Guest experience plays a central role in the success of aparthotel businesses. As the market becomes more crowded and professionalized, operators need to focus not only on occupancy rates and revenue, but also on the quality of each stay.
With the increased regulation of the short-term rental industry, aparthotel and serviced apartment operators today are navigating how to meet the expectations of a ‘home-away-from-home’ for guests who are more informed and more vocal than ever.
In 2025, guests compare options quickly, read reviews closely, and share their own feedback widely. Expectations are rising around speed, personalization, and comfort — and when those expectations aren’t met, the impact shows up quickly in online ratings and booking volume.
According to a global hospitality study by Deloitte, 60% of guests are more likely to leave a positive review when they feel the experience was personalized and attentive. This applies to traditional hotels and newer models like serviced apartments and aparthotels, where digital communication is replacing in-person service.
In this guide, we’ll explore how to deliver consistently great stays in aparthotel environments, where operators often juggle multiple units, buildings, and communication channels. We cover the key pillars of guest satisfaction, highlight common mistakes to avoid, and offer practical strategies to improve operations at scale.
Remember: The goal isn’t perfection. It’s consistency. The most successful operators treat every guest interaction as a chance to build confidence and loyalty (because who doesn’t love repeat guests?).
Guest experience has become one of the most powerful differentiators in the aparthotel industry. In a market where travelers have more choices than ever, you need to provide more than just a place to stay, you should be creating a stay guests what to share, talk about and post about.
Reviews play a major role in how your property is ranked on online travel agencies, and even a slight increase in your average rating can will boost your visibility and conversion rate. In other words, when you invest in the guest experience, you’re also investing in your bottom line.
Unlike traditional hotels, aparthotels walk a fine line between hospitality and short-term rental management.
Guests expect the same level of service and responsiveness as they’d find in a hotel, but they also want the privacy, independence, and comfort of a home.
This hybrid model creates unique challenges:
These factors definitely make it harder to deliver consistently great stays at scale, but they also create a huge opportunity for operators who can master it.
In 2025, aparthotel guests are tech-savvy, review-conscious, and time-poor. They want flexibility, comfort, and instant service, and they expect all of that to be delivered effortlessly.
Here’s what matters most to them:
These aren’t ‘nice-to-haves’ they’re the baseline. And if you fall short, guests are more likely than ever to share that experience in a review.
Delivering exceptional guest experience in an aparthotel isn’t about grand gestures. Instead, it’s about always getting the fundamentals right.
Here are the five pillars top-performing operators focus on to drive better reviews and repeat stays.
Guest communication is the thread that connects every part of the guest journey. Done well, it builds trust, removes uncertainty, and turns first-time visitors into loyal advocates.
Face-to-face interaction is reduced in aparthotels, so communication is your frontline. Misunderstandings about check-in, Wi-Fi, or house rules can quickly spiral into frustration and bad reviews. However, well-timed, thoughtful messaging signals professionalism and reliability.
Use automation tools like Guesty, Hostaway, or Enso Connect to schedule your messages, but write them like a human. Here’s how:
💡 Struggling to start? Take a look at our blog on must-have communication templates for aparthotels and serviced apartments.
You cannot deliver a five-star guest experience on top of a disorganized operation. Guests may never see your backend systems, but they feel the results. In aparthotels, using tools to streamline your operations isn’t optional.
Die meisten Beschwerden von Gästen lassen sich auf eine Störung des Betriebsablaufs zurückführen:
Dies sind keine „großen“ Probleme für sich genommen, aber sie sind genaue Arten von Details, die zu negativen Bewertungen und verlorenen Buchungen führen.
Tools wie Flexkeeping oder Breezeway kann Reinigungs- oder Wartungsaufgaben automatisch zuweisen, wenn eine Buchung bestätigt wird oder der Check-out erfolgt, ohne dass manuelle Nachverfolgung erforderlich ist. So gehst du Reduzieren Sie Missverständnisse und Erhöhung der Rechenschaftspflicht.
Die Verwendung eines einheitlichen Hausverwaltungssystems bedeutet, dass Ihre Gäste kommunizieren, Ihren Buchungskalender, den Reinigungsplan und die Zugangscodes nutzen alle arbeiten aus derselben Quelle der Wahrheit. Dadurch werden Fehler, Doppelarbeit und kostspielige Versäumnisse vermieden.
Suchen Sie nach Plattformen, die sich problemlos in Ihre Buchungskanäle und IoT-Geräte integrieren lassen — insbesondere, wenn Sie mehr als 10 Einheiten verwalten.
Manuelles Einchecken ist ressourcenintensiv und fehleranfällig. Kontaktlose Systeme (wie Smart Locks und dynamische Schlüsselcodes)) ermöglichen es den Gästen, nach ihrem Zeitplan anzureisen, ohne dass ein Mitarbeiter vor Ort benötigt wird. Dies wird dazu beitragen, das Gasterlebnis zu verbessern, und Entlasten Sie Ihr Team, damit es sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren kann.
Gäste verzeihen kleine Probleme wie undichte Wasserhähne oder flackernde Lichter weniger. vor allem, wenn sie sich in einer Unterkunft mit einem mittleren oder längeren Aufenthalt befinden und ungelöst bleiben. Ein System, das Wartungsaufgaben protokolliert und plant, stellt sicher, dass nichts durchrutscht, egal wie klein sie auch sein mögen.
Die unvergesslichsten Erlebnisse kommen von Menschen, die sich umsorgt fühlen, und das ist unmöglich, wenn Ihr Team ständig anwesend ist reagieren zu Problemen. Wenn Ihr Betrieb hinter den Kulissen reibungslos abläuft, kann Ihr Team ruhig, reaktionsschnell und vorbereitet erscheinen — und daran werden sich Ihre Gäste erinnern.
Im Aparthotelbereich, wo die Gäste den Komfort eines Zuhauses und den Service eines Hotels erwarten,Intelligente Technologie überbrückt die Lücke. Richtig gemacht, macht es Aufenthalte bequemer, sicherer und angenehmer und reduziert gleichzeitig die Arbeitsbelastung Ihres Teams.
Gästen ist es egal, welche Technik du verwendest. Es ist ihnen wichtig, wie es ihr Leben einfacher macht.
Wenn sie nicht in ihr Gerät kommen, die Temperatur nicht einstellen können oder sich nicht sicher fühlen, daran werden sie sich erinnern, und es wird in ihrer Bewertung erwähnt.
Intelligente Technik in Aparthotels muss Reibung beseitigen Es sollte Probleme leise lösen, bevor sie entstehen und ein nahtloseres, menschlicheres Erlebnis schaffen (auch wenn niemand physisch anwesend ist).
Manueller Schlüsselwechsel oder unzuverlässige Schließfächer sorgen für unnötigen Aufwand. Intelligente Schlösser und dynamische Schlüsselcodes ermöglichen es Gästen, nach Belieben einzuchecken — keine Wartezeiten, keine verlorenen Schlüssel, kein Personal muss vor Ort sein.
Vorteile:
💡 Prämie: Der schlüssellose Zugang lässt sich gut in PMS-Plattformen und intelligente Sensoren integrieren, um eine vollständige Sichtbarkeit zu gewährleisten.
Intelligente Thermostate, Beleuchtung und Klimaanlagen bieten Gästen mehr Komfort und Sie haben mehr Kontrolle über die Energiekosten. Voreingestellte Geräte auf eine angenehme Temperatur vor der Ankunft oder automatisieren Sie die Einstellungen während der freien Zeiten.
Die Gäste schätzen:
Lösungen wie Minute ermöglicht es Ihnen, Geräuschpegel, Rauchen, Belegungsänderungen und Umgebungsdaten zu überwachen ohne in die Privatsphäre einzudringen. Dies schützt Ihr Eigentum, Ihre Nachbarn in belebten städtischen Gebieten und schützt auch die Ruhe der Gäste.
Warum es wichtig ist:
Für die meisten Gäste ist WLAN wichtiger als der Wasserdruck. Langsames oder unregelmäßiges Internet ist ein sofortiger Stimmungskiller und ein schneller Weg zu negativem Feedback.
Leistungsstarke Betreiber bieten auch:
Je intuitiver und problemloser deine Technik ist, desto weniger muss dein Gast nachdenken — und desto wahrscheinlicher ist es, dass er eine gute Bewertung hinterlässt.
Das Verhalten der Gäste wirkt sich direkt auf die Qualität jedes Aufenthalts, das Wohlbefinden der Nachbarn und Ihren langfristigen Ruf aus.
In Aparthotels sollte die Fähigkeit, Probleme zu antizipieren und zu bewältigen, ein zentraler Bestandteil eines großartigen Service sein.
Lärm ist das häufigste und störendste Problem. Es ist auch eine der schnellsten Möglichkeiten, die Beziehungen zu anderen Bewohnern, Vermietern oder lokalen Partnern zu schädigen. Wenn Sie dies frühzeitig angehen, schützen Sie sowohl Ihre Marke als auch Ihren Geschäftsbetrieb.
In gemischt genutzten Gebäuden oder Wohngebäuden reicht die Zufriedenheit der Gäste allein nicht aus. Beschwerden von Nachbarn, Sachschäden oder nächtliche Störungen können zu formellen Einschränkungen, angespannten Vermieterverträgen oder sogar zur Kündigung von Mietverträgen führen. Ein effektives Verhaltensmanagement ist unerlässlich, um die langfristige Rentabilität aufrechtzuerhalten.
Diese Probleme erhöhen Ihre schlechten Bewertungen und wirken sich direkt auf den Ruf Ihres Aparthotels aus.
Die Hausregeln sollten in jeder Phase der Reise des Gastes sichtbar sein.
Schließ sie ein in:
Der Ton sollte freundlich, aber fest sein.
“Um allen Gästen und Bewohnern ein großartiges Erlebnis zu bieten, bitten wir Sie, den Lärm nach 22 Uhr auf ein Minimum zu beschränken.“
Minute ermöglicht es dir Überwachen Sie den Schallpegel in Echtzeit, ohne die Privatsphäre aufzuzeichnen oder in die Privatsphäre einzudringen. Der Sensor bietet eine zuverlässige Methode, um erhöhten Lärm zu erkennen und Partys zu verhindern, bevor sie eskalieren.
Die wichtigsten Vorteile:
Die meisten Gäste versuchen nicht, störend zu sein. Eine schnelle, kurze Nachricht reicht in der Regel aus, um das Problem zu lösen. Sie können einrichten Integrationen mit Minut die automatisch Benachrichtigungen per Text oder E-Mail senden, wenn Lärm zu einem Problem wird.
Ihre Nachrichten sollten höflich sein und eine gute Absicht voraussetzen:
“Hallo [Gast], wir haben festgestellt, dass die Lautstärke in Ihrer Wohnung ziemlich hoch wird. Bitte senken Sie die Lautstärke, um Beschwerden zu vermeiden.“
Wenn bestimmte Einheiten oder Gebäude dazu neigen, problematische Aufenthalte anzuziehen, überprüfe deine Einrichtung.
Möglicherweise müssen Sie Ihre Richtlinien bei Bedarf anpassen:
Verwenden Sie Vorfallberichte und Daten um Muster zu erkennen und gezielte Verbesserungen vorzunehmen.
Großartige Gästeerlebnisse fördern nur dann das Wachstum, wenn sie sichtbar sind. Bewertungen sind die stärkste Form von Social Proof im Gastgewerbe. Sie beeinflussen Buchungsentscheidungen, bauen Vertrauen bei neuen Gästen auf und bieten direkte Einblicke darüber, was funktioniert und was nicht.
Betreiber, die Bewertungen als Teil der Kundenreise und nicht als Nebensache betrachten, schneiden durchweg besser ab als diejenigen, die dies nicht tun.
Der beste Moment für Die Anfrage einer Bewertung erfolgt kurz nach dem Check-out, sobald der Gast gegangen ist und das Erlebnis noch frisch ist.
Verwenden Sie die Automatisierung, um eine kurze, höfliche Follow-up-Nachricht zu senden, in der Sie sich für ihr Bleiben bedanken und um ehrliches Feedback bitten.
Machen Sie es einfach:
💡 Wenn möglich, lassen Sie die Anfrage von einer benannten Person in Ihrem Team kommen, nicht von einem System.
Wenn ein Gast nicht geantwortet hat, kann eine zweite, lockere Nachricht ein paar Tage später helfen:
“Ich checke gerade ein! Wir würden gerne wissen, wie Ihr Aufenthalt verlaufen ist. Ihr Feedback hilft uns, uns zu verbessern, und hilft zukünftigen Gästen, zu wissen, was sie erwartet.“
Vermeiden Sie es, aufdringlich zu sein. Das Ziel ist es, Feedback einzuholen und nicht jemanden unter Druck zu setzen, es zu geben.
Verwenden Sie Überprüfungsdaten, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren. Bewertungen sind eine kostenlose Quelle für Forschung und Entwicklung. Nutzen Sie sie, um Ihren Service zu optimieren. Wenn mehrere Gäste unklare Anweisungen zum Check-in oder langsames WLAN angeben, priorisieren Sie diese Bereiche.
Gute Betreiber:
auf Bewertungen zu antworten, ja sogar negative, zeigt, dass es dir wichtig ist. Vermeiden Sie jedoch defensive oder übertriebene Antworten.
Stattdessen:
Kleine Fehltritte haben einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit der Gäste.
Hier sind die wichtigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten, um ein reibungsloses, positives Gästeerlebnis zu gewährleisten.
Die Automatisierung rationalisiert den Betrieb, sollte aber nicht die persönliche Note ersetzen, die die Gäste schätzen.
Irrtum: Senden generischer, automatisierter Nachrichten, die sich unpersönlich anfühlen.
Was ist stattdessen zu tun: Personalisieren Sie automatisierte Nachrichten, insbesondere für wichtige Interaktionen (z. B. Check-in-Details, Updates zum Aufenthalt). Sorgen Sie bei Bedarf für menschliche Interaktion.
Kommunikation ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Erlebnis. Verwirrung oder Verzögerungen führen zu Frustration.
Irrtum: Versäumnis, klare Anweisungen zu geben oder umgehend auf Gastanfragen zu antworten.
Was ist stattdessen zu tun: Sorgen Sie in jeder Phase für eine klare, präzise Kommunikation: vor, während und nach dem Aufenthalt. Antworten Sie innerhalb weniger Stunden auf Nachrichten.
Wenn du Feedback ignorierst, verpasst du die Chance, dich zu verbessern und Gästen zu zeigen, dass du sie liebst.
Irrtum: Ich reagiere nicht auf Bewertungen oder Gastvorschläge.
Was ist stattdessen zu tun: Überwachen und beantworten Sie regelmäßig Bewertungen, insbesondere negative. Nutze Feedback, um den Betrieb zu verbessern und das Gasterlebnis zu verbessern.
Ungelöste Verhaltensprobleme können schnell eskalieren und das Gasterlebnis beeinträchtigen.
Irrtum: Lassen Sie Lärm oder andere Verhaltensprobleme der Gäste unberücksichtigt.
Was ist stattdessen zu tun: Beheben Sie Probleme sofort, indem Sie Tools wie intelligente Geräuschüberwachung verwenden. Legen Sie im Voraus klare Erwartungen an das Verhalten fest.
Minut sorgt dafür, dass Aparthotels Störungen, die die Zufriedenheit der Gäste beeinträchtigen können, immer einen Schritt voraus sind.
Durch das Erkennen Lärmbelästigungen, Erkennung von Zigaretten- und Marihuanarauch, Belegung verfolgenund weist Umweltrisiken in Echtzeit auf, sodass die Betreiber an allen Geräten hohe Standards einhalten können, ohne physisch anwesend zu sein.
Wenn eine Geräuschschwelle überschritten wird, kann das System benachrichtigen Sie das Personal oder senden Sie eine Nachricht direkt an den Gast. In den meisten Fällen reicht diese einzige Nachricht aus, um das Problem zu lösen, bevor es eskaliert. In der Tat, wann Bob W hat Minute installiert, das Team hat das gefunden 83% der Probleme im Zusammenhang mit Lärm wurden nach einer Textnachricht gelöst.
Das Ergebnis ist ein leiseres, sichereres und einheitlicheres Erlebnis an jedem Standort. Weil Das System von Minut lässt sich in Ihren Tech-Stack integrieren und skaliert für alle Immobilien. es funktioniert, egal ob Sie eine Boutique-Website betreiben oder Hunderte von Einheiten verwalten.
Die Verbesserung des Gästeerlebnisses ist ein fortlaufender Prozess, und die besten Ergebnisse werden durch strategische, schrittweise Verbesserungen erzielt.
Mach einen Abschluss schauen Sie sich jeden Kontaktpunkt Ihres Gasterlebnisses an, von der Buchung bis zum Check-out. Identifizieren Sie Bereiche, die gut funktionieren und die verbessert werden müssen.
Anstatt alles auf einmal in Angriff zu nehmen, konzentrieren Sie sich auf einen oder zwei Schlüsselbereiche das wird die größte Wirkung haben, egal ob es darum geht, die Kommunikation zu verbessern, den Check-in zu rationalisieren oder Beschwerden über Lärm zu reduzieren.
Investieren Sie in Tools wie Minute, um Ihrem Team zu helfen, den Betrieb effizienter zu verwalten. Eine Technologie mit mehreren Lösungen kann Automatisieren Sie Routineaufgaben, überwachen Sie das Verhalten von Gästen und bieten Sie Einblicke in Echtzeit um den Service zu verbessern.
Verfolgen Sie, wie sich Ihre Änderungen auf die Zufriedenheit Ihrer Gäste und die betriebliche Effizienz auswirken. Sobald Sie herausgefunden haben, was funktioniert, skalieren Sie es für alle Ihre Unterkünfte, um konsistente Ergebnisse zu erzielen.
Lesen Sie ausführlichere Artikel, die Ihnen helfen, jede Phase Ihres Aparthotelbetriebs zu verbessern:
