Una de las grandes ventajas de iniciar un negocio de alquiler vacacional es la barrera de entrada relativamente baja. Sin embargo, una complicación es mantenerse al tanto de las normas sobre alquileres de corta duración, que pueden tener varios niveles de leyes y ordenanzas.
Esto es doblemente complicado si opera varias unidades en más de un estado, país, ciudad o pueblo, ya que cada una puede tener su propio conjunto de ordenanzas de zonificación, responsabilidades y reglas residenciales, que van desde la gestión de residuos y los niveles de ruido hasta los límites de ocupación.
En este artículo, analizamos las áreas de la ley de alquileres a corto plazo que debe comprender, proporcionamos ejemplos de las formas en que las leyes de concesión de licencias varían según las regiones y analizamos las sanciones a las que podría enfrentarse si no sigue los procedimientos correctos.
También aprenderás qué pasos debes seguir para cumplir con las normas y obtendrás consejos prácticos sobre cómo administrar tus propiedades y procesos para evitar cualquier problema legal.
Esto incluye información sobre qué software usar para automatizar las tareas, de modo que pueda proteger su empresa y reducir la carga de trabajo.
Los alquileres a corto plazo (STR) generalmente se consideran casas o apartamentos amueblados que se alquilan por períodos cortos de tiempo, normalmente menos de 30 días. Sin embargo, los STR no siempre son casas o apartamentos y, a veces, los huéspedes se quedan más de un mes.
Por ejemplo, en vías fluviales Amsterdam, los STR se denominan «alquileres vacacionales», pueden ser casas o casas flotantes y se distinguen de los bed and breakfast (B&B), que tienen su propio conjunto de normas (aunque no incluyen tener que ofrecer desayuno).
Mientras tanto, es común que los nómadas digitales (inquilinos que trabajan de forma remota desde varios lugares de viaje) permanezcan en los STR durante varios meses seguidos.
Debido al enorme crecimiento de la industria de las STR durante la última década aproximadamente, y debido a la posibilidad de que las STR afecten a las economías locales, afecten a la disponibilidad de viviendas a largo plazo y generen problemas de seguridad y molestias, las regulaciones se han promulgado rápidamente en una variedad de jurisdicciones.
Estas jurisdicciones no solo incluyen países y estados, sino también condados, ciudades y pueblos. Y pueden estar relacionadas con una variedad de cuestiones, como las restricciones de zonificación, los límites de ocupación, los niveles de ruido y las normas de seguridad.
Por lo tanto, cumplir con las normas STR implica entender las regulaciones STR locales y mantenerse al tanto de cómo evolucionan, ya que las regulaciones STR a menudo se actualizan periódicamente.
Como administrador de propiedades de alquiler vacacional, esto podría ser crucial no solo para sus estándares de servicio, sino también para su capacidad de obtener el permiso legal para operar en un área determinada, que analizaremos a continuación.
Es posible que necesite varias licencias y permisos para operar su negocio de STR. Por ejemplo, en la mayoría de las jurisdicciones de EE. UU., las empresas requieren una licencia comercial general. Además de eso, es posible que tengas que solicitar varias licencias de alquiler de corta duración, pero no necesariamente.
Por ejemplo, en Florida:
Como puede ver, las complejidades de registrar y licenciar su negocio STR varían significativamente según la ubicación. Sin embargo, una vez que hayas completado el proceso de legitimación de tus operaciones, renovar los certificados y permisos en el futuro debería ser mucho más fácil.
Además, vale la pena seguir los procedimientos correctos.
Las consecuencias de operar un negocio de alquiler a corto plazo sin los permisos y licencias formales dependerán de las leyes y regulaciones locales. Estos son algunos ejemplos de lo que puede esperar:
Para garantizar que cumples con la ley y evitar un pago costoso, debes seguir algunas prácticas recomendadas, que analizamos a continuación.
La normativa sobre alquileres a corto plazo no suele depender únicamente de sus prácticas comerciales, sino también de las normas y directrices locales de varias jurisdicciones.
Sin embargo, con un enfoque metódico del cumplimiento y siguiendo los cinco pasos que se describen a continuación, puede proteger a su empresa, a los propietarios y a los huéspedes de cualquier problema.
Como se mencionó anteriormente, según la ubicación de sus operaciones, es posible que tenga que pasar por varios pasos para cumplir con las normas.
Esta es una lista de algunas áreas clave que debes tener en cuenta al investigar las regulaciones STR para tu empresa, incluidas algunas que ya hemos mencionado:
Una vez finalizada su investigación en las áreas mencionadas anteriormente, debe reunir la certificación necesaria y completar las tarifas de solicitud relacionadas. Sin embargo, las licencias no siempre son un requisito, por ejemplo, en Londres, Reino Unido, no se necesita ningún permiso especial siempre y cuando no alquile por más de 90 noches en un año calendario.
Cuando se requieran permisos, siga el ejemplo del Playa de Virginia Regla las reglas (ver más abajo) haciéndolas visibles para los posibles huéspedes y mostrándolas en las instalaciones y en tu sitio web de reservas directas. Esto infundirá confianza en los huéspedes y demostrará tu profesionalismo.
A estas alturas, ya deberías saber qué normas de seguridad tendrás que seguir. Por ejemplo, tus propiedades de alquiler a corto plazo pueden requerir extintores de incendios, salidas de emergencia claramente señalizadas o barandillas. Es posible que también tengas que establecer límites máximos de huéspedes, instalar detectores de ruido, o cercar piscinas.
Asegúrate de comunicar claramente a los huéspedes qué medidas has implementado, cómo pueden contribuir a su propia seguridad y qué pueden hacer para evitar causar molestias. Una forma de hacerlo es mediante mensajes previos a la estancia.
Puede que no sea un requisito legal que registres todas las tareas e interacciones completadas, pero hacerlo puede protegerte en caso de disputas con los huéspedes, demostrar que tu equipo ha llevado a cabo comprobaciones de seguridad clave y proporcionar un historial de monitoreo del humo del cigarrillo, el monitoreo de interiores y el monitoreo del ruido exterior.
Siempre que sea posible, automatice este proceso con tecnología de alquiler a corto plazo para que el mantenimiento de los registros no suponga ninguna tarea manual adicional para usted o su equipo. Esto garantiza que sus procesos internos sean eficientes y escalables (en la siguiente sección veremos ejemplos de cómo automatizar el mantenimiento de registros).
Ya sea que se trate de una ordenanza de zonificación local revisada, una actualización de los procedimientos de registro de alquileres o un nuevo estatuto sobre restricciones de estacionamiento, las leyes locales y estatales pueden cambiar. Por lo tanto, debe mantenerse informado y preparado para volver a evaluar sus esfuerzos de cumplimiento con el tiempo.
Al asistir a reuniones oficiales, como las reuniones del consejo municipal, no solo puede mantenerse al tanto de los últimos acontecimientos, sino también hacer que se escuche su voz y, potencialmente, desempeñar un papel activo en la configuración de las regulaciones y directrices locales al votar sobre las políticas propuestas.
Los siguientes consejos prácticos te ayudarán a seguir los pasos descritos anteriormente, a mantenerte al día con las últimas novedades de la legislación local y a gestionar a tus huéspedes para minimizar la posibilidad de que infrinjan las normas.
Unirse a un grupo local de colegas es probablemente la acción más útil que puede tomar para comprender los problemas a los que se enfrentan los administradores de propiedades STR en su área y aprender a resolver desafíos como obtener licencias o seguir las reglas en asuntos como la recolección de residuos, la contaminación acústica y el estacionamiento.
Si lo hace durante la etapa de investigación, puede averiguar el código administrativo o municipal de su localidad, con qué experto legal hablar o qué cambios en la ley debe anticipar a continuación.
Podrás hacer preguntas a las personas que ya han resuelto tus problemas y te ayudará a mantenerte informado de cualquier cambio.
Muchas jurisdicciones tienen normas estrictas sobre los niveles de ruido aceptables de las propiedades de alquiler vacacional como parte de sus ordenanzas zonales. Pero incluso cuando estos no estén presentes, es posible que existan leyes estatales sobre molestias que consideren el ruido excesivo un delito menor.
Sin embargo, es igualmente importante proteger a sus propietarios de quejas de los vecinos, que puede intensificarse rápidamente y crear tensiones continuas e incluso incluir a la policía.
Con esto en mente, considere instalar Minutos sistema de monitoreo de ruido seguro para la privacidad. Esto le proporciona alertas automáticas cuando el ruido supera los umbrales preestablecidos y automatiza los mensajes a los huéspedes solicitándoles que reduzcan el ruido al mínimo.
Sin embargo, el dispositivo independiente Minut no es solo un monitor de ruido, sino que también es un monitor de ocupación, un detector de humo de cigarrillos y una solución integral de seguridad para el hogar con funciones que incluyen:
Con información en tiempo real sobre el ruido, la ocupación y la seguridad en toda su cartera de propiedades, puede estar más tranquilo, mantenerse informado de cualquier problema a medida que surja y cumplir con las normativas locales y estatales sobre los niveles de ruido STR.
Una comunicación eficaz con los huéspedes con orientación, consejos e instrucciones claros te ayudará a cumplir con las ordenanzas de alquiler a corto plazo en materia de ruido, estacionamiento, mascotas, recolección de basura y seguridad.
Sin embargo, el problema al que puede enfrentarse es gestionar todos esos mensajes en varias estancias y más de 20 unidades de vivienda, cada una con sus propios requisitos y especificaciones especiales.
Puede solucionar este problema con el software STR que se integra con su PMS y con las agencias de viajes en línea (OTA).
Por ejemplo, con Minut, puedes crear plantillas de mensajes que utilicen los datos de reserva de tu sistema de gestión hotelera (PMS) y de las agencias de viajes online para rellenar automáticamente cada mensaje con información específica de la estancia, como los nombres de las casas y los huéspedes, así como las fechas de entrada y salida.
Además, puedes usar estos mensajes programados para incluir información sobre las normas de la casa y las regulaciones locales, y un enlace a tu guía digital, donde puedes proporcionar más detalles y recomendaciones para su estancia.
Este es un flujo de trabajo típico de mensajería para huéspedes que puedes usar para mejorar la experiencia de los huéspedes, minimizar los mensajes manuales y mantener al huésped informado de las normas y reglamentos:
Si envías mensajes a los huéspedes directamente desde una OTA, normalmente te resulta fácil hacer un seguimiento de las comunicaciones y mantener un registro de la información general de las reservas. Pero también puede resultar útil llevar un registro del comportamiento de los huéspedes por si hay alguna queja o si el contenido se ha dañado. Del mismo modo, si aceptas reservas directas, necesitarás tu propia forma de registrar todos los detalles de la estancia.
Un software especializado para alquileres vacacionales lo ayudará a mantener registros y acceder a ellos. Estos son tres ejemplos de cómo hacerlo:
Al automatizar las áreas clave de sus procesos de administración, las comunicaciones con los huéspedes y el seguimiento de las tareas, puede mantener fácilmente un registro de los eventos de su cartera de STR para proteger la integridad de sus prácticas comerciales y utilizarlos como evidencia en caso de accidente o disputa.
Lamentablemente, no existe una solución mágica para gestionar las diversas leyes y reglamentos que conforman sus responsabilidades como administrador de propiedades de alquiler a corto plazo.
Sin embargo, si se conecta con otros administradores de propiedades en su área, se pone en contacto con las asociaciones de propietarios locales y cuenta con el apoyo de soluciones automatizadas para el monitoreo del ruido y el mantenimiento de registros, puede cumplir con las normas e incluso reducir sus tareas manuales.
Para hacerlo de manera eficaz, debe investigar no solo qué licencias y permisos necesita, sino también áreas como las políticas sobre ruido y molestias, las pautas de salud y seguridad, los códigos de construcción, las leyes de accesibilidad y las restricciones de estacionamiento.
Luego, al comunicarse de manera efectiva con los huéspedes y utilizar un software especializado para monitorear el comportamiento y programar los mensajes, puede estar seguro de que sus propiedades están bien cuidadas y sus prácticas cumplen con las últimas regulaciones.
