTAs, es posible que necesites una solución especializada para ampliar aún más la cantidad de sitios de reservas en los que cotizas.

Además de conectarte con docenas, si no cientos, de canales de reserva, incluidas las principales OTAs y sitios especializados para públicos específicos (como nómadas digitales, veganos, excursionistas o personas que hacen reservas de última hora), los administradores de canales te facilitan la actualización de tus anuncios con descripciones de propiedades, imágenes y normas de la casa, y alinean las tarifas y la disponibilidad.

Además, puedes usar los administradores de canales para coordinar propiedades con varias unidades, de modo que, ya sea que alquiles unidades individuales o toda la propiedad compuesta, es fácil supervisar la asignación de unidades y evitar reservas dobles.

Hosthub multi-calendar view in the dashboard and mobile app
Los administradores de canales te permiten administrar varios sitios de anuncios desde una ubicación. Fuente

Esto es lo que debes buscar en un channel manager:

  • Integración con su PMS
  • Integraciones con múltiples canales de reserva incluidas las principales OTAs, sitios especializados y canales de reserva locales
  • Soluciones para propiedades individuales y de varias unidades por lo que la asignación de unidades es simple y está sincronizada en todos los canales
  • Calendario de reservas con actualizaciones de inventario en tiempo real por lo que se minimiza la posibilidad de una reserva doble
  • Una única ubicación para gestionar todos tus anuncios incluidas descripciones de propiedades, imágenes, comodidades, eventos locales, disponibilidad y tarifas
  • Opciones de personalización por lo tanto, además de sincronizar los datos, puedes comercializar y fijar precios para audiencias específicas por canal, por ejemplo, para adaptarte a las diferencias en las tasas de comisión entre los canales (puedes ofrecer un precio más bajo en tu sitio de reservas directas) o para segmentar los intereses de un público específico

Estos son tres de los mejores administradores de canales de STR a tener en cuenta:

  • Rentals United
  • NextPAX
  • Host Hub

3. Monitorización del ruido y protección de la propiedad

Las cerraduras inteligentes pueden avisarte cuando un huésped se ha registrado, pero ¿cómo sabes si van a celebrar una fiesta a las dos de la mañana, molestar a los vecinos o fumar en la sala de estar?

Con un sistema integral de monitoreo de ruido que incluye monitoreo de ocupación y detección de humo de cigarrillo, puede:

  • Protege tus unidades de los daños
  • Asegúrese de que se sigan las reglas más importantes de la casa
  • Ahórrese tener que lidiar con las quejas de los vecinos
The standalone Minut device
El sensor Minut se instala rápidamente, es fácil de usar y le brinda múltiples funciones de protección del hogar y experiencia del huésped. Fuente

Utilizando el sensor independiente de Minut como ejemplo, el monitoreo de ruido La tecnología te permite personalizar los umbrales por unidad y hora del día, por lo que recibirás una alerta automática cuando los niveles de decibelios suban demasiado durante un período prolongado (por ejemplo, no recibirás alertas si una sola puerta se cierra de golpe a media tarde).

Del mismo modo, puedes personalizar el monitor de multitudes para que te avise si la ocupación supera el límite de una unidad en particular y recibir una alerta inmediata cuando se detecta humo de cigarrillo mediante la exclusiva tecnología de inteligencia artificial de aprendizaje automático de Minut.

Con un sensor multifunción como Minut, también puede detectar peligros, reducir los costos al monitorear la temperatura y recibir alertas en caso de robos u otros eventos de seguridad.

Sin embargo, para gestionar de forma eficaz docenas de unidades, también necesitas una forma de automatizar la gestión de los huéspedes.

Por lo tanto, Minut automatiza los mensajes a los huéspedes cuando se detecta un problema y te permite programar mensajes como la información de entrada o salida y las ofertas Asistencia de llamadas y Asistencia de guardia (Actualmente, Guard Assist solo está disponible en EE. UU. y el Reino Unido), que proporcionan operadores y expertos en seguridad capacitados para gestionar la comunicación con los huéspedes en su nombre.

Esto es lo que debes buscar en un monitor de ruido todo en uno:

  • Monitorización del ruido y la ocupación con protección de la privacidad
  • Detección de humo de cigarrillo
  • Detección de peligros ambientales
  • Control de ruido resistente a la intemperie para espacios exteriores
  • Detección de manipulación de dispositivos
  • Detección de rotura de ventanas
  • Detección de movimiento
  • Alarma doméstica
  • Alertas automatizadas y mensajes a los huéspedes
  • Mensajería programada para invitados
  • Servicios profesionales de gestión de huéspedes

4. Software dinámico de gestión de precios e ingresos

Las herramientas de precios dinámicos se conectan con su PMS para automatizar y sincronizar sus tarifas en función de la información de mercado de miles de puntos de datos, que incluye:

  • Estacionalidad
  • Tendencias locales de la demanda que pueden variar debido a eventos especiales o según sus servicios
  • Plazo de entrega (a qué distancia de la fecha de entrada se hace la reserva)
  • Análisis de la competencia así, por ejemplo, otros alquileres vacacionales locales no te descontarán

También puedes usar tu herramienta de precios dinámicos para establecer reglas de precios personalizadas para que nunca bajes de una tarifa base específica, para tener en cuenta la duración de la estadía o para ofrecer descuentos cuando haya una sola noche disponible (brechas huérfanas).

Wheelhouse dashboard
Los precios dinámicos le ahorran tiempo y le ayudan a seguir siendo competitivo independientemente de las condiciones del mercado. Fuente

Mientras tanto, las herramientas de gestión de ingresos le proporcionan datos para obtener una visión más profunda de las tendencias de precios y los factores influyentes, de modo que no solo puede gestionar sus tarifas con mayor precisión, sino también crear presupuestos trimestrales, gestionar mejor sus costes y generar informes predictivos para la evaluación comparativa y el análisis del rendimiento.

Como puede ver, el uso de estas herramientas puede llevarlo a áreas altamente sofisticadas de la administración de negocios de alquileres vacacionales, pero las herramientas en sí mismas están diseñadas para ser fáciles de usar, por lo que no necesita ser un experto en análisis de datos para obtener información valiosa de ellas y mejorar la rentabilidad.

Esto es lo que debes buscar en las herramientas de gestión de ingresos y precios dinámicos:

  • Integración con su PMS
  • Análisis de datos de mercado incluidos los precios de la competencia, las tendencias de la demanda, el seguimiento de eventos y los datos históricos
  • Opciones de personalización como tarifas mínimas y máximas, precios por estancia y precios especiales para eventos especiales
  • Análisis del plazo de entrega para ayudar a maximizar los ingresos y las tasas de ocupación
  • Actualizaciones de precios en tiempo real
  • Informes y análisis sólidos
  • Interfaz fácil de usar por lo que no necesita ser un experto en datos para usar la plataforma
  • Recursos de soporte y formación para que puedas sacar el máximo partido a la herramienta

Herramientas de gestión de precios e ingresos para la gestión de alquileres vacacionales a tener en cuenta:

  • Más allá
  • Datos clave
  • PriceLabs
  • Alquilado
  • Caseta de mando

5. Gestión de limpieza y mantenimiento

Las operaciones sobre el terreno son una de las áreas de administración más exigentes en un negocio de propiedades de alquiler vacacional.

Algunos de los desafíos típicos a los que te enfrentarás con el servicio de limpieza y el mantenimiento son coordinar las limpiezas con la información más reciente de tu reserva, comunicar los horarios y los cambios a las amas de casa, hacer un seguimiento del trabajo realizado y el estado de las unidades, y realizar inspecciones.

Todos estos desafíos se intensifican al tener una cartera de unidades en crecimiento y administrarlas de forma remota.

El software de operaciones de limpieza resuelve este problema de la siguiente manera:

  • Conectarse con su PMS para automatizar y compartir los programas de limpieza
  • Seguimiento de los suministros y organización del embalaje de ropa
  • Compartir listas de verificación de limpieza digitales con los limpiadores
  • Le permite inspeccionar remotamente las pérdidas de personal a través de fotos subidas por su limpiador
Doinn dashboard
El software de gestión de operaciones programa automáticamente las rotaciones y lo ayuda a gestionar la calidad a la vez que ahorra tiempo. Fuente

Esto es lo que debe buscar en una plataforma de operaciones de limpieza STR:

  • Integración con su PMS
  • Programación automática para que sus horarios de limpieza siempre reflejen la información de su reserva más reciente
  • Aplicación fácil de usar para que los limpiadores y los proveedores de servicios puedan ver fácilmente a dónde ir y cuándo, y realizar las tareas exactamente según sea necesario
  • GPS y seguimiento de tareas para que tengas una visión en tiempo real del estado de la unidad y del equipo
  • Listas de verificación de limpieza digitales con carga de fotos para que los limpiadores conozcan sus expectativas y puedan realizar inspecciones remotas
  • Informes de seguimiento de inventario y embalaje de ropa para que sepa qué unidades necesitan qué suministros y puede crear fácilmente un flujo de trabajo efectivo para administrar la ropa de cama
  • Informes del propietario por lo que, junto con el seguimiento de sus tareas y la gestión de inventario, puede realizar un seguimiento de las facturas y compartir fácilmente la información clave con los propietarios

Estas son algunas de las principales herramientas de gestión de operaciones en alquileres vacacionales:

  • Breezeway
  • Doinn
  • EZCare
  • Operto Teams (anteriormente VRScheduler)
  • Turno (anteriormente TurnoverBnB)

6. Cerraduras inteligentes

Los huéspedes modernos esperan experiencias optimizadas y basadas en la tecnología a lo largo de su recorrido como cliente. Con las mejores cerraduras inteligentes, no solo puede cumplir con esa expectativa, sino que también puede crear un flujo de trabajo escalable para el acceso a la propiedad que aumenta su visibilidad en toda su cartera.

Con la información y las funciones que proporciona un sistema de administración de acceso integrado, usted puede:

  • Códigos de acceso y claves móviles para compartir automáticamente
  • Cree códigos de acceso únicos para limpiadores y equipos de mantenimiento
  • Consulta cuándo han entrado y salido los huéspedes
  • Revocar el acceso de forma remota en caso de que surja un problema
  • Acceda a los registros históricos para ver quién ingresó a cada unidad y cuándo

Con estas soluciones implementadas, prácticamente no hay procesos manuales que gestionar, por lo que no hay que esperar para entregar las llaves, no es necesario reemplazar las llaves cuando se pierden y no es necesario responder a una llamada en mitad de la noche porque el huésped se quedó sin acceso.

Nuki smart lock
La entrada sin llave mejora la experiencia de los huéspedes y te permite automatizar las tareas manuales repetitivas que, de otro modo, te costarían tiempo. Fuente

Esto es lo que debes buscar en una cerradura inteligente:

  • Integración con su PMS para que puedas disfrutar de funciones como la generación automática de código
  • Integración con Minut para que pueda compartir fácilmente las credenciales de acceso mediante la mensajería programada de Minut
  • Conectividad WiFi y/o Bluetooth que sea compatible con tu paquete tecnológico
  • Facilidad de uso para los huéspedes para que no tengan ningún problema a la llegada
  • Control de acceso remoto para que puedas gestionar fácilmente el acceso a toda tu cartera, huéspedes y equipo
  • Registros de actividad y notificaciones para que siempre puedas ver quién ha accedido a cada unidad
  • Batería de larga duración y alertas de bajo consumo
  • Instalación fácil y rápida

Estas son dos de las principales cerraduras inteligentes que se integran con Minut:

  • Iglou Home
  • Nuki

7. Guía digital

Para ayudar a los huéspedes a disfrutar de una experiencia autónoma durante su estancia, bríndeles una guía digital que puedas compartir automáticamente como parte del flujo de trabajo de mensajes programado.

En tu guía, puedes incluir información esencial sobre la propiedad y el área local para ayudar a los huéspedes a aprovechar al máximo su estadía y minimizar la posibilidad de que tengan que ponerse en contacto contigo si tienen alguna pregunta.

Esta es parte de la información que debes incluir en tu guía digital:

  • Cómo llegar a la propiedad con un mapa y prácticos puntos de referencia visuales
  • Información e instrucciones de estacionamiento
  • Detalles de acceso a la propiedad
  • Instrucciones de acceso WiFi
  • Normas de la casa incluida información sobre la recolección y el reciclaje de basura, los límites de ruido y los procedimientos de salida
  • Instrucciones del aparato con vídeos útiles
  • Información de seguridad por ejemplo, para el uso de la piscina
  • Recomendaciones locales
  • Servicios extras como excursiones y alquiler de equipos
RueBaRue digital guidebook
Además de una solución de mensajes programados como Minut's, una guía digital ayuda a los huéspedes a ser independientes durante su estancia. Fuente

Busca estas características en una guía digital de alquileres vacacionales:

  • Integración con su PMS para que puedas proporcionar fácilmente información específica sobre la estancia y la propiedad de cada huésped
  • Fácil acceso por lo que no hay que seguir varios pasos para ver toda su información y puntos de vista
  • Configuración rápida para que puedas crear y personalizar fácilmente tus guías en cuestión de minutos
  • Opciones de personalización para la marca incluidos los colores y logotipos de tu marca
  • Cargas multimedia incluyendo fotos, vídeos y mapas interactivos
  • Encuestas a huéspedes para que puedas recopilar información sobre tu servicio e identificar problemas y obtener datos de contacto para el marketing posterior a la estancia
  • Ajustes multilingües

Estas son algunas de las principales guías digitales de STR a tener en cuenta:

  • Hostelamente
  • Rueba Rue
  • Touch Stay
  • Su bienvenida

Tecnología de alquileres vacacionales: para que puedas hospedar con confianza

El huésped moderno espera una experiencia totalmente optimizada y con tecnología desde la reserva hasta la salida. Afortunadamente, la misma tecnología que brinda a los huéspedes la autonomía que desean también le ayuda a hacer que sus operaciones sean eficientes y escalables.

Con soluciones como los mensajes programados de Minut con datos rellenados automáticamente (incluidos los nombres de los huéspedes, las credenciales de acceso y las contraseñas de WiFi) y las guías digitales con información y recomendaciones locales, puedes responder a las preguntas de los huéspedes de forma preventiva.

Esto le ahorra tener que gestionar docenas de mensajes y llamadas en cada estancia.

Mientras tanto, su PMS, su administrador de canales y sus herramientas de precios dinámicos lo ayudan a coordinar las reservas, diversificar la distribución de sus canales y optimizar las tarifas. Además, puedes conectar tu PMS a tu software de gestión de operaciones para programar automáticamente las rotaciones y, a continuación, utilizar listas de verificación digitales para inspeccionar cada unidad antes de registrarla.

Además, con un sistema de monitoreo de ruido integral como Minut, puede evitar las quejas de los vecinos, evitar que las propiedades sufran daños por parte de las partes y recibir alertas instantáneas sobre los peligros ambientales y los eventos de seguridad.

Fundamentalmente, todas estas soluciones tecnológicas de STR le permiten automatizar sus procesos, para que pueda mejorar el rendimiento empresarial, aumentar el tamaño de su cartera y alojar a cada huésped con tranquilidad.

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