El SES Hospedajes es el sistema oficial del Ministerio del Interior para registrar y comunicar los datos de viajeros con fines de seguridad y control estadístico. Desde 2025, su uso es obligatorio para la mayoría de alojamientos turísticos en España.
En esta guía clara y actualizada descubrirás quién debe utilizar el SES, qué datos deben declararse, cómo funciona el proceso paso a paso y cómo automatizarlo si gestionas varias propiedades. También veremos sanciones, errores comunes y soluciones tecnológicas para mantenerte siempre en cumplimiento.
Según el Real Decreto 933/2021, deben registrar y comunicar los datos de viajeros todos los establecimientos que ofrezcan alojamiento de forma profesional y a cambio de un pago. Esto incluye hoteles, hostales, pensiones, apartamentos turísticos, viviendas turísticas (VUT), casas rurales, albergues, campings, colivings, residencias para estudiantes y estancias de corta duración gestionadas por empresas.
El decreto amplía además la obligación a nuevas fórmulas de hospedaje colaborativo o flexible que no estaban contempladas en normativas anteriores.
La normativa establece excepciones importantes. No deben utilizar el SES los alquileres de larga duración (más de 90 días con contrato), las viviendas de uso exclusivamente familiar sin actividad turística y los intercambios gratuitos de vivienda.
En el caso de alquiler de habitaciones dentro de una vivienda habitual, la obligación depende de si existe actividad económica registrada. Tampoco se exige a estancias sin contraprestación económica. Aun así, gestores y propietarios deben verificar su situación porque las interpretaciones varían según la actividad declarada.
El registro de turismo es una inscripción autonómica necesaria para operar legalmente una vivienda turística y recibir un número identificativo. En cambio, el SES Hospedajes es un sistema estatal de seguridad que exige comunicar los datos de los viajeros a Policía Nacional o Guardia Civil.
Uno autoriza la actividad turística; el otro controla quién se hospeda. Estar inscrito en turismo no exime de declarar en el SES, y cumplir el SES no sustituye la licencia turística. Ambos sistemas son obligatorios y complementarios.
El SES Hospedajes unifica todas las obligaciones de comunicación de viajeros. Para cumplir correctamente, los gestores deben conocer qué datos deben recogerse, cuándo comunicarlos y qué responsabilidades tienen respecto al tratamiento de información personal.
El sistema exige recopilar una serie de datos identificativos y de estancia que deben enviarse de forma telemática. Entre ellos se incluyen:
Esta información debe ser completa y exacta para garantizar que la declaración sea válida y aceptada por el sistema.
La comunicación debe realizarse siempre dentro de las 24 horas posteriores a la llegada del viajero. En casos de auto check-in o accesos sin personal presente, el gestor sigue siendo responsable de verificar la identidad y enviar la información dentro del mismo plazo.
Cuando la entrada ocurre de madrugada, el envío puede efectuarse durante las siguientes 24 horas naturales. Cualquier modificación relevante, como cambios de huésped o ampliaciones de estancia, debe actualizarse igualmente para mantener la trazabilidad correcta.
El tratamiento de la información del viajero debe cumplir el RGPD y la normativa española de protección de datos. El gestor debe informar al huésped sobre el uso de sus datos, limitar su tratamiento exclusivamente a fines de hospedaje y seguridad, y aplicar medidas de seguridad adecuadas: cifrado, controles de acceso, almacenamiento seguro y auditoría de acciones.
Los sistemas utilizados para el envío (PMS, apps de check-in, integraciones API) deben garantizar confidencialidad y trazabilidad. Los datos no pueden usarse para fines comerciales sin consentimiento expreso.
El proceso de declaración en el SES puede hacerse manualmente o de forma automatizada. Para evitar errores y sanciones, es fundamental realizar correctamente el alta, verificar la identidad del viajero y asegurarse de que los datos enviados cumplen los requisitos del sistema.
Para acceder al SES, el gestor debe darse de alta como establecimiento. El proceso incluye:
Una vez completado el alta, el sistema habilita la opción de comunicar viajeros y consultar envíos anteriores para auditorías internas.
La declaración manual se realiza desde el panel del SES. El gestor debe:
El sistema muestra un aviso si la información está incompleta o no coincide con los formatos aceptados. Tras enviar el formulario, la plataforma genera un justificante descargable para inspecciones.
La opción más eficiente para gestores con múltiples propiedades es la integración automática mediante un PMS (Property Management System). Muchos PMS se conectan directamente a la API del SES y envían las declaraciones en cuanto el viajero completa sus datos.
Herramientas avanzadas, como las analizadas en nuestra guía sobre software de gestión de apartamentos turísticos, reducen errores habituales: fechas incorrectas, duplicados, documentos ilegibles o envíos fuera de plazo. Para evitar fallos, conviene activar alertas internas y revisar informes diarios de sincronización.
Cuando administras decenas o cientos de alojamientos, cumplir con el SES manualmente se vuelve insostenible. La automatización permite enviar declaraciones en tiempo real, reducir errores y asegurar el cumplimiento normativo sin carga operativa adicional. A continuación exploramos las opciones disponibles, casos reales y el papel de Minut para reforzar la prevención de incidentes que podrían derivar en inspecciones.
La mayoría de PMS profesionales ofrecen integración directa con la API del SES, permitiendo enviar automáticamente los partes de viajeros en cuanto se registran sus datos. Las ventajas principales incluyen menos errores, cumplimiento garantizado del plazo de 24 horas y trazabilidad completa para auditorías.
Muchos gestores recomiendan combinar un PMS con flujos automáticos para reducir carga administrativa y minimizar riesgos. Si buscas optimizar aún más tu operativa diaria, consulta nuestra guía sobre gestión remota de apartamentos turísticos, donde explicamos cómo centralizar procesos y mejorar la eficiencia en varios alojamientos.
Grandes operadores internacionales como Kasa Living, que gestiona más de 2 000 unidades demuestran que automatizar la comunicación con autoridades y plataformas reduce más del 70 % del tiempo administrativo.
Gracias a la integración SES + PMS, los datos de los viajeros se validan antes de la llegada, se envían automáticamente y se generan alertas si falta información. Este modelo se ha convertido en el estándar para gestores que buscan escalar su negocio sin aumentar los costes de personal ni el riesgo de errores operativos.
Aunque el SES solo gestiona la identificación de viajeros, muchas inspecciones comienzan tras quejas por ruido, sobreocupación o incumplimiento de normas internas. Minut actúa antes de que el problema escale: el sensor M3 monitoriza niveles de ruido, ocupación estimada, horarios de descanso y temperatura, enviando alertas inmediatas al gestor.
Esto permite intervenir de forma proactiva, reducir incidentes y evitar que una molestia puntual termine en denuncia, inspección o sanción administrativa.
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Incumplir las obligaciones del SES no es solo un problema administrativo: puede implicar multas importantes, pérdida de reputación y más controles en el futuro. Por eso es clave entender qué se sanciona, cómo actúa el Ministerio del Interior y cómo prepararte para una inspección.
El régimen sancionador del registro de viajeros se apoya en la Ley Orgánica de Seguridad Ciudadana, aplicada ahora al SES. Las infracciones leves (retrasarse en el envío, datos incompletos o errores puntuales) suelen conllevar multas de 100 a 600 €.
Las graves (no comunicar los datos, omitir completamente el registro o falsear información) pueden alcanzar entre 601 y 30 000 €, según la reincidencia y el impacto del incumplimiento.
El Ministerio del Interior cruza los datos enviados al SES con la información de reservas, plataformas y registros de actividad. En una auditoría pueden revisar: si todas las estancias tienen parte enviado, si el envío se hizo dentro del plazo de 24 h, si los datos son coherentes con los documentos de identidad y si el establecimiento conserva los registros durante el tiempo exigido.
Desde finales de 2024 se han iniciado ya expedientes sancionadores a hoteles, agencias y operadores por incumplimiento del nuevo registro de viajeros.
La clave para superar una inspección es demostrar procesos claros, consistentes y bien documentados. Esto incluye utilizar el SES de forma sistemática (manual o automatizada), conservar los justificantes de envío, definir un protocolo interno de check-in y asegurarse de que el equipo conoce los pasos esenciales.
También es fundamental mantener actualizada toda la documentación exigida por ley, desde la legitimación del tratamiento de datos hasta las medidas de seguridad aplicadas, para cumplir con el RGPD y la LOPDGDD. La Agencia Española de Protección de Datos ha sancionado a alojamientos por gestionar datos sin base legal suficiente, lo que confirma que el control no se limita al ámbito policial.
Para revisar qué documentos son obligatorios, consulta nuestra guía sobre documentación legal para viviendas turísticas.
Es el sistema oficial del Ministerio del Interior para registrar y comunicar los datos de identificación de los viajeros alojados en establecimientos turísticos y otros alojamientos. Sustituye al antiguo parte de entrada y centraliza la información de forma digital.
Es obligatorio cuando se hospeda a cualquier viajero a cambio de un pago, tanto en viviendas turísticas como hoteles, hostales, campings, casas rurales o colivings. Los datos deben enviarse en un plazo máximo de 24 horas desde la llegada.
Se accede mediante certificado digital o Cl@ve a través de la sede electrónica del Ministerio del Interior. El gestor debe darse de alta como establecimiento, verificar sus datos y obtener acceso al panel de declaración o a la API para automatizar envíos.
Se solicitan datos básicos del viajero: documento de identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, fecha y hora de entrada, tipo de alojamiento y firma digital o consentimiento. Estos datos deben coincidir con el documento oficial presentado al llegar.
El SES Hospedajes es hoy una obligación clave para cualquier gestor profesional, y dominarlo permite evitar sanciones, optimizar operaciones y trabajar con mayor tranquilidad. Conocer quién debe declararlo, qué datos aportar y cómo automatizar el proceso es esencial para una gestión moderna y segura.
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